Bis zu welchem Betrag brauche ich keine E-Rechnung?

Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto nach § 33 UStDV sind dauerhaft von der E-Rechnungspflicht ausgenommen und dürfen weiter als Papier- oder PDF-Rechnung ausgestellt werden. Der Kassenbon im Restaurant, die Tankquittung und der Baumarktbon bleiben also zulässig — aufbewahren musst du sie trotzdem.

Gilt die E-Rechnungspflicht bei Rechnungen an Privatkunden?

Nein. Die Ausstellungspflicht betrifft nur Umsätze zwischen zwei im Inland ansässigen Unternehmern. Rechnungen an Privatpersonen (B2C) sind nicht erfasst; dort bleiben Papier und PDF unbefristet zulässig. Für eine elektronische Übermittlung an Privatkunden braucht es weiterhin deren Zustimmung.

Sind steuerfreie Umsätze von der E-Rechnungspflicht ausgenommen?

Steuerfreie Umsätze nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG sind ausgenommen — dazu gehören etwa viele Finanz- und Versicherungsleistungen, die langfristige Vermietung von Grundstücken sowie bestimmte Heil-, Bildungs- und Betreuungsleistungen. Für steuerfreie Umsätze außerhalb dieses Katalogs, etwa innergemeinschaftliche Lieferungen, gilt die Ausnahme nicht.

Sind Auslandsumsätze von der E-Rechnungspflicht betroffen?

Nein. Die Pflicht greift nur, wenn leistender Unternehmer und Leistungsempfänger beide im Inland ansässig sind. Rechnungen an ausländische Geschäftskunden fallen nicht darunter — allerdings verlangen andere EU-Staaten teils eigene E-Rechnungs- oder Meldepflichten, die davon unberührt bleiben.

Ist ein Mietvertrag als Dauerrechnung von der E-Rechnungspflicht erfasst?

Bei umsatzsteuerpflichtiger Vermietung zwischen Unternehmern greift die Pflicht grundsätzlich, weil auch ein Vertrag als Rechnung dienen kann. Ist die Vermietung dagegen nach § 4 Nr. 12 UStG steuerfrei, fällt sie unter die Ausnahme für steuerfreie Umsätze. Bei Altverträgen lohnt eine Abstimmung mit der Steuerkanzlei.

E-Rechnung: Diese Ausnahmen gelten wirklich

„Wir sind doch ausgenommen“ ist einer der teuersten Sätze in der E-Rechnungsdiskussion — weil damit meistens zwei völlig verschiedene Dinge gemeint sind: eine echte, dauerhafte Ausnahme und eine Übergangsfrist, die demnächst abläuft. Hier sind beide sauber getrennt.

Zwei Arten von Ausnahmen — und sie werden ständig verwechselt

Wer von der E-Rechnungspflicht ausgenommen sein will, muss zuerst wissen, welche Art von Befreiung gemeint ist:

Dauerhafte Ausnahmen stehen im Gesetz und laufen nicht ab. Wer darunter fällt, muss nie eine E-Rechnung ausstellen.
Übergangsregelungen nach § 27 Abs. 38 UStG sind Fristen. Sie erlauben es, vorübergehend weiter Papier oder PDF zu verschicken — danach gilt die Pflicht in voller Härte.

Der praktische Unterschied ist erheblich: Bei einer dauerhaften Ausnahme musst du nichts vorbereiten. Bei einer Übergangsfrist hast du nur noch ein Zeitfenster.

Die dauerhaften Ausnahmen

Rechnungen an Privatpersonen (B2C). Die Ausstellungspflicht gilt nur zwischen Unternehmern. Restaurantgäste, Endkunden im Laden, private Bauherren: keine E-Rechnungspflicht.
Grenzüberschreitende Umsätze. Die Pflicht setzt voraus, dass beide Beteiligten im Inland ansässig sind (§ 14 UStG). Rechnungen an Kunden im Ausland sind nach deutschem Recht nicht erfasst — was dort gilt, ist eine eigene Frage.
Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto (§ 33 UStDV). Der Kassenbon, die Tankquittung, der Baumarktbon: dürfen so bleiben. Mehr dazu im Lexikon unter Kleinbetragsrechnung.
Fahrausweise (§ 34 UStDV). Bahn- und Nahverkehrstickets gelten als Rechnung und bleiben ausgenommen.
Bestimmte steuerfreie Umsätze — die nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG. Darunter fallen unter anderem viele Finanz- und Versicherungsumsätze, die steuerfreie langfristige Vermietung, ärztliche Leistungen sowie Bildungs- und Betreuungsleistungen. Achtung: Nicht jeder steuerfreie Umsatz fällt darunter — innergemeinschaftliche Lieferungen und Ausfuhrlieferungen stehen an anderer Stelle im Gesetz.
Kleinunternehmer nach § 19 UStG. Rechnungen über Kleinunternehmer-Umsätze dürfen als sonstige Rechnung übermittelt werden (§ 34a UStDV) — dazu der eigene Artikel E-Rechnung für Kleinunternehmer.

Wichtig: Ausgenommen ist immer der Umsatz, nicht das Unternehmen (Kleinunternehmer ausgenommen). Ein Betrieb kann für dieselbe Woche eine B2C-Rechnung ohne Pflicht, eine Kleinbetragsrechnung ohne Pflicht und eine B2B-Rechnung über 400 € mit Pflicht schreiben.

Die befristeten Übergangsregelungen

Diese Regelungen sehen aus wie Ausnahmen, sind aber nur Fristen (§ 27 Abs. 38 UStG):

Bis 31.12.2026: Für Umsätze in den Jahren 2025 und 2026 dürfen alle Unternehmen weiterhin Papierrechnungen ausstellen — oder, mit Zustimmung des Empfängers, sonstige elektronische Rechnungen wie eine PDF.
Bis 31.12.2027: Dieselbe Erleichterung gilt ein Jahr länger, wenn der Gesamtumsatz im Vorjahr — also 2026 — nicht mehr als 800.000 € betragen hat.
Bis 31.12.2027 für EDI: Rechnungen dürfen per elektronischem Datenaustausch übermittelt werden, auch wenn das Format nicht der Norm entspricht. Was danach gilt, steht in EDI-Rechnungen.

Daraus ergibt sich der bekannte Fahrplan: ab 1.1.2027 Ausstellungspflicht für Unternehmen über 800.000 € Vorjahresumsatz, ab 1.1.2028 für alle übrigen. Den Entscheidungsbaum dazu gibt es in E-Rechnung ab 2027.

Beim Empfang gibt es keine Ausnahme

Das ist die wichtigste Nachricht dieses Artikels: Alle Ausnahmen und Übergangsfristen betreffen ausschließlich das Ausstellen. Die Fähigkeit, E-Rechnungen zu empfangen, gilt seit dem 1. Januar 2025 für jeden Unternehmer — ohne Umsatzgrenze, ohne Branche, ohne Frist. Auch der Kleinunternehmer, der selbst nie eine E-Rechnung ausstellen muss, muss eine entgegennehmen können. Wie das praktisch geht, steht in E-Rechnung empfangen.

Grenzfälle aus der Praxis

Rechnung über 250 € an einen Geschäftskunden, aber bar bezahlt. Die Zahlungsart ist irrelevant. Entscheidend sind Betrag, Beteiligte und Ansässigkeit.
Gemischte Kundschaft, etwa Gastronomie mit Firmenfeiern. Der Tagesumsatz an Gäste ist B2C und bleibt frei; die Rechnung über die Weihnachtsfeier einer GmbH über 3.000 € ist ein B2B-Umsatz und fällt unter die Pflicht, sobald sie greift.
Dauerschuldverhältnisse wie Miete oder Wartungsverträge. Ein Vertrag kann als Rechnung dienen. Bei umsatzsteuerpflichtiger Vermietung zwischen Unternehmern greift die Pflicht daher grundsätzlich; bei steuerfreier Vermietung nach § 4 Nr. 12 UStG nicht. Altverträge solltest du mit der Steuerkanzlei durchgehen.
Gutschriften. Rechnet der Leistungsempfänger ab (Gutschrift im umsatzsteuerlichen Sinn), gelten dieselben Regeln — dann trifft die Ausstellungspflicht ihn.
Reisekosten und Bewirtung. Der Restaurantbeleg bis 250 € bleibt Kleinbetragsrechnung. Für den Bewirtungsbeleg ändert die E-Rechnungspflicht nichts an den zusätzlichen Angaben, die das Einkommensteuerrecht verlangt.

Wann du trotz Ausnahme freiwillig umstellen solltest

Eine Ausnahme ist eine Erlaubnis, kein Gebot. Freiwillig umzustellen lohnt sich, wenn du überwiegend an Geschäftskunden lieferst, wenn große Kunden strukturierte Rechnungen verlangen (Konzerne und öffentliche Auftraggeber tun das längst), oder wenn du Rechnungen und Zahlungen ohnehin digital abgleichst. Und in einem Fall solltest du nicht bis zur letzten Frist warten: Wenn dein Vorjahresumsatz in die Nähe der 800.000-€-Grenze kommt, entscheidet sich deine Pflicht erst mit dem Jahresabschluss — dann ist Januar zum Umstellen zu spät.

Auf der Eingangsseite hilft es ohnehin nichts, ausgenommen zu sein: Deine Lieferanten stellen um, und bei dir landen strukturierte Rechnungen. belege.ai sammelt genau diese eingehenden Belege — aus Postfach und Lieferantenportalen —, ordnet sie der Bankbuchung zu und archiviert sie unveränderbar im Originalformat, unabhängig davon, ob sie als Papier-Scan, PDF, ZUGFeRD oder XRechnung ankommen.

Fazit

Die dauerhaften Ausnahmen sind überschaubar: B2C, Ausland, Kleinbeträge bis 250 €, Fahrausweise, bestimmte steuerfreie Umsätze und Kleinunternehmer. Alles andere, was gerade noch erlaubt ist, ist eine Frist mit Ablaufdatum — Ende 2026 beziehungsweise Ende 2027. Und keine dieser Regelungen betrifft den Empfang: Der ist seit 2025 für jeden Unternehmer Pflicht.