Müssen Kleinunternehmer E-Rechnungen ausstellen?

Nein. Rechnungen über Umsätze nach § 19 UStG dürfen als sonstige Rechnung übermittelt werden — also weiterhin auf Papier oder als PDF (§ 34a UStDV). Diese Befreiung ist dauerhaft und nicht an eine Übergangsfrist gebunden.

Müssen Kleinunternehmer E-Rechnungen empfangen können?

Ja, und zwar seit dem 1. Januar 2025 ohne jede Ausnahme. Kleinunternehmer sind umsatzsteuerlich Unternehmer; ein Lieferant darf ihnen deshalb eine E-Rechnung schicken, ohne vorher zu fragen. Für den Empfang genügt gesetzlich ein E-Mail-Postfach — die Datei muss anschließend aber lesbar gemacht und im Originalformat aufbewahrt werden.

Welche Angaben gehören auf eine Kleinunternehmer-Rechnung?

Nach § 34a UStDV genügen: Name und Anschrift von Aussteller und Empfänger, Steuernummer oder USt-IdNr. des Ausstellers, Ausstellungsdatum, Menge und Art der Leistung sowie das Entgelt in einer Summe mit dem Hinweis, dass die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer gilt. Umsatzsteuer darf nicht ausgewiesen werden.

Was passiert, wenn ein Kleinunternehmer die Umsatzgrenze überschreitet?

Wird im laufenden Jahr die Grenze von 100.000 Euro überschritten, ist bereits der Umsatz, mit dem die Grenze überschritten wird, nicht mehr steuerfrei — die Regelentbesteuerung greift ab diesem Zeitpunkt. Damit endet auch die dauerhafte Befreiung von der E-Rechnungspflicht; ab dann gelten die allgemeinen Regeln und Übergangsfristen.

Darf ein Kleinunternehmer freiwillig E-Rechnungen ausstellen?

Ja. Die Befreiung ist eine Erlaubnis, kein Verbot. Wer überwiegend an Geschäftskunden liefert oder für Auftraggeber arbeitet, die strukturierte Rechnungen verlangen, kann freiwillig auf XRechnung oder ZUGFeRD umstellen — die gängigen Rechnungsprogramme unterstützen das ohne Aufpreis.

E-Rechnung für Kleinunternehmer: befreit vom Ausstellen, nicht vom Empfangen

Kaum eine Regel wird so oft falsch weitergegeben wie diese: „Kleinunternehmer sind von der E-Rechnung befreit.“ Das stimmt — aber nur zur Hälfte. Vom Ausstellen bist du dauerhaft befreit, vom Empfangen nicht. Und genau die zweite Hälfte gilt schon seit dem 1. Januar 2025.

Die kurze Antwort

Ausstellen: Rechnungen über Kleinunternehmer-Umsätze dürfen als sonstige Rechnung übermittelt werden — Papier oder PDF (§ 34a UStDV). Dauerhaft, ohne Ablaufdatum.
Empfangen: Pflicht seit dem 1. Januar 2025, ohne Umsatzgrenze, ohne Übergangsfrist.
Aufbewahren: Pflicht wie für alle Unternehmer — bei E-Rechnungen mindestens der strukturierte Teil im Original.

Ausstellen: dauerhaft befreit

Seit der Reform der Kleinunternehmerregelung sind Umsätze nach § 19 UStG echt steuerbefreit. Für die Rechnungsstellung ergänzt § 34a UStDV, dass solche Rechnungen auch als sonstige Rechnung übermittelt werden dürfen. Das ist die Rechtsgrundlage der viel zitierten Befreiung — und sie ist, anders als die Übergangsregelungen in § 27 Abs. 38 UStG, nicht befristet.

Praktisch heißt das: Du darfst weiter dieselbe PDF verschicken wie 2024 — vorausgesetzt, dein Kunde ist mit der elektronischen Übermittlung einverstanden. Diese Zustimmung ist bei einer PDF-Rechnung weiterhin erforderlich; sie kann auch stillschweigend erfolgen, etwa wenn der Kunde die Rechnung widerspruchslos bezahlt.

Empfangen: keine Ausnahme, keine Frist

Kleinunternehmer sind umsatzsteuerlich Unternehmer — die Befreiung betrifft nur die Steuer auf die eigenen Umsätze, nicht den Status. Deshalb darf dir jeder inländische Lieferant für einen B2B-Umsatz eine E-Rechnung schicken, ohne dich zu fragen. Einen Anspruch auf eine PDF hast du nicht.

Was du brauchst, ist überschaubar:

Eine feste Rechnungsadresse, die du deinen Lieferanten und Online-Konten hinterlegst.
Eine Möglichkeit, XML lesbar zu machen — Buchhaltungssoftware, Belegtool oder ein Viewer. Doppelklick auf die Datei führt nur zu einer Wand aus Tags.
Eine Ablage, die die Originaldatei behält. Aufzubewahren ist mindestens der strukturierte Teil, unversehrt in seiner ursprünglichen Form (§ 14b UStG). Ein Ausdruck reicht nicht.

Die Aufbewahrungsfrist für Buchungsbelege beträgt nach § 147 AO seit dem Vierten Bürokratieentlastungsgesetz acht Jahre, gerechnet ab dem Ende des Entstehungsjahres. Die praktische Anleitung steht in E-Rechnung empfangen.

Was auf eine Kleinunternehmer-Rechnung gehört

Die Rechnungsangaben sind seit der Reform eigenständig geregelt (§ 34a UStDV) und deutlich schlanker als bei einer Regelrechnung:

Name und Anschrift von leistendem Unternehmer und Leistungsempfänger
Steuernummer oder USt-IdNr. des Ausstellers
Ausstellungsdatum
Menge und Art der gelieferten Gegenstände oder Art und Umfang der Leistung
das Entgelt in einer Summe, verbunden mit dem Hinweis, dass die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer gilt
bei Abrechnung durch den Leistungsempfänger zusätzlich die Angabe „Gutschrift“

Zwei Dinge sind entscheidend: Kein Umsatzsteuerausweis — wer trotzdem Steuer ausweist, schuldet sie. Und der Hinweis auf die Steuerbefreiung darf nicht fehlen; „Kleinunternehmer gemäß § 19 UStG, kein Ausweis von Umsatzsteuer“ erfüllt das. Die allgemeine Liste für Regelrechnungen steht in Pflichtangaben auf Rechnungen.

Wann sich freiwilliges Umstellen lohnt

Die Befreiung ist eine Erlaubnis, kein Verbot. In drei Konstellationen lohnt es sich, trotzdem strukturiert auszustellen:

Deine Kunden verlangen es. Konzerne und öffentliche Auftraggeber arbeiten seit Jahren mit XRechnung. Wer als Freelancer für sie arbeitet, kommt schneller ans Geld, wenn die Rechnung ohne Rückfragen durch die Rechnungseingangsprüfung läuft.
Du arbeitest überwiegend B2B. Für den Kunden ist eine ZUGFeRD-Rechnung bequemer, weil sie automatisch eingelesen wird. Kosten entstehen dir dadurch in der Regel keine — die gängigen Programme können das ohne Aufpreis.
Du wächst. Wer absehbar aus der Kleinunternehmerregelung herauswächst, muss ohnehin umstellen — dann lieber im Ruhemodus als im Monat des Statuswechsels.

Wenn die Kleinunternehmergrenze fällt

Seit 2025 gelten für § 19 UStG zwei Schwellen: 25.000 € Gesamtumsatz im Vorjahr und 100.000 € im laufenden Jahr. Die zweite Grenze wirkt sofort — bereits der Umsatz, mit dem sie überschritten wird, ist nicht mehr steuerfrei; die bis dahin ausgeführten Umsätze bleiben es.

Für die E-Rechnung heißt das:

Mit dem Wechsel in die Regelbesteuerung endet die dauerhafte Befreiung nach § 34a UStDV. Ab dann gelten die allgemeinen Regeln — inklusive der Übergangsfristen bis Ende 2026 beziehungsweise Ende 2027 (§ 27 Abs. 38 UStG).
Rechnungen sehen ab dem Statuswechsel anders aus: mit Steuerausweis, ohne Kleinunternehmerhinweis.
Und plötzlich lohnt sich der Vorsteuerabzug — was den Eingangsbelegen eine ganz neue Bedeutung gibt. Als Kleinunternehmer war ein fehlender Beleg „nur“ ein Betriebsausgabenproblem; ab jetzt kostet er zusätzlich die Vorsteuer.

Genau an dieser Stelle wird der Belegeingang zum Thema. belege.ai verbindet Postfach und Geschäftskonto, erkennt Zahlungen ohne Beleg, holt fehlende Rechnungen aus Lieferantenportalen nach und archiviert alles unveränderbar im Originalformat — inklusive strukturiertem Teil bei E-Rechnungen. Am Monatsende steht ein vollständiges Paket für die Steuerkanzlei bereit, wahlweise als DATEV-Export. Mehr dazu auf belege.ai für Kleinunternehmer.

Fazit

Als Kleinunternehmer musst du keine E-Rechnungen schreiben — dauerhaft nicht. Aber du musst sie annehmen, lesen und im Original aufbewahren können, und zwar bereits seit 2025. Das ist kein Softwareprojekt: eine feste Rechnungsadresse, eine Darstellungsmöglichkeit und eine geordnete Ablage genügen. Wer absehbar aus der Regelung herauswächst, stellt am besten dann um, wenn es noch freiwillig ist.