Sind EDI-Rechnungen nach der E-Rechnungspflicht noch zulässig?

Ja. § 14 UStG lässt neben Formaten nach der Norm EN 16931 ausdrücklich auch ein zwischen Aussteller und Empfänger vereinbartes Format zu — vorausgesetzt, aus diesem Format lassen sich die nach dem UStG erforderlichen Angaben richtig und vollständig in ein Format extrahieren, das der EN 16931 entspricht oder mit ihr interoperabel ist. Genau darunter fallen EDI-Verfahren.

Bis wann gilt die EDI-Übergangsregelung?

Nach § 27 Abs. 38 UStG dürfen Rechnungen für Umsätze bis zum 31. Dezember 2027 per elektronischem Datenaustausch in einem Format übermittelt werden, das nicht der gesetzlichen Definition der E-Rechnung entspricht. Danach entscheidet allein, ob das Format den Extraktionstest besteht.

Ist EDI dasselbe wie Peppol?

Nein. EDI bezeichnet vereinbarte Datenaustauschverfahren zwischen festen Geschäftspartnern, typischerweise mit Formaten wie EDIFACT. Peppol ist ein offenes Übertragungsnetz mit Zugangspunkten, über das normkonforme E-Rechnungen transportiert werden. EDI ist also primär eine Format- und Vereinbarungsfrage, Peppol eine Transportfrage.

Muss ich meine EDI-Vereinbarung anpassen?

Die Vereinbarung über das Format ist gesetzlich vorausgesetzt und sollte dokumentiert sein. Empfehlenswert ist, sie um eine ausdrückliche Aussage zur Extraktionsfähigkeit zu ergänzen und mit dem Dienstleister festzuhalten, wer sie technisch sicherstellt — das ist genau der Punkt, den eine Betriebsprüfung hinterfragen kann.

EDI-Rechnungen: Was aus bestehenden EDI-Verfahren nach der E-Rechnungspflicht wird

Q: Was bedeutet die Extraktionsanforderung bei EDI konkret?

Aus der EDI-Nachricht müssen sich sämtliche umsatzsteuerlichen Pflichtangaben so herausziehen lassen, dass das Ergebnis der Norm EN 16931 entspricht oder mit ihr interoperabel ist. Es genügt nicht, dass die Daten irgendwo enthalten sind — die Zuordnung zu den Normfeldern muss richtig und vollständig funktionieren.

In Handel, Logistik und Zulieferindustrie laufen Rechnungen seit Jahrzehnten über EDI — lange bevor jemand das Wort E-Rechnung benutzt hat. Die naheliegende Sorge lautet: Muss das alles weg? Die Antwort ist nein. Aber die Bedingungen haben sich geändert, und es gibt eine Frist.

Was EDI ist — und was es nicht ist

EDI (Electronic Data Interchange) ist der Sammelbegriff für den strukturierten elektronischen Austausch von Geschäftsdokumenten zwischen Unternehmen — Bestellungen, Lieferavise, Rechnungen. Typische Formate sind EDIFACT-Nachrichten und ihre Branchenausprägungen. Charakteristisch sind drei Dinge:

Feste Partnerbeziehungen. EDI wird zwischen konkreten Geschäftspartnern eingerichtet, nicht offen ins Netz gesendet.
Eine Vereinbarung. Beide Seiten stimmen Format, Feldbelegung und Übertragungsweg ab — oft in einem eigenen Vertragswerk.
Tiefe Integration. Die Daten fließen in ERP- und Warenwirtschaftssysteme, nicht in ein Postfach.

Was EDI nicht ist: ein Übertragungsweg wie Peppol, ein Dateiformat wie XRechnung oder ein Sonderrecht. EDI ist eine Familie vereinbarter Formate — und genau als solche behandelt das Gesetz sie.

Die Rechtslage: EDI ist ausdrücklich vorgesehen

§ 14 UStG definiert die E-Rechnung als Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Für dieses Format gibt es zwei zulässige Wege:

Weg 1: Das Format entspricht der europäischen Norm EN 16931 — das ist der Regelfall (XRechnung, ZUGFeRD in tauglichen Profilen).
Weg 2: Das Format ist zwischen Rechnungsaussteller und Rechnungsempfänger vereinbart und ermöglicht die richtige und vollständige Extraktion der nach dem UStG erforderlichen Angaben in ein Format, das der EN 16931 entspricht oder mit ihr interoperabel ist.

Weg 2 ist die EDI-Tür. Sie ist keine Duldung und keine Übergangslösung, sondern steht dauerhaft im Gesetz. Wer die beiden Voraussetzungen erfüllt — Vereinbarung und Extraktionsfähigkeit —, stellt mit EDI eine echte E-Rechnung im Sinne des Gesetzes aus.

Die Übergangsregelung bis Ende 2027

Zusätzlich gibt es eine befristete Erleichterung (§ 27 Abs. 38 UStG): Für Umsätze bis zum 31. Dezember 2027 dürfen Rechnungen per elektronischem Datenaustausch in einem Format übermittelt werden, das der gesetzlichen Definition der E-Rechnung nicht entspricht.

Der Unterschied zu Weg 2 ist wichtig: Die Übergangsregelung deckt auch EDI-Strecken ab, bei denen die normkonforme Extraktion nicht gelingt. Sie ist also der Schutzschirm für alte, gewachsene Formate — und er endet zum Jahreswechsel 2027/2028. Danach zählt nur noch der Extraktionstest.

Der Extraktionstest: die Frage, auf die alles hinausläuft

„Richtig und vollständig extrahierbar“ bedeutet: Aus der EDI-Nachricht müssen sich alle umsatzsteuerlichen Pflichtangaben so herausziehen lassen, dass das Ergebnis der EN 16931 entspricht oder mit ihr interoperabel ist. Es genügt nicht, dass die Information irgendwo im Datensatz steckt — sie muss sich den Normfeldern korrekt zuordnen lassen.

Erfahrungsgemäß hakt es an denselben Stellen:

Steuerangaben. Steuersätze, Steuerbeträge und Steuerkategorien sind in gewachsenen EDI-Profilen oft anders modelliert als in der Norm — besonders bei Steuerbefreiungen und beim Übergang der Steuerschuld.
Leistungsbeschreibung und Leistungszeitpunkt. Was für die Warenwirtschaft eine Artikelnummer ist, muss umsatzsteuerlich eine identifizierbare Leistung sein.
Rabatte, Zu- und Abschläge. Werden sie nur im Endbetrag verrechnet, fehlt die normkonforme Aufgliederung.
Sammel- und Korrekturnachrichten. Gutschriften und Storno-Läufe sind in EDI häufig eigene Nachrichtentypen ohne klaren Bezug zur Ursprungsrechnung.

Und noch eine Regel gilt unabhängig vom Format: Die Pflichtangaben müssen im strukturierten Teil selbst stehen. Ein Verweis auf ein Portal, einen Katalog oder eine separate Datei ersetzt keine fehlende Angabe — dazu mehr in E-Rechnung und Vorsteuerabzug.

EDI, XRechnung, ZUGFeRD, Peppol: die Landkarte

XRechnung — Format nach der Norm, reines XML, Standard bei öffentlichen Auftraggebern.
ZUGFeRD — Format nach der Norm, hybrid: PDF mit eingebettetem XML. Ab Version 2.0.1 tauglich, außer in den Profilen MINIMUM und BASIC-WL.
EDI — vereinbartes Format, dauerhaft zulässig, sofern der Extraktionstest gelingt; bis Ende 2027 zusätzlich durch die Übergangsregelung geschützt.
Peppol — kein Format, sondern ein Übertragungsnetz. Über Peppol laufen normkonforme E-Rechnungen; die Formatfrage bleibt davon unberührt.

Der Vergleich im Detail steht in E-Rechnungsformate: XRechnung, ZUGFeRD und EDI.

Was Unternehmen mit EDI-Strecken jetzt tun sollten

Bestandsaufnahme: Welche Partner, welche Nachrichtentypen, welcher Dienstleister, welche Formatversionen? Wer das nicht dokumentiert hat, kann die Frage nach der Extraktionsfähigkeit gar nicht beantworten.
Extraktionstest mit dem Dienstleister durchführen: Lass echte Nachrichten in ein normkonformes Zielformat überführen und prüfe das Ergebnis auf Vollständigkeit der Pflichtangaben — nicht nur auf technische Verarbeitbarkeit.
Die Vereinbarung nachziehen: Das vereinbarte Format sollte dokumentiert sein. Ergänze eine ausdrückliche Aussage zur Extraktionsfähigkeit und halte fest, wer sie technisch sicherstellt.
Bis Ende 2027 entscheiden: EDI normkonform ertüchtigen — oder für die betroffenen Partner auf XRechnung beziehungsweise ZUGFeRD wechseln. Beides braucht Vorlauf, weil beide Seiten testen müssen.
Kleinere Partner nicht übersehen: Sehr oft laufen nur die großen Kunden über EDI, während der Rest per PDF abrechnet. Für diesen Rest gelten die normalen Fristen — die E-Rechnung-Checkliste deckt sie ab.

Nicht vergessen: Auch mit perfekt laufender EDI-Strecke bleibt die Aufbewahrungspflicht. Der übermittelte strukturierte Datensatz ist der aufbewahrungspflichtige Beleg (§ 14b UStG); ein daraus erzeugtes Anzeige-PDF ist eine Kopie. Für Buchungsbelege gilt nach § 147 AO seit dem Vierten Bürokratieentlastungsgesetz eine Frist von acht Jahren.

Praktisch gesehen deckt EDI ohnehin nur einen Teil des Rechnungseingangs ab — die großen, regelmäßigen Lieferanten. Der lange Rest kommt weiter als PDF im Postfach, als Download im Lieferantenportal oder gar nicht. Genau diesen Rest übernimmt belege.ai: Zahlungen ohne Beleg erkennen, die Rechnung aus Postfach oder Portal holen, der Bankbuchung zuordnen und unveränderbar im Originalformat archivieren — als Ergänzung zur EDI-Strecke, nicht als deren Ersatz.

Fazit

EDI überlebt die E-Rechnungspflicht — aber nicht automatisch. Bis Ende 2027 schützt die Übergangsregelung auch nicht normkonforme Strecken; danach zählt allein, ob sich die umsatzsteuerlichen Pflichtangaben richtig und vollständig in ein EN-16931-konformes Format extrahieren lassen. Wer diesen Test jetzt mit seinem Dienstleister macht, hat drei ruhige Jahre. Wer wartet, verhandelt ihn Ende 2027 unter Zeitdruck mit jedem einzelnen Partner.