2026 ist das Jahr, in dem viele Unternehmen zum ersten Mal rechnen müssen: Liegt mein Umsatz über 800.000 €? Dann heißt es ab dem 1. Januar 2027 — E-Rechnungen ausstellen, nicht nur empfangen. Hier ist der Entscheidungsbaum, die Ausnahmen und was du dieses Jahr noch entspannt vorbereiten kannst.
Der Zeitplan: 2025, 2027, 2028
- Seit 1.1.2025: Jeder Unternehmer muss E-Rechnungen empfangen können — ausnahmslos, auch Kleinunternehmer und Vermieter. Für die Ausstellung gilt eine Übergangsfrist: Papier und (mit Zustimmung) PDF bleiben vorerst erlaubt. Details im Artikel E-Rechnung empfangen und archivieren.
- Ab 1.1.2027: Unternehmen mit mehr als 800.000 € Gesamtumsatz im Vorjahr (maßgeblich: 2026) müssen für inländische B2B-Umsätze E-Rechnungen ausstellen.
- Ab 1.1.2028: Die Ausstellungspflicht gilt für alle Unternehmen, unabhängig vom Umsatz.
Der Entscheidungsbaum: Musst du ab 2027 E-Rechnungen schreiben?
Geh die Fragen der Reihe nach durch:
- 1. Stellst du Rechnungen an andere Unternehmen in Deutschland? Nein — nur B2C oder Ausland? Dann trifft dich die Ausstellungspflicht nicht (Empfangen können musst du trotzdem).
- 2. Bist du Kleinunternehmer nach § 19 UStG? Ja? Dann bist du dauerhaft von der Ausstellungspflicht befreit (§ 34a UStDV).
- 3. Lag dein Gesamtumsatz 2026 über 800.000 €? Ja? Dann gilt die Pflicht für dich ab 1.1.2027. Nein? Dann hast du bis zum 1.1.2028 Zeit — die Pflicht kommt trotzdem.
- 4. Geht es um Kleinbetragsrechnungen bis 250 € oder Fahrausweise? Die bleiben dauerhaft ausgenommen (§ 33 UStDV) — der Kassenbon bleibt erlaubt.
Maßgeblich ist der Gesamtumsatz des Unternehmens im Vorjahr — nicht der Gewinn und nicht nur der B2B-Anteil. Ein Restaurant mit 900.000 € Umsatz (fast alles B2C) ist also ab 2027 formal ausstellungspflichtig — praktisch relevant wird das nur für seine B2B-Rechnungen über 250 €, etwa Catering für Firmen oder Veranstaltungsrechnungen. Ein Handwerksbetrieb mit gewerblichen Auftraggebern trifft die Pflicht dagegen in voller Breite: Jede Rechnung an einen Geschäftskunden muss dann strukturiert sein.
Die Ausnahmen im Detail
- B2C: Rechnungen an Privatpersonen sind nie E-Rechnungs-pflichtig.
- Auslandsumsätze: Die Pflicht greift nur, wenn beide Seiten im Inland ansässig sind.
- Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto und Fahrausweise: dauerhaft ausgenommen.
- Kleinunternehmer: dauerhaft von der Ausstellung befreit — die Empfangspflicht gilt aber auch für sie.
- Bestimmte steuerfreie Umsätze (z. B. nach § 4 Nr. 8–29 UStG): ebenfalls ausgenommen — im Zweifel den Steuerberater fragen.
XRechnung, ZUGFeRD — was zählt als E-Rechnung?
E-Rechnung heißt: strukturiertes elektronisches Format nach der europäischen Norm EN 16931 (§ 14 UStG). In Deutschland sind das vor allem die XRechnung (reines XML, Standard bei öffentlichen Auftraggebern) und ZUGFeRD ab Version 2.x (hybrid: PDF mit eingebettetem XML — für Menschen lesbar, für Maschinen auswertbar). Eine gewöhnliche PDF-Rechnung ist keine E-Rechnung, sondern nur noch eine „sonstige Rechnung". Die Grundlagen erklärt unsere Übersicht E-Rechnung.
Was du 2026 vorbereiten solltest
- Umsatz 2026 im Blick behalten: Wer um die 800.000-€-Schwelle liegt, sollte Ende 2026 wissen, ob die Pflicht ab Januar greift — nicht erst im Februar 2027 vom Steuerberater erfahren.
- Rechnungssoftware prüfen: Kann dein Tool (Lexware Office, sevDesk & Co.) XRechnung/ZUGFeRD ausstellen? Bei den gängigen Programmen: ja — es muss nur aktiviert und getestet werden. Wer Rechnungen noch in Word schreibt, sollte 2026 umstellen.
- Empfang und Archivierung sauber aufsetzen: Eingehende E-Rechnungen müssen im Originalformat, unveränderbar, acht Jahre archiviert werden (§ 14b UStG) — ausdrucken und abheften genügt nicht. Die Schritte dazu stehen in E-Rechnung empfangen. belege.ai archiviert eingehende E-Rechnungen automatisch GoBD-konform im Originalformat und ordnet sie der Bankbuchung zu — egal ob sie per Mail, Portal-Download oder Weiterleitungs-Adresse ankommen.
- Lieferanten-Rechnungen werden strukturiert: Je mehr deiner Lieferanten ab 2027 ausstellungspflichtig sind, desto mehr XML statt PDF landet bei dir — dein Empfangs-Workflow sollte das können, ohne dass jemand XML von Hand liest.
Fazit
Die kurze Antwort auf „Muss ich ab 2027 E-Rechnungen schreiben?": Ja, wenn du 2026 über 800.000 € Gesamtumsatz liegst und B2B-Rechnungen im Inland stellst — sonst spätestens ab 2028, es sei denn, du bist Kleinunternehmer. Die Ausstellung ist mit moderner Rechnungssoftware ein Konfigurationsthema; die eigentliche Daueraufgabe ist der Empfang und die revisionssichere Archivierung — und die lässt sich schon heute automatisieren.