Lexikon · Doppelte Buchführung

Offene Posten (OPOS)

Offene Posten sind gebuchte, aber noch nicht ausgeglichene Rechnungen; die Offene-Posten-Liste zeigt je Debitor und Kreditor, welche Beträge mit welcher Fälligkeit noch ausstehen.

Offene Posten sind gebuchte, aber noch nicht ausgeglichene Rechnungen. Auf der Kundenseite sind das unbezahlte Ausgangsrechnungen (debitorische offene Posten), auf der Lieferantenseite noch nicht beglichene Eingangsrechnungen (kreditorische offene Posten). Ein Posten entsteht mit der Rechnungsbuchung auf dem Personenkonto und verschwindet erst, wenn eine Zahlung ihm konkret zugeordnet wird.

Die Offene-Posten-Liste (OPOS-Liste) führt sie je Debitor und Kreditor mit Betrag, Belegnummer und Fälligkeit auf. Sie ist die Grundlage für Mahnwesen, Zahlungsläufe und Liquiditätsplanung — und zum Jahresabschluss für die Bewertung der Forderungen.

Wie ein Posten ausgeglichen wird

Der Ausgleich ist eine ganz normale Buchung gegen dasselbe Personenkonto: Bank (SKR03 1200 / SKR04 1800) an Debitor in Höhe des Zahlungseingangs. Entscheidend ist die Zuordnung zum Beleg — nicht nur zum Konto. Zahlt ein Kunde auf eine Forderung über 5.950,00 € nur 3.000,00 €, bleibt ein Restposten von 2.950,00 € stehen, der weiter mahnfähig ist. Zieht er dagegen 2 % Skonto und überweist 5.831,00 €, muss die Differenz von 119,00 € als gewährtes Skonto gebucht werden, sonst bleibt sie ewig als Kleinstposten offen.

Altersstruktur: die eigentliche Aussage der Liste

Ein einzelner Summenwert sagt wenig. Erst die Staffelung nach Überfälligkeit zeigt, wo das Geld hängt. Beispiel eines Forderungsbestands von 40.000 € zum Stichtag:

Verzug, Mahnung und was er kostet

Ohne besondere Vereinbarung kommt der Schuldner spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung in Verzug (§ 286 Abs. 3 BGB). Gegenüber Verbrauchern gilt diese Automatik nur, wenn in der Rechnung ausdrücklich darauf hingewiesen wurde. Ab Verzug schuldet der Kunde Zinsen: 9 Prozentpunkte über dem Basiszinssatz bei Rechtsgeschäften ohne Verbraucherbeteiligung, 5 Prozentpunkte gegenüber Verbrauchern (§ 288 BGB). Der Basiszinssatz liegt seit dem 1. Juli 2026 bei 1,52 % — der Verzugszins im B2B-Geschäft damit bei 10,52 % p. a.

Konkret für eine überfällige Rechnung über 5.950,00 € brutto, 45 Tage im Verzug: 5.950,00 € × 10,52 % × 45/365 = 77,17 € Zinsen. Dazu kommt die Verzugskostenpauschale von 40,00 € nach § 288 Abs. 5 BGB, die einem Unternehmer gegenüber einem anderen Unternehmer ohne weiteren Nachweis zusteht — zusammen 117,17 €. Formulierungen dafür liefert die Mahnungsvorlage, für die freundlichere Vorstufe die Zahlungserinnerung.

Warum Posten hängen bleiben

• Sammelüberweisungen. Ein Betrag begleicht fünf Rechnungen. Ohne Zahlungsavis lässt sich nicht erkennen, welche — und welche eben nicht.
• Teilzahlungen. Der Posten wird anteilig reduziert und bleibt als Restbetrag stehen, oft für Beträge unter zehn Euro.
• Abgezogenes Skonto. Der Zahlungseingang ist um 2 % kleiner als die Forderung; wer die Skontodifferenz nicht mitbucht, hält den Posten dauerhaft offen.
• Rücklastschriften und Gutschriften. Eine stornierte Zahlung öffnet den Posten wieder, ohne dass das Mahnwesen davon erfährt.
• Falsches Personenkonto. Zahlung und Rechnung liegen auf zwei Konten desselben Kunden — beide Seiten bleiben offen.

OPOS zum Jahresabschluss

Zum Bilanzstichtag müssen die offenen Posten mit den Sammelkonten abgestimmt sein: Die Summe der Debitorensalden entspricht dem Saldo von Konto 1400 (SKR03) beziehungsweise 1200 (SKR04), die Summe der Kreditorensalden dem Konto 1600 (SKR03) beziehungsweise 3300 (SKR04). Weichen die Werte ab, wurde direkt auf ein Sammelkonto gebucht. Anschließend werden zweifelhafte Forderungen einzelwertberichtigt und uneinbringliche ausgebucht. Zur Bestätigung gegenüber Prüfern dient die Saldenbestätigung. Und unabhängig davon gilt: Eine Forderung verjährt nach § 195 BGB in drei Jahren, gerechnet ab dem Schluss des Jahres, in dem sie entstanden ist.