Fertiger Mahntext zum Kopieren, ein PDF-Gerüst zum Ausfüllen – und die Rechtslage, die dahintersteht: Verzug, Verzugszinsen, Mahnkosten. Kostenlos, ohne Anmeldung.
Eine Mahnung ist die eindeutige Aufforderung, eine fällige Zahlung zu leisten. Nach § 286 Abs. 1 BGB gerät der Schuldner durch sie in Verzug – und erst ab Verzug schuldet er Verzugszinsen und Ersatz des Verzugsschadens. Drei Mahnstufen sind dabei keine gesetzliche Vorgabe, sondern kaufmännische Gewohnheit: Eine Mahnung genügt. Wie jedes Schreiben zu einem Handelsgeschäft ist die Mahnung ein Handelsbrief und aufzubewahren.
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Musterbrief
Betreff: 1. Mahnung zu Rechnung Nr. 2026-0142 vom 03.07.2026 Sehr geehrte Frau Muster, zu unserer Rechnung Nr. 2026-0142 vom 03.07.2026 konnten wir bis heute keinen Zahlungseingang feststellen. Der Betrag war am 17.07.2026 zur Zahlung fällig, unsere Zahlungserinnerung vom 24.07.2026 blieb ohne Reaktion. Wir fordern Sie hiermit auf, den offenen Betrag bis zum 28.08.2026 auf das unten genannte Konto zu überweisen. Rechnungsbetrag brutto: 1.190,00 EUR Bereits gezahlt: 0,00 EUR Offener Betrag: 1.190,00 EUR Mahnkosten: 2,50 EUR ------------------------------------ Zu zahlen: 1.192,50 EUR IBAN: DE00 0000 0000 0000 0000 00 Verwendungszweck: 2026-0142 Seit Eintritt des Verzugs berechnen wir zusätzlich Verzugszinsen nach § 288 BGB. Falls der Rechnung etwas entgegensteht, melden Sie sich bitte kurz – wir klären das gerne telefonisch. Mit freundlichen Grüßen
Im Beispiel ist der Verzug bereits durch die vorangegangene Zahlungserinnerung eingetreten – nur deshalb dürfen hier Mahnkosten und Verzugszinsen stehen. Ist diese Mahnung dein erstes Schreiben nach Fälligkeit, streiche beide Positionen: Sie entstehen erst mit dem Verzug, den dieses Schreiben gerade erst auslöst.
Mahnstufen
Diese Staffelung ist Konvention, kein Gesetz. Rechtlich reicht eine Mahnung nach Fälligkeit, um Verzug auszulösen – und in klaren Fällen ist es wirtschaftlicher, nach der 1. Mahnung direkt ins gerichtliche Mahnverfahren zu gehen, statt drei Monate lang Briefe zu schreiben.
Verzug
Praktische Folge: Ein festes Zahlungsziel mit Datum auf der Rechnung (zahlbar bis 17.07.2026) ist mehr wert als jede Mahnvorlage – es macht den Verzugseintritt nachweisbar. Quelle: § 286 BGB.
Verzugszinsen
Aktueller Stand: Seit dem 1. Juli 2026 beträgt der Basiszinssatz nach § 247 BGB 1,52 % (davor 1,27 % seit dem 1. Juli 2025). Daraus ergeben sich derzeit 6,52 % Verzugszinsen nach § 288 Abs. 1 BGB und 10,52 % nach § 288 Abs. 2 BGB.
Der Satz wird halbjährlich neu festgesetzt – prüfe ihn vor jeder Mahnung in der Basiszinssatz-Übersicht der Deutschen Bundesbank. Gesetzestext: § 288 BGB, § 247 BGB. Diese Seite ist keine Rechtsberatung.
Mahnkosten
Der Hebel liegt nicht bei den Mahnkosten, sondern bei den Verzugszinsen und – im B2B-Fall – der 40-Euro-Pauschale nach § 288 Abs. 5 BGB. Wer 15 Euro Mahngebühr ansetzt, verhandelt am Ende über 15 Euro; wer sauber verzinst, hat die stärkere Position.
Im Produkt
Nicht automatisch: Verzugszinsen. Den Zinsbetrag rechnest du mit dem oben genannten Satz selbst aus und trägst ihn in den Mahntext ein. Zum Bereich: Rechnungen und Mahnungen in belege.ai (Login erforderlich).
So gehst du vor
Zahlungseingang prüfen, Fälligkeitsdatum und Rechnungszugang festhalten – daraus ergibt sich, ab wann Zinsen laufen.
Musterbrief kopieren oder PDF-Vorlage ausfüllen: Rechnungsdaten, offener Betrag, neue Frist mit Datum, je nach Fall Mahnkosten und Verzugszinsen.
Versenden, Kopie zu den Unterlagen, Wiedervorlage setzen. Verstreicht die Frist, folgt die nächste Stufe oder das gerichtliche Mahnverfahren.
FAQ
Nein. Drei Mahnstufen sind kaufmännische Gewohnheit, keine gesetzliche Voraussetzung. Nach § 286 Abs. 1 BGB genügt eine Mahnung nach Fälligkeit, um Verzug auszulösen; in bestimmten Fällen tritt Verzug sogar ohne Mahnung ein (§ 286 Abs. 2 und Abs. 3 BGB).
Der Verzugszinssatz beträgt fünf Prozentpunkte über dem Basiszinssatz (§ 288 Abs. 1 BGB). Bei Entgeltforderungen aus Rechtsgeschäften, an denen kein Verbraucher beteiligt ist, sind es neun Prozentpunkte über dem Basiszinssatz (§ 288 Abs. 2 BGB). Der Basiszinssatz wird zum 1. Januar und 1. Juli angepasst; seit dem 1. Juli 2026 beträgt er 1,52 %, was aktuell 6,52 % bzw. 10,52 % ergibt. Prüfe den Satz vor jeder Mahnung bei der Deutschen Bundesbank.
In der Regel nicht. Ersatzfähig ist nur der tatsächliche Verzugsschaden – im Wesentlichen Porto und Material; eigener Bearbeitungsaufwand zählt nach der Rechtsprechung nicht. Und die Kosten der Mahnung, die den Verzug erst begründet, sind gar nicht erstattungsfähig. Im B2B-Fall gibt es stattdessen die 40-Euro-Pauschale nach § 288 Abs. 5 BGB.
Gerät ein Schuldner, der kein Verbraucher ist, mit einer Entgeltforderung in Verzug, kann der Gläubiger zusätzlich eine Pauschale von 40 Euro verlangen (§ 288 Abs. 5 BGB). Sie wird auf einen Schadensersatz angerechnet, soweit dieser in Kosten der Rechtsverfolgung begründet ist.
Die regelmäßige Verjährungsfrist beträgt drei Jahre (§ 195 BGB) und beginnt mit dem Schluss des Jahres, in dem der Anspruch entstanden ist und du von den Umständen Kenntnis erlangt hast (§ 199 BGB). Eine Mahnung hemmt die Verjährung nicht – ein Mahnbescheid im gerichtlichen Mahnverfahren schon.
Ja. Mahnungen betreffen ein Handelsgeschäft und sind damit Handelsbriefe – sechs Jahre nach § 257 HGB bzw. § 147 AO, auch als E-Mail.
Ja. Zu einer ausgestellten Ausgangsrechnung legt belege.ai Zahlungserinnerung und 1. bis 3. Mahnung an, vergibt fortlaufende Mahnnummern, erzeugt das PDF, versendet es per E-Mail und führt den Zahlungsstand mit. Verzugszinsen werden nicht automatisch berechnet – den Betrag trägst du selbst ein.
Ausgangsrechnung, Zahlungsstand und Mahnstufe laufen in belege.ai zusammen – während auf der Eingangsseite die fehlenden Belege automatisch eingesammelt werden. Kostenlos starten.
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