Lexikon · Doppelte Buchführung

Debitor

Ein Debitor ist ein Kunde, gegen den ein Unternehmen eine Forderung hat; für ihn wird ein eigenes Personenkonto geführt, dessen Saldo automatisch in das Sammelkonto Forderungen aus Lieferungen und Leistungen fließt.

Ein Debitor ist ein Kunde, gegen den ein Unternehmen eine Forderung hat. Für jeden Debitor wird ein eigenes Personenkonto geführt, auf dem Ausgangsrechnungen, Zahlungen, Gutschriften und Mahnungen zusammenlaufen. Alle Personenkonten zusammen bilden die Debitorenbuchhaltung — ein Nebenbuch, dessen Salden in ein Sachkonto der Bilanz einfließen.

Dieses Sachkonto heißt Forderungen aus Lieferungen und Leistungen und ist ein Sammelkonto: Es lässt sich nicht direkt bebuchen, sondern übernimmt automatisch die Summe aller Debitorensalden. Gebucht wird auf dem Personenkonto, ausgewiesen wird auf dem Sammelkonto.

Nummernkreise in SKR03 und SKR04

In den DATEV-Kontenrahmen haben Personenkonten eine Stelle mehr als Sachkonten: Zu vierstelligen Sachkonten gehören fünfstellige Debitoren- und Kreditorenkonten. Die Aufteilung des Nummernkreises ist in SKR03 und SKR04 identisch, die zugehörigen Sammelkonten dagegen nicht.

Rechenbeispiel: Ausgangsrechnung und Zahlungseingang

Ein Kunde mit dem Debitorenkonto 10250 erhält eine Rechnung über 5.000,00 € netto zuzüglich 19 % Umsatzsteuer, also 5.950,00 € brutto. Das sind zwei Geschäftsvorfälle und damit zwei Buchungssätze:

Zwischen beiden Buchungen steht der volle Bruttobetrag als offener Posten auf dem Konto 10250. Erst der zugeordnete Zahlungseingang gleicht ihn aus. Das Sammelkonto 1400 beziehungsweise 1200 wird dabei nie direkt angesprochen — es zeigt am Monatsende nur die Summe aller Debitorensalden.

Debitorennummer, Kundennummer, Stammdaten

Die Debitorennummer ist eine reine Buchhaltungsnummer. Sie muss eindeutig sein und bleibt einem Kunden dauerhaft zugeordnet, damit die Historie über Jahre lesbar bleibt. Zum Stammsatz gehören außerdem Zahlungsbedingungen, das Zahlungsziel, vereinbartes Skonto, Mahnverfahren und — bei EU-Kunden — die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, ohne die eine innergemeinschaftliche Lieferung nicht steuerfrei bleibt.

Doppelt angelegte Debitoren sind der häufigste Stammdatenfehler: Derselbe Kunde bekommt bei einer Umfirmierung oder einer zweiten Lieferadresse ein weiteres Konto, und die offenen Posten verteilen sich anschließend auf zwei Nummern. Beim Mahnlauf fällt das erst auf, wenn ein Kunde eine Mahnung über eine längst bezahlte Rechnung erhält.

Was die Debitorenbuchhaltung liefert

Aus den Personenkonten entsteht die Offene-Posten-Liste, und aus ihr die beiden Kennzahlen, die im Tagesgeschäft zählen: der Forderungsbestand und die durchschnittliche Forderungslaufzeit. Beträgt der Forderungsbestand 58.000 € bei einem Bruttoumsatz von 720.000 € im Jahr, ergibt sich eine Laufzeit von 58.000 € geteilt durch 720.000 €, multipliziert mit 365 Tagen — rund 29 Tage. Steigt dieser Wert, ohne dass sich die Zahlungsbedingungen geändert haben, ist das ein Frühindikator für Zahlungsprobleme im Kundenstamm und für die Liquiditätsplanung relevanter als jede Umsatzzahl.

Zum Jahresabschluss werden die Debitorensalden bewertet. Zweifelhafte Forderungen wandern auf das gleichnamige Konto (SKR03 1460, SKR04 1240) und werden einzelwertberichtigt; uneinbringliche Forderungen werden ausgebucht, wobei die Umsatzsteuer nach § 17 UStG zu berichtigen ist. Wer diesen Schritt aufschiebt, weist eine Forderung aus, die es wirtschaftlich nicht mehr gibt. Das Gegenstück auf der Einkaufsseite ist der Kreditor; wie eine ausstehende Zahlung angemahnt wird, zeigt die Mahnungsvorlage.