Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes deutsche Unternehmen B2B-E-Rechnungen empfangen können — ab 2027/2028 auch versenden. Hier erfährst du, was eine E-Rechnung ist, wie sich XRechnung und ZUGFeRD unterscheiden und wie belege.ai dich auf beiden Seiten entlastet.
Eine E-Rechnung ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format nach EN 16931 ausgestellt, übermittelt und maschinell verarbeitet wird (§ 14 UStG). Eine eingescannte oder per E-Mail verschickte PDF ist keine E-Rechnung — die beiden in Deutschland führenden Formate sind XRechnung (reines XML) und ZUGFeRD (PDF mit eingebettetem XML).
E-Rechnungspflicht
| Ab wann | Was gilt (B2B, Inland) |
|---|---|
| 1.1.2025 | Alle Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können. Ein E-Mail-Postfach genügt für den Empfang — entscheidend ist die GoBD-konforme Ablage. |
| 1.1.2027 | Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz müssen ihre B2B-Rechnungen als E-Rechnung versenden. |
| 1.1.2028 | Die Versandpflicht gilt für alle Unternehmen — unabhängig vom Umsatz. Papier und einfache PDF sind im B2B dann nicht mehr zulässig. |
Rechtsgrundlage: § 14 UStG i.d.F. des Wachstumschancengesetzes. Übergangsregel: Bis Ende 2026 dürfen mit Zustimmung des Empfängers noch Papier- und PDF-Rechnungen versendet werden, für kleinere Unternehmen bis Ende 2027. Für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber (B2G) gilt die XRechnung bereits seit dem 27.11.2020.
Die zwei Formate
Rein strukturiertes XML ohne sichtbares Layout. Deutscher Standard nach EN 16931, gepflegt von der KoSIT — Pflichtformat für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber (B2G).
XRechnung erklärtHybridformat: eine PDF/A-3 mit eingebettetem XML. Der Mensch sieht die gewohnte PDF, die Software liest die strukturierten Daten — ab Version 2.x EN-16931-konform und beliebt im B2B.
ZUGFeRD erklärtBeide sind gültige E-Rechnungen nach EN 16931. XRechnung ist reines XML (vor allem im öffentlichen Bereich), ZUGFeRD bleibt zusätzlich als PDF lesbar (vor allem im B2B).
So deckt belege.ai den Empfang ab
Verbinde dein E-Mail-Postfach (Gmail, Outlook, IMAP) und deine Bank. belege.ai sieht so jede eingehende Rechnung und jede offene Buchung — egal ob klassische PDF, ZUGFeRD-PDF oder per E-Mail zugestellte E-Rechnung.
Der KI-Agent erkennt eingehende Rechnungen automatisch, liest die Beträge aus und ordnet sie der passenden Bankbuchung zu — über Betrag, Datum und Gegenseite. Fehlt zu einer Buchung ein Beleg, sucht er ihn aktiv.
Jede Rechnung wird unveränderbar abgelegt und steht für die Betriebsprüfung und den Steuerberater bereit — als monatlicher Export oder direkt nach Lexware Office gebucht. Der Empfang der E-Rechnung ist damit abgedeckt.
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belege.ai holt eingehende Rechnungen aus E-Mail, Portalen, Stripe & Co. automatisch ein — auch ZUGFeRD-PDFs und per E-Mail zugestellte E-Rechnungen. Du leitest höchstens weiter, der Rest läuft von selbst.
Jede Rechnung wird der passenden Bankbuchung zugeordnet — über Betrag, Datum und Gegenseite. Fehlt ein Beleg, sucht der KI-Agent ihn aktiv oder hilft beim Eigenbeleg.
Unveränderbare Ablage mit eingefrorenem PDF-Snapshot, DSGVO-konform auf Servern in Deutschland. So ist die Empfangs- und Aufbewahrungsseite der E-Rechnungspflicht abgedeckt.
Alles strukturiert exportierbar — als monatliches ZIP für den Steuerberater, als DATEV-Export oder automatisch nach Lexware Office gebucht.
Heute konzentriert sich belege.ai auf die eingehende Seite: sammeln, zuordnen, archivieren. Wir arbeiten daran, dass du deine Ausgangsrechnungen künftig direkt als XRechnung oder ZUGFeRD in belege.ai erstellst und verschickst — damit beide Richtungen der E-Rechnungspflicht aus einem Tool laufen.
FAQ
Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format nach der europäischen Norm EN 16931, das maschinell ausgelesen und verarbeitet werden kann (§ 14 UStG). Eine eingescannte oder per E-Mail verschickte PDF ohne strukturierte Daten gilt nicht als E-Rechnung. Die beiden führenden Formate in Deutschland sind XRechnung und ZUGFeRD.
Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle deutschen Unternehmen B2B-E-Rechnungen empfangen können. Ab dem 1. Januar 2027 müssen Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz E-Rechnungen versenden, ab dem 1. Januar 2028 gilt die Versandpflicht für alle Unternehmen.
Ja. Seit 2025 musst du E-Rechnungen empfangen und GoBD-konform aufbewahren können. Für den reinen Empfang genügt ein E-Mail-Postfach; entscheidend ist, dass die strukturierte Rechnung unveränderbar archiviert und korrekt verbucht wird. belege.ai sammelt eingehende Rechnungen automatisch ein und legt sie revisionssicher ab.
XRechnung ist ein reines XML-Format ohne sichtbares Layout und wird vor allem im öffentlichen Bereich (B2G) genutzt. ZUGFeRD ist ein Hybridformat: eine PDF mit eingebettetem XML, die zusätzlich für Menschen lesbar bleibt und im B2B beliebt ist. Beide sind gültige E-Rechnungen nach EN 16931.
Nein. Eine klassische PDF ohne eingebettete strukturierte Daten ist seit 2025 eine „sonstige Rechnung“, keine E-Rechnung. Erst ein Format nach EN 16931 — also XRechnung oder ein ZUGFeRD-PDF mit XML ab einem geeigneten Profil — erfüllt die Anforderung.
Heute liegt der Fokus auf der eingehenden Seite: belege.ai sammelt deine eingehenden Rechnungen automatisch ein, ordnet sie der Buchung zu und archiviert sie GoBD-konform. Das Erstellen und Versenden eigener Ausgangsrechnungen als XRechnung oder ZUGFeRD ist in Entwicklung.
Verschlüsselt auf Servern in Deutschland, DSGVO-konform. Jeder Beleg wird als eingefrorener PDF-Snapshot unveränderbar abgelegt (GoBD) und ist jederzeit für die Betriebsprüfung und den Steuerberater verfügbar.
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