Darf das Finanzamt wirklich unangekündigt in mein Geschäft kommen?

Ja. Die Kassennachschau nach § 146b AO erfolgt ohne vorherige Ankündigung während der üblichen Geschäfts- und Arbeitszeiten. Der Prüfer darf sich zunächst wie ein normaler Gast verhalten (etwa einen Testkauf machen) und muss sich erst ausweisen, wenn er Zugriff auf Kasse oder Aufzeichnungen verlangt.

Welche Unterlagen muss ich bei einer Kassennachschau vorlegen?

Der Prüfer kann die Kassendaten im DSFinV-K-Format, die Z-Bons bzw. Tagesabschlüsse, die Verfahrensdokumentation zur Kassenführung, Bedienungsanleitungen und Programmierprotokolle der Kasse sowie den Nachweis der TSE und der ELSTER-Kassenmeldung verlangen. Bei einer offenen Ladenkasse sind Kassenbuch und Kassenberichte vorzulegen.

Was passiert, wenn der Prüfer Mängel findet?

Der Prüfer kann ohne weitere Ankündigung zur regulären Außenprüfung übergehen. Formelle oder materielle Mängel in der Kassenführung können dazu führen, dass das Finanzamt die Buchführung verwirft und Umsätze hinzuschätzt — in der Gastronomie oft anhand von Richtsatzsammlungen, was schnell fünfstellige Nachzahlungen bedeutet.

Muss meine Kasse beim Finanzamt gemeldet sein?

Ja. Seit dem 1. Januar 2025 müssen elektronische Kassensysteme über Mein ELSTER gemeldet werden (§ 146a Abs. 4 AO). Bestandskassen waren bis zum 31. Juli 2025 zu melden, neu angeschaffte Kassen innerhalb eines Monats. Eine fehlende Meldung fällt bei der Kassennachschau sofort auf.

Kassennachschau: Was das Finanzamt prüft — und wie du dich vorbereitest

Zwei Beamte stehen mittags im Lokal, bestellen einen Kaffee, zahlen bar — und legen dann den Dienstausweis auf den Tresen: Kassennachschau. Keine Ankündigung, kein Termin mit dem Steuerberater. Seit alle Kassen dem Finanzamt gemeldet sein müssen, trifft das immer mehr Betriebe in Gastronomie und Einzelhandel. Hier steht, was geprüft wird und wie du in 30 Minuten nachschau-bereit bist.

Was ist die Kassennachschau?

Die Kassennachschau nach § 146b AO ist seit 2018 ein eigenständiges Prüfinstrument neben der klassischen Betriebsprüfung. Der entscheidende Unterschied: Sie erfolgt unangekündigt während der üblichen Geschäftszeiten. Der Prüfer darf den Verkaufsraum betreten, Testkäufe machen und die Kassenführung beobachten, bevor er sich zu erkennen gibt. Erst wenn er Zugriff auf die Kasse, Daten oder Unterlagen verlangt, muss er sich ausweisen.

Geprüft wird die Ordnungsmäßigkeit der Kassenführung: die korrekte Erfassung der Bareinnahmen, die TSE (technische Sicherheitseinrichtung), die Einzelaufzeichnungen und die Kassenabschlüsse. Läuft etwas schief, kann der Prüfer ohne weitere Ankündigung zur Außenprüfung übergehen — dann geht es nicht mehr nur um die Kasse, sondern um den ganzen Betrieb.

Warum gerade jetzt mehr geprüft wird

Seit dem 1. Januar 2025 gilt die Kassen-Meldepflicht: Jedes elektronische Kassensystem musste bis zum 31. Juli 2025 über ELSTER gemeldet werden, neue Kassen innerhalb eines Monats (§ 146a AO). Das Finanzamt weiß damit erstmals flächendeckend, welcher Betrieb welche Kasse mit welcher TSE betreibt — und kann gezielt dort nachschauen, wo Meldung, Umsätze und Branche nicht zusammenpassen.

Dazu kommt die Mehrwertsteuer-Umstellung zum 1. Januar 2026 (7 % auf Speisen, 19 % auf Getränke): Falsch programmierte Steuersätze in der Kasse sind aktuell ein naheliegender Prüfungsanlass. Und mit der geplanten Registrierkassenpflicht ab 2027 rückt die Kassenführung insgesamt in den Fokus der Finanzverwaltung.

Was der Prüfer sehen will

Bei einer elektronischen Kasse läuft die Nachschau typischerweise auf diese Punkte hinaus:

Kassendaten-Export: Die Kasse muss die Einzeldaten im DSFinV-K-Format exportieren können — der Prüfer nimmt die Daten mit und lässt sie durch Prüfsoftware laufen (Stornoquoten, Lücken in der Bonfolge, unplausible Umsatzverteilung).
TSE-Nachweis: Ist eine zertifizierte TSE aktiv, sind die Bons signiert, ist das Zertifikat noch gültig?
Kassenmeldung: Stimmt die ELSTER-Meldung mit den tatsächlich eingesetzten Geräten überein?
Z-Bons / Tagesabschlüsse: lückenlose Z-Nummern-Folge, Aufbewahrung aller Abschlüsse.
Verfahrensdokumentation: Wer bedient die Kasse, wie werden Stornos gehandhabt, wie kommt der Tagesabschluss in die Buchhaltung? (GoBD-Anforderung, § 146 AO) — eine kostenlose Vorlage zum Ausfüllen gibt es hier.
Kassensturzfähigkeit: Der gezählte Bargeldbestand muss zum rechnerischen Soll passen — der Prüfer darf einen Kassensturz verlangen.

Bei einer offenen Ladenkasse (ohne elektronisches System) verlagert sich die Prüfung auf das Kassenbuch und die täglichen Kassenberichte (retrograde Tageslosung mit Zählprotokoll) — hier wird erfahrungsgemäß besonders streng geprüft, weil die Manipulationsmöglichkeiten größer sind.

Der wunde Punkt: Kasse und Buchhaltung passen nicht zusammen

Die Kasse selbst ist bei den meisten Betrieben inzwischen sauber — TSE und Kassenhersteller erzwingen das technisch. Der typische Befund liegt eine Ebene dahinter: Der Weg vom Kassenabschluss in die Buchhaltung ist lückenhaft. Z-Bons fehlen in der Belegablage, Kartenumsätze auf dem Bankkonto lassen sich keinem Tagesabschluss zuordnen, weil der Zahlungsdienstleister gebündelt und zeitversetzt auszahlt, und die Abrechnungen des Terminal-Anbieters liegen unauffindbar in irgendeinem Portal.

Genau diese Kette — Tagesabschluss → Bankbuchung → Beleg — muss nachvollziehbar sein (GoBD). belege.ai automatisiert sie: Der Agent holt Kassenabschlüsse und Abrechnungen automatisch aus den Portalen von Kassensystem und Terminal-Anbieter (z. B. Tillhub, Hobex, SumUp), ordnet sie der passenden Bankbuchung zu und übergibt alles an Lexware Office oder als DATEV-Export an den Steuerberater. Mehr dazu auf der Seite belege.ai für die Gastronomie.

Checkliste: In 30 Minuten nachschau-bereit

✅ Kassenmeldung prüfen: Sind alle Kassen (auch Zweitgeräte, Mietgeräte, Handhelds) über ELSTER gemeldet? Stimmen Seriennummern und Betriebsstätte?
✅ TSE-Zertifikat prüfen: Läuft die TSE, wann läuft das Zertifikat ab?
✅ DSFinV-K-Export testen: Einmal probeweise exportieren — im Ernstfall muss das sofort funktionieren.
✅ Z-Bons vollständig? Lückenlose Folge, alle Abschlüsse archiviert und der Buchhaltung zugeordnet.
✅ Verfahrensdokumentation: Ein kurzes, aktuelles Dokument zur Kassenführung bereithalten (Bedienung, Stornos, Tagesabschluss, Belegweg) — unsere kostenlose Vorlage ist in 30 Minuten ausgefüllt.
✅ Kartenumsätze abstimmen: Jede Auszahlung des Terminal-Anbieters auf dem Bankkonto muss sich auf Tagesabschlüsse und eine Abrechnung zurückführen lassen.
✅ Zuständigkeit klären: Das Team muss wissen, wer bei einer Nachschau anzusprechen ist (Inhaber, Steuerberater) — und dass niemand dem Prüfer Zugriff verweigern, aber auch niemand mehr herausgeben muss als verlangt.

Fazit

Die Kassennachschau ist kein Ausnahmefall mehr, sondern kalkulierbares Betriebsrisiko — unangekündigt, aber gut vorzubereiten. Die Kasse selbst ist selten das Problem; entscheidend ist, dass Tagesabschlüsse, Kartenauszahlungen und Belege lückenlos zusammenfinden. Wer diesen Weg automatisiert hat, kann dem Prüfer jeden Tagesabschluss samt Bankbuchung und Beleg in Sekunden zeigen — und die Nachschau endet dort, wo sie angefangen hat: an der Kasse, ohne Übergang zur Betriebsprüfung.