Was ist der Unterschied zwischen XRechnung und ZUGFeRD?

XRechnung ist eine reine XML-Datei ohne menschenlesbare Ansicht und der Standard für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber. ZUGFeRD ist ein Hybridformat: eine ganz normale PDF-Rechnung, in die dieselben Rechnungsdaten zusätzlich als XML eingebettet sind. Beide erfüllen die europäische Norm EN 16931 und gelten damit als E-Rechnung — ZUGFeRD ist für Empfänger ohne spezielle Software angenehmer, weil die PDF sich einfach öffnen lässt.

Welche ZUGFeRD-Version und welche Profile gelten als E-Rechnung?

Nach Auffassung der Finanzverwaltung erfüllen XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1 die umsatzsteuerlichen Anforderungen — mit Ausnahme der Profile MINIMUM und BASIC-WL. Diese beiden Profile enthalten zu wenig Daten und gelten deshalb nur als sonstige Rechnung, auch wenn technisch ein XML in der PDF steckt.

Ist eine PDF-Rechnung per E-Mail eine E-Rechnung?

Nein. Eine gewöhnliche PDF ist eine sonstige Rechnung im Sinne des § 14 UStG, weil sie kein strukturiertes, maschinell auswertbares Format ist. Erst wenn ein normkonformes XML enthalten ist (ZUGFeRD) oder die Rechnung direkt als XML ausgetauscht wird (XRechnung), handelt es sich um eine E-Rechnung.

Ist Peppol ein E-Rechnungsformat?

Nein. Peppol ist ein Übertragungsnetz mit eigenen Zugangspunkten, kein Rechnungsformat. Über Peppol werden E-Rechnungen transportiert, die inhaltlich der EN 16931 entsprechen. Format und Übertragungsweg sind zwei getrennte Entscheidungen: Eine XRechnung kann per Peppol, per E-Mail oder über ein Portal ankommen.

Zählt eine E-Rechnung auch, wenn Angaben nur im Anhang stehen?

Nein. Die umsatzsteuerlichen Pflichtangaben müssen im strukturierten Teil der E-Rechnung selbst enthalten sein. Ein Verweis auf ein separates Dokument, einen Link oder einen nicht eingebetteten Anhang ersetzt eine fehlende Pflichtangabe nicht — ergänzende Unterlagen wie Stundenzettel dürfen aber zusätzlich mitgeliefert werden.

E-Rechnungsformate: XRechnung, ZUGFeRD und EDI im Überblick

„Wir brauchen jetzt E-Rechnung“ ist kein Auftrag, mit dem man arbeiten kann — die Frage ist immer: in welchem Format. Drei Antworten sind zulässig: XRechnung, ZUGFeRD und ein zwischen den Parteien vereinbartes Format wie EDI. Hier stehen die Unterschiede, die Fallstricke bei den ZUGFeRD-Profilen und eine ehrliche Entscheidungshilfe.

Was überhaupt als E-Rechnung zählt

Eine E-Rechnung ist nach § 14 Abs. 1 UStG eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Alles andere — Papier, PDF, Bilddatei, Rechnungstext in einer E-Mail — ist eine sonstige Rechnung.

Das Gesetz lässt für das strukturierte Format genau zwei Wege zu:

Weg 1 — die Norm: Das Format entspricht der europäischen Norm für die elektronische Rechnungsstellung (EN 16931). Das ist der Regelfall und deckt XRechnung und ZUGFeRD ab.
Weg 2 — die Vereinbarung: Aussteller und Empfänger vereinbaren ein anderes Format, aus dem sich die nach dem UStG erforderlichen Angaben richtig und vollständig extrahieren lassen, sodass das Ergebnis der EN 16931 entspricht oder mit ihr interoperabel ist. Das ist die Tür, durch die EDI-Verfahren gehen.

Eine Regel gilt für alle Formate gleichermaßen: Die umsatzsteuerlichen Pflichtangaben müssen im strukturierten Teil stehen. Ein Verweis auf ein separates Dokument oder einen Link ersetzt eine fehlende Angabe nicht. Ergänzende Unterlagen — Leistungsnachweise, Stundenzettel, Aufmaße — dürfen zusätzlich beiliegen, sie tragen die Pflichtangaben aber nicht. Welche Angaben das sind, steht in unserer Übersicht Pflichtangaben auf Rechnungen.

XRechnung: reines XML

Die XRechnung ist eine reine XML-Datei — ohne Layout, ohne Logo, ohne menschenlesbare Seite. Technisch ist sie eine deutsche Ausprägung der EN 16931 (eine sogenannte CIUS), die den europäischen Rahmen für die deutsche Verwaltung präzisiert. Für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber ist sie der etablierte Standard; dort läuft die Zustellung meist über Rechnungseingangsportale oder das Peppol-Netz, und die Rechnung braucht in der Regel eine Leitweg-ID als Adressierungsmerkmal.

Stärke: eindeutig, schlank, von Verwaltungen erwartet. Schwäche: Wer sie ohne passende Software öffnet, sieht eine Wand aus Tags. Für B2B-Kunden, die nur „mal eben die Rechnung anschauen“ wollen, ist das der falsche Reflex — dafür gibt es ZUGFeRD.

ZUGFeRD: PDF mit eingebettetem XML

ZUGFeRD ist ein Hybridformat: Der Empfänger bekommt eine einzige PDF-Datei, die aussieht und sich öffnet wie jede andere Rechnung — und in der zusätzlich dieselben Rechnungsdaten als XML eingebettet sind. Buchhaltungssoftware liest das XML, der Mensch liest die PDF. In Frankreich heißt dasselbe Format Factur-X.

Der wichtigste Praxis-Fallstrick sind die Profile. ZUGFeRD kennt mehrere Ausbaustufen, und nicht jede enthält genug Daten. Nach Auffassung der Finanzverwaltung erfüllen XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1 die umsatzsteuerlichen Voraussetzungen — mit Ausnahme der Profile MINIMUM und BASIC-WL. Wer mit einem dieser beiden Profile ausstellt, hat trotz eingebettetem XML nur eine sonstige Rechnung erzeugt. Prüfe also nicht nur, ob deine Software ZUGFeRD kann, sondern welches Profil sie schreibt.

Der zweite Fallstrick betrifft die Empfangsseite: Bei einer hybriden Rechnung ist der strukturierte Teil maßgeblich. Weichen PDF-Bild und XML voneinander ab, zählt das XML. Wer nur die PDF ansieht und ablegt, prüft und archiviert das falsche Dokument — mehr dazu in E-Rechnung archivieren.

EDI: das vereinbarte Format

EDI (Electronic Data Interchange) ist der Oberbegriff für seit Jahrzehnten etablierte Datenaustauschverfahren zwischen festen Geschäftspartnern — typisch im Handel, in der Automobilzulieferung und in der Logistik, oft mit Formaten wie EDIFACT. EDI ist kein Sonderweg am Gesetz vorbei, sondern genau der oben beschriebene Weg 2: ein zwischen den Parteien vereinbartes Format, aus dem sich die erforderlichen Angaben normkonform extrahieren lassen.

Für bestehende EDI-Strecken gibt es zudem eine Übergangsregelung bis Ende 2027 (§ 27 Abs. 38 UStG). Was danach gilt, hängt am Extraktionstest — die Details stehen im eigenen Artikel EDI-Rechnungen und die E-Rechnungspflicht.

Peppol, Leitweg-ID, E-Mail: das sind keine Formate

In fast jedem Umstellungsprojekt werden zwei Ebenen verwechselt. Trenne sie sauber:

Format = wie die Rechnung strukturiert ist: XRechnung, ZUGFeRD, ein vereinbartes EDI-Format.
Übertragungsweg = wie sie zum Empfänger kommt: E-Mail-Anhang, Peppol-Zugangspunkt, Rechnungseingangsportal, SFTP, Upload im Kundenkonto.
Adressierung = an wen: Leitweg-ID bei öffentlichen Auftraggebern, Peppol-Teilnehmer-ID im Peppol-Netz, sonst schlicht die E-Mail-Adresse des Rechnungseingangs.

Umsatzsteuerlich schreibt das Gesetz den Übertragungsweg nicht vor. Eine XRechnung als E-Mail-Anhang ist genauso eine E-Rechnung wie dieselbe Datei über Peppol. Nur wenn der Empfänger — etwa eine Behörde — einen bestimmten Kanal verlangt, wird der Weg zur Vorgabe.

Welches Format passt zu dir?

Du stellst Rechnungen an Behörden, Kommunen oder öffentliche Einrichtungen: XRechnung, meist über das vom Auftraggeber genannte Portal oder über Peppol, mit Leitweg-ID.
Du stellst Rechnungen an andere Unternehmen und willst niemanden überfordern: ZUGFeRD in einem tauglichen Profil. Der Kunde bekommt eine ganz normale PDF, seine Buchhaltung bekommt trotzdem strukturierte Daten.
Du hast mit wenigen Großkunden feste Datenstrecken: EDI beibehalten, aber jetzt schon prüfen lassen, ob sich die Pflichtangaben normkonform extrahieren lassen.
Du bist unsicher, was dein Kunde verarbeiten kann: ZUGFeRD ist die risikoärmste Wahl, weil die Rechnung auch dann lesbar bleibt, wenn beim Empfänger niemand das XML anfasst.

Praktisch ist das in den gängigen Rechnungsprogrammen eine Einstellung, kein Projekt. Wichtiger als die Formatwahl ist, dass du einmal eine echte Rechnung erzeugst und beim Empfänger testest, bevor die Pflicht greift. Wann sie dich trifft, klärt der Entscheidungsbaum zur Ausstellungspflicht; die Ausnahmen stehen in E-Rechnung: die Ausnahmen.

Auf der Eingangsseite kannst du dir das Format nicht aussuchen

Beim Ausstellen entscheidest du. Beim Empfangen entscheidet dein Lieferant — und die Empfangspflicht gilt seit dem 1. Januar 2025 ausnahmslos. Bei dir landen also parallel Papierbelege, PDFs, ZUGFeRD-PDFs, nackte XRechnungs-XML-Dateien und die Downloads aus Dutzenden Portalen. Genau dieser gemischte Eingang ist der Teil, der im Alltag Arbeit macht.

belege.ai ist auf diesen Eingang spezialisiert: Der Agent holt Rechnungen aus verbundenen Postfächern und Lieferantenportalen, erkennt bei hybriden Rechnungen die strukturierten Daten, ordnet jede Rechnung der passenden Bankbuchung zu und archiviert sie unveränderbar im Originalformat — inklusive Monatspaket beziehungsweise DATEV-Export für die Steuerkanzlei. Auf der Ausgangsseite kann belege.ai Ausgangsrechnungen erstellen und dabei Factur-X/ZUGFeRD-Daten in die Rechnungs-PDF einbetten sowie eine XRechnung als XML bereitstellen; die klassische Warenwirtschaft ersetzt das nicht.

Fazit

Drei zulässige Wege, eine Norm: XRechnung für die Verwaltung, ZUGFeRD für den B2B-Alltag, EDI für gewachsene Datenstrecken. Die häufigsten Fehler sind kein Formatstreit, sondern Details — ein untaugliches ZUGFeRD-Profil, Pflichtangaben, die nur im Anhang stehen, und die Verwechslung von Format und Übertragungsweg. Wer diese drei Punkte abhakt, hat die Formatfrage erledigt und kann sich um den Teil kümmern, der dauerhaft Aufwand macht: den Rechnungseingang.