EN 16931
Die EN 16931 ist die europäische Norm, die das semantische Datenmodell einer elektronischen Rechnung festlegt; sie ist die gemeinsame Grundlage der deutschen Formate XRechnung und ZUGFeRD.
Die EN 16931 ist die europäische Norm für die elektronische Rechnung. Sie legt das semantische Datenmodell fest – also welche Informationen eine Rechnung enthalten muss, wie sie heißen und wie sie logisch zusammenhängen. Ein Dateiformat schreibt sie bewusst nicht vor: Dieselbe Rechnung kann normkonform in zwei verschiedenen XML-Sprachen ausgedrückt werden. Entwickelt wurde die Norm vom Europäischen Komitee für Normung (CEN) im Technischen Komitee CEN/TC 434, im Auftrag der EU-Richtlinie 2014/55/EU über die elektronische Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen.
Business Terms: die Bausteine des Datenmodells
Das Modell besteht aus rund 150 Informationselementen, den Business Terms (BT-1 bis BT-154), die in Business Groups (BG) zusammengefasst sind – etwa alle Verkäuferangaben in einer Gruppe. Jeder Business Term hat eine feste Bedeutung, eine Kardinalität und eine Abbildung in beide zulässigen Syntaxen:
| Business Term | Bedeutung | Beispiel für die Abbildung in UBL |
|---|---|---|
| BT-1 | Rechnungsnummer | cbc:ID |
| BT-2 | Rechnungsdatum | cbc:IssueDate |
| BT-5 | Rechnungswährung | cbc:DocumentCurrencyCode |
| BT-10 | Käuferreferenz (in Deutschland die Leitweg-ID) | cbc:BuyerReference |
| BT-112 | Bruttobetrag der Rechnung | cbc:TaxInclusiveAmount |
| BT-113 | Bereits gezahlter Betrag, z. B. Anzahlung | cbc:PrepaidAmount |
| BT-115 | Fälliger Zahlbetrag | cbc:PayableAmount |
Zwischen den Beträgen bestehen fest definierte Rechenregeln, die jeder Validator prüft. Für den Zahlbetrag gilt: BT-115 = BT-112 minus BT-113 plus BT-114 (Rundungsbetrag). Eine Anzahlung von 14.280 € auf eine Rechnung über 35.700 € brutto führt also zu einem Zahlbetrag von 21.420 € – und genau diese Verknüpfung macht die Norm maschinell prüfbar.
Eine Semantik, zwei Syntaxen
Das Datenmodell ist für zwei XML-Syntaxen spezifiziert: UBL 2.1 (Universal Business Language, von OASIS) und CII in der Fassung D16B (Cross Industry Invoice, von UN/CEFACT). Beide sind gleichwertig. Die deutsche XRechnung unterstützt beide, Peppol BIS Billing 3.0 setzt auf UBL, ZUGFeRD und das französische Factur-X setzen auf CII.
Die Normenreihe im Überblick
- EN 16931-1 – das semantische Datenmodell der Kernelemente (der eigentliche Normkern).
- Teil 2 – die Liste der Syntaxen, die dem Modell entsprechen.
- Teil 3-1 bis 3-4 – die Umsetzungsmethodik und die konkreten Syntaxbindungen für UBL und CII.
- Teil 4 bis 8 – Leitfäden zur Interoperabilität auf Übertragungsebene, zu branchen- und länderspezifischen Erweiterungen, zur praktischen Anwendbarkeit, zur Methodik von Anwendungsspezifikationen sowie ein semantisches Modell für vereinfachte Rechnungen.
CIUS und Extension: nationale Ausprägungen
Damit die Norm in jedem Land funktioniert, ohne beliebig zu werden, kennt sie zwei Anpassungswege. Eine CIUS darf nur einschränken – etwa ein optionales Feld verpflichtend machen oder eine Codeliste kürzen. Genau das tut XRechnung, indem sie unter anderem die Leitweg-ID und eine Kontaktangabe erzwingt; auch Peppol BIS Billing 3.0 ist eine CIUS. Eine Extension darf dagegen zusätzliche Felder ergänzen, wie das ZUGFeRD-Profil EXTENDED. Wichtig: Eine Rechnung nach CIUS ist immer auch nach EN 16931 gültig, eine Extension nicht zwangsläufig für jeden Empfänger verarbeitbar.
Nicht jedes ZUGFeRD ist eine E-Rechnung. Die Profile MINIMUM und BASIC WL erfüllen die Anforderungen des § 14 UStG nach dem BMF-Schreiben zur E-Rechnung ausdrücklich nicht, weil sie nicht alle Pflichtangaben strukturiert enthalten. Erst ab dem Profil BASIC (Version 2.0.1 oder höher) liegt eine gültige E-Rechnung vor. Bei hybriden Formaten ist außerdem der strukturierte Datenteil führend – weicht das sichtbare PDF davon ab, gilt das XML.
Prüfbarkeit: Business Rules statt Sichtprüfung
Zum semantischen Modell gehört ein umfangreicher Satz von Geschäftsregeln (Business Rules), die eine Rechnung erfüllen muss – Summenregeln wie die oben genannte, Pflichtfeldregeln und Bedingungen, etwa dass bei einer innergemeinschaftlichen Lieferung die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Käufers vorhanden sein muss. Weil diese Regeln maschinenlesbar als Schematron-Dateien veröffentlicht werden, lässt sich jede Rechnung vor dem Versand automatisch validieren; für XRechnung stellt die KoSIT dafür einen frei verfügbaren Validator bereit. Genau das unterscheidet die E-Rechnung von der PDF-Rechnung: Ein Fehler fällt beim Erzeugen auf und nicht erst beim Buchen.
Was das für die E-Rechnungspflicht bedeutet
Seit dem 1.1.2025 muss jedes inländische Unternehmen strukturierte E-Rechnungen empfangen können; eine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes ist nur, was der EN 16931 entspricht oder mit ihr interoperabel ist. Die Ausstellungspflicht greift gestaffelt: Ab dem 1.1.2027 für Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz, ab dem 1.1.2028 für alle. Details zum Zeitplan stehen unter E-Rechnungspflicht, eine praktische Umstellungshilfe im Ratgeber E-Rechnung-Checkliste.
Häufige Fragen
Ist ein PDF eine E-Rechnung nach EN 16931?
Nein. Ein reines PDF enthält keine strukturierten Daten und erfüllt die Norm nicht. Nur hybride Formate mit eingebettetem XML – etwa ZUGFeRD ab Profil BASIC – oder reines XML wie die XRechnung gelten als E-Rechnung im Sinne des § 14 UStG.
Welche ZUGFeRD-Profile sind normkonform?
Ab Version 2.0.1 die Profile BASIC, EN 16931 (Comfort) und EXTENDED. Die Profile MINIMUM und BASIC WL sind laut BMF-Schreiben zur E-Rechnung ausdrücklich ausgenommen, weil sie nicht alle Pflichtangaben strukturiert abbilden.
Was ist der Unterschied zwischen Semantik und Syntax?
Die Semantik beschreibt, welche Information gemeint ist – etwa die Rechnungsnummer als Business Term BT-1. Die Syntax beschreibt, wie diese Information technisch geschrieben wird, in UBL als anderes XML-Element als in CII. Die EN 16931 normiert die Semantik und bildet sie auf beide Syntaxen ab.
Was bedeutet CIUS?
CIUS steht für Core Invoice Usage Specification und bezeichnet eine nationale oder branchenspezifische Verschärfung der Norm. Eine CIUS darf nur einschränken, also optionale Felder zu Pflichtfeldern machen – XRechnung und Peppol BIS Billing 3.0 sind solche CIUS.
Muss ich die Norm selbst kaufen und lesen?
Für die tägliche Praxis nicht. Sie arbeiten mit den daraus abgeleiteten Spezifikationen wie XRechnung oder ZUGFeRD, die frei verfügbar sind; die Software erzeugt daraus die konformen Dateien. Der Volltext der Norm ist beim Beuth-Verlag kostenpflichtig erhältlich.
Ändert sich die Norm demnächst?
Ja. CEN hat im Oktober 2025 eine überarbeitete Fassung angenommen, die die Norm über den ursprünglichen B2G-Fokus hinaus auf B2B-Rechnungen und die geplanten EU-Meldepflichten ausrichtet. Die deutschen Ableitungen wie eine neue XRechnung-Hauptversion folgen zeitversetzt; gültig ist bis dahin XRechnung 3.0.2.