Was muss ich bei der Umstellung auf die E-Rechnung zuerst erledigen?

Den Empfang. Die Empfangspflicht gilt bereits seit dem 1. Januar 2025 für jeden Unternehmer, während die Ausstellungspflicht erst 2027 beziehungsweise 2028 greift. Konkret heißt das: eine zentrale Rechnungsadresse festlegen, sie bei Lieferanten und in Kundenportalen hinterlegen und sicherstellen, dass eingehende XML-Dateien lesbar dargestellt und im Original archiviert werden.

Ab wann muss ich E-Rechnungen ausstellen?

Wenn dein Gesamtumsatz 2026 über 800.000 Euro lag, ab dem 1. Januar 2027. Liegt er darunter, gilt die Übergangsregelung noch bis zum 31. Dezember 2027, sodass die Pflicht ab dem 1. Januar 2028 greift. Kleinunternehmer sind von der Ausstellungspflicht dauerhaft befreit.

Brauche ich für die E-Rechnung eine neue Software?

Für das Ausstellen brauchst du ein Rechnungsprogramm, das XRechnung oder ZUGFeRD erzeugt — die gängigen Buchhaltungsprogramme können das, es muss meist nur aktiviert und einmal getestet werden. Für den Empfang genügt gesetzlich ein E-Mail-Postfach; praktisch brauchst du zusätzlich eine Möglichkeit, das XML lesbar zu machen und im Original zu archivieren.

Wie lange muss ich E-Rechnungen aufbewahren?

Für Buchungsbelege gilt seit dem Vierten Bürokratieentlastungsgesetz eine Frist von acht Jahren, gerechnet ab dem Ende des Jahres, in dem der Beleg entstanden ist. Aufzubewahren ist dabei mindestens der strukturierte Teil der E-Rechnung unversehrt in seiner ursprünglichen Form.

Muss ich meine Lieferanten über meine E-Rechnungsadresse informieren?

Vorgeschrieben ist das nicht, aber es ist der wirksamste einzelne Schritt der ganzen Umstellung. Ohne aktive Kommunikation landen Rechnungen weiter in persönlichen Postfächern oder ausschließlich in Kundenportalen — und genau diese Rechnungen fehlen am Jahresende.

E-Rechnung-Checkliste: In 16 Punkten umgestellt

Die E-Rechnungsumstellung ist kein Großprojekt, sondern eine Liste. Die meisten Punkte sind an einem Vormittag erledigt — sie bleiben nur liegen, weil niemand sie aufgeschrieben hat. Hier ist die Liste, aufgeteilt in Empfang, Ausstellung und Archiv, mit den Terminen, die für dich zählen.

Zuerst: dein persönlicher Stichtag

Bevor du irgendetwas abhakst, kläre eine einzige Zahl — deinen Gesamtumsatz 2026:

✅ Über 800.000 €? Dann musst du ab dem 1. Januar 2027 für inländische B2B-Umsätze E-Rechnungen ausstellen.
✅ Bis 800.000 €? Dann läuft die Übergangsregelung noch bis zum 31. Dezember 2027 (§ 27 Abs. 38 UStG) — Pflicht ab 1. Januar 2028.
✅ Kleinunternehmer nach § 19 UStG? Dauerhaft von der Ausstellungspflicht befreit (§ 34a UStDV) — Teil 2 dieser Liste entfällt für dich, Teil 1 und 3 nicht.
✅ Nur B2C oder nur Auslandskunden? Keine Ausstellungspflicht — siehe E-Rechnung: die Ausnahmen.

Merke dir: Der Stichtag hängt am Vorjahresumsatz. Wer knapp an der Grenze liegt, weiß erst im Frühjahr sicher Bescheid — und sollte deshalb so planen, als gälte der frühere Termin.

Teil 1 — Empfang (gilt seit 2025, ohne Ausnahme)

✅ Zentrale Rechnungsadresse festlegen. Eine Funktionsadresse wie rechnung@…, nicht das persönliche Postfach eines Mitarbeiters.
✅ Adresse aktiv verteilen. In den Lieferantenstammdaten, in allen Kundenkonten (Telekommunikation, Cloud- und Software-Abos, Werbeplattformen, Marktplätze, Handwerksgroßhandel) und in Bestellprozessen hinterlegen.
✅ Darstellung sicherstellen. Eine nackte XRechnung ist XML. Sorge dafür, dass Buchhaltungssoftware, Belegtool oder ein Viewer daraus eine lesbare Rechnung macht.
✅ Zuständigkeit benennen. Eine Person prüft den Eingang, eine Vertretung übernimmt im Urlaub. Ohne Namen kein Prozess.
✅ Portalrechnungen inventarisieren. Welche Lieferanten stellen die Rechnung nur im Kundenkonto bereit? Diese Belege kommen nie von allein — sie müssen aktiv geholt werden.

Details und die typischen Stolpersteine stehen in E-Rechnung empfangen.

Teil 2 — Ausstellung

✅ Format festlegen.ZUGFeRD für B2B-Kunden (bleibt als PDF lesbar), XRechnung für öffentliche Auftraggeber. Der Vergleich steht in E-Rechnungsformate.
✅ ZUGFeRD-Profil prüfen. Nach Auffassung der Finanzverwaltung erfüllen XRechnung und ZUGFeRD ab Version 2.0.1 die umsatzsteuerlichen Anforderungen — außer in den Profilen MINIMUM und BASIC-WL. Frag deinen Softwareanbieter, welches Profil erzeugt wird.
✅ Stammdaten vervollständigen. Strukturierte Rechnungen sind unbarmherzig: Fehlt bei einem Kunden die vollständige Anschrift, die Steuernummer oder — bei öffentlichen Auftraggebern — die Leitweg-ID, bricht die Erzeugung ab.
✅ Pflichtangaben in den strukturierten Teil. Alles, was § 14 UStG verlangt, muss im XML stehen. Ein Verweis auf einen Anhang oder einen Link ersetzt keine Pflichtangabe. Leistungsnachweise dürfen zusätzlich beiliegen.
✅ Übermittlungsweg mit den Kunden klären. E-Mail, Peppol oder Rechnungseingangsportal — umsatzsteuerlich frei, aber große Kunden geben den Weg vor.

Teil 3 — Archiv und Prozess

✅ Originalformat archivieren. Aufzubewahren ist mindestens der strukturierte Teil, unversehrt in seiner ursprünglichen Form (§ 14b UStG). Ausdruck oder Screenshot genügen nicht.
✅ Aufbewahrungsfrist einplanen. Für Buchungsbelege gelten seit dem Vierten Bürokratieentlastungsgesetz acht Jahre (§ 147 AO), gerechnet ab dem Ende des Entstehungsjahres.
✅ Unveränderbarkeit und Auffindbarkeit sicherstellen. Ein Cloud-Ordner ist ein Speicherort, kein Archiv — die Anforderungen stehen in unserer GoBD-Checkliste.
✅ Zuordnung zur Zahlung herstellen. Jede Rechnung gehört zu einer Bankbuchung. Diese Verknüpfung ist der Punkt, an dem eine Betriebsprüfung tatsächlich ansetzt.
✅ Übergabe an die Steuerkanzlei klären. Monatliches Paket, DATEV-Export oder direkter Zugriff — aber bitte vor und nicht nach dem ersten Quartal.
✅ Verfahrensdokumentation ergänzen. Zwei Absätze reichen: Wo kommen Rechnungen an, wer prüft sie, wie werden sie abgelegt. Der Lexikoneintrag erklärt den Rahmen.

Die drei Punkte, die fast alle vergessen

Die Portale. Rechnungen, die nur im Kundenkonto liegen, tauchen in keinem Postfach auf. Sie sind der mit Abstand häufigste Grund für fehlende Belege am Jahresende — siehe fehlende Belege vor dem Jahresabschluss finden.
Die Ausgangsrechnungs-Kopie. Nicht nur eingehende Rechnungen sind aufbewahrungspflichtig. Stellst du selbst E-Rechnungen aus, muss auch dort der strukturierte Datensatz erhalten bleiben — nicht nur die PDF-Ansicht.
Die Prüfroutine. Eine technische Validierung sagt nur, ob das XML normkonform ist. Ob der Steuersatz stimmt, sagt sie nicht — dazu E-Rechnung und Vorsteuerabzug.

Der Praxistest vor dem Stichtag

Wenn du nur eine Sache aus diesem Artikel machst, dann diese — und zwar deutlich vor deinem Stichtag:

Erzeuge eine echte E-Rechnung aus deinem Rechnungsprogramm.
Schick sie an einen kooperativen Stammkunden und frag, ob sie sauber eingelesen wurde.
Lass dir umgekehrt von einem Lieferanten eine echte E-Rechnung schicken und geh sie einmal komplett durch: darstellen, prüfen, buchen, archivieren.

Erst dieser Durchlauf zeigt die Lücken — meist unvollständige Stammdaten, ein untaugliches Profil oder ein Archiv, das das XML gar nicht speichert.

Auf der Eingangsseite kannst du die Liste weitgehend an belege.ai abgeben: Postfach und Bankkonto verbinden, dann sammelt der Agent eingehende Rechnungen ein, holt Portalbelege nach, ordnet jede Rechnung der passenden Zahlung zu und archiviert sie unveränderbar im Originalformat — inklusive strukturiertem Teil. Ausgangsrechnungen kann belege.ai ebenfalls erstellen und dabei Factur-X/ZUGFeRD-Daten in die PDF einbetten sowie eine XRechnung als XML bereitstellen; eine vollständige Warenwirtschaft ist das nicht.

Fazit

Empfang ist Pflicht seit 2025, Ausstellung kommt 2027 oder 2028, Archivierung gilt für beides. Wer die sechzehn Punkte oben abhakt und einmal einen echten Rechnungsdurchlauf testet, ist fertig — und muss sich am Stichtag nicht mit Stammdaten und Dateiformaten beschäftigen, während die Rechnungen liegen bleiben.