Peppol
Peppol ist ein internationales, standardisiertes Netzwerk, über das Unternehmen und Behörden elektronische Rechnungen und andere Geschäftsdokumente sicher über zertifizierte Access Points austauschen.
Peppol („Pan-European Public Procurement OnLine“) ist zweierlei: ein offenes Netzwerk für den Austausch elektronischer Geschäftsdokumente und ein Regelwerk, das festlegt, welche Dokumentformate darin gültig sind. Betrieben wird es von der internationalen Non-Profit-Organisation OpenPeppol. Der Grundgedanke: Wer einmal angeschlossen ist, erreicht jeden anderen Teilnehmer – ohne für jeden Geschäftspartner eine eigene Schnittstelle zu bauen, wie es im klassischen EDI üblich war.
Das Vier-Ecken-Modell
Peppol verbindet vier Ecken: den Sender, dessen Access Point, den Access Point des Empfängers und den Empfänger selbst. Der Sender übergibt die Rechnung nur seinem eigenen Dienstleister; der ermittelt über zwei Verzeichnisdienste, wohin sie muss, und stellt sie zu.
- SML (Service Metadata Locator) – die DNS-artige Wurzel des Netzes: Sie verrät zu einer Teilnehmerkennung, welcher SMP zuständig ist.
- SMP (Service Metadata Publisher) – der Verzeichniseintrag des Empfängers: Er nennt den zuständigen Access Point und die Dokumenttypen, die der Empfänger annimmt.
- AS4 – das Transportprotokoll zwischen den beiden Access Points, mit Verschlüsselung, Signatur und quittiertem Versand.
Erweitert man dieses Bild um eine fünfte Ecke – die Finanzverwaltung, die Rechnungsdaten zeitnah erhält –, entsteht das Fünf-Ecken-Modell. Es ist die architektonische Grundlage der EU-Initiative ViDA und der dort vorgesehenen digitalen Meldepflichten.
Die Peppol-ID: so wird adressiert
Adressiert wird nicht per E-Mail-Adresse, sondern über eine Teilnehmerkennung aus einem vierstelligen Schema-Code (EAS) und dem eigentlichen Wert, geschrieben als Schema:Wert. In Deutschland sind vor allem vier Schemata gebräuchlich:
| EAS-Code | Kennung | Typischer Einsatz |
|---|---|---|
| 0204 | Leitweg-ID | Öffentliche Auftraggeber in Deutschland, z. B. über die Rechnungseingangsplattform des Bundes |
| 9930 | Deutsche Umsatzsteuer-Identifikationsnummer | Verbreitetste Kennung für Unternehmen, z. B. 9930:DE123456789 |
| 0088 | GLN (Global Location Number) | Handel und Logistik, wo GS1-Kennungen ohnehin genutzt werden |
| 0060 | D-U-N-S-Nummer | Konzernstrukturen mit bestehender Dun-&-Bradstreet-Kennung |
Peppol, XRechnung und die deutsche E-Rechnungspflicht
Das Peppol-Rechnungsformat heißt Peppol BIS Billing 3.0 und ist – genau wie die deutsche XRechnung – eine nationale bzw. netzwerkspezifische Ausprägung (CIUS) der europäischen Norm EN 16931. Beide nutzen als Syntax UBL oder CII, beide arbeiten mit denselben Business Terms. Die Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) ist zugleich deutsche Peppol Authority und Herausgeberin des Standards XRechnung – deshalb passen die beiden Welten so gut zusammen.
Peppol ist für die B2B-E-Rechnungspflicht kein Muss. Das Gesetz regelt das Format, nicht den Kanal: Übermittlung per E-Mail, über ein Kundenportal, eine Schnittstelle oder einen Datenträger ist ebenso zulässig. Für die seit dem 1.1.2025 geltende Empfangspflicht genügt ein E-Mail-Postfach, das strukturierte Rechnungen annehmen kann.
Wo Peppol trotzdem den Unterschied macht
Im Verkehr mit öffentlichen Auftraggebern ist Peppol in Deutschland fest etabliert; die Leitweg-ID des Empfängers wird dort mit dem Präfix 0204 zur Peppol-Adresse. International ist der Nutzen noch größer: In Ländern wie Belgien, Italien, Singapur oder Australien ist Peppol der Standardkanal, und die EU-Reform ViDA baut auf derselben Infrastruktur auf. Wer heute Rechnungen ins EU-Ausland stellt, umgeht mit einem Access Point die Sammlung nationaler Portale.
Nicht nur Rechnungen
Peppol ist als Netz für den gesamten Beschaffungsprozess gedacht, nicht nur für die Faktura. Neben der Rechnung (Peppol BIS Billing 3.0) und der Gutschrift sind unter anderem Bestellung, Auftragsbestätigung, Lieferavis und elektronischer Katalog als eigene Dokumenttypen spezifiziert. Jeder Empfänger schaltet im SMP genau die Typen frei, die er verarbeiten kann – ist ein Dokumenttyp dort nicht hinterlegt, weist der Access Point die Zustellung ab, statt sie stillschweigend zu verschlucken. Diese Rückmeldung auf Transportebene ist ein praktischer Vorteil gegenüber der E-Mail: Der Sender erfährt sofort, ob die Rechnung angekommen ist.
Was der Anschluss praktisch bedeutet
- Einen akkreditierten Access-Point-Dienstleister wählen – häufig ist er im Buchhaltungs- oder ERP-System bereits enthalten.
- Teilnehmerkennung festlegen (meist die Umsatzsteuer-ID) und im SMP registrieren lassen.
- Die Dokumenttypen freischalten, die Sie empfangen wollen, mindestens Peppol BIS Billing 3.0 und XRechnung.
- Optional den Eintrag im öffentlichen Peppol Directory pflegen, damit Geschäftspartner Sie finden.
- Eingehende E-Rechnungen revisionssicher archivieren – der strukturierte Datensatz muss unverändert aufbewahrt werden, acht Jahre nach § 14b Abs. 1 UStG.
Häufige Fragen
Brauche ich für die E-Rechnungspflicht einen Peppol-Zugang?
Nein. Das Umsatzsteuergesetz schreibt nur das Format vor, nicht den Übertragungsweg. Eine E-Rechnung darf per E-Mail, über ein Portal, eine Schnittstelle, einen Datenträger oder eben über Peppol übermittelt werden – ein einfaches E-Mail-Postfach genügt für den Empfang.
Was ist eine Peppol-ID und wie bekomme ich eine?
Die Peppol-ID ist die eindeutige Adresse eines Teilnehmers im Netzwerk, aufgebaut aus einem vierstelligen Schema-Code und einem Wert, etwa 9930 für die deutsche Umsatzsteuer-Identifikationsnummer. Vergeben wird sie nicht zentral: Ihr Access-Point-Dienstleister registriert Sie im Service Metadata Publisher.
Ist Peppol dasselbe wie XRechnung?
Nein. XRechnung ist ein Rechnungsformat, Peppol ist Netzwerk und Regelwerk für die Übertragung. Beide bauen auf der EN 16931 auf, und eine XRechnung kann über Peppol transportiert werden – muss es aber nicht.
Wer betreibt Peppol in Deutschland?
Das Netzwerk gehört der internationalen Non-Profit-Organisation OpenPeppol. Für Deutschland übernimmt die Koordinierungsstelle für IT-Standards (KoSIT) die Rolle der Peppol Authority; sie akkreditiert Access Points und pflegt zugleich den Standard XRechnung.
Was ist der Unterschied zwischen Vier- und Fünf-Ecken-Modell?
Im Vier-Ecken-Modell tauschen Sender und Empfänger Dokumente über je einen Access Point aus. Im Fünf-Ecken-Modell kommt eine fünfte Ecke hinzu, meist die Finanzverwaltung, die Rechnungsdaten zeitnah mitgeliefert bekommt – dieses Modell ist die Grundlage der geplanten EU-Meldepflichten unter ViDA.
Was kostet ein Peppol-Anschluss?
Peppol selbst ist kein kommerzielles Produkt, aber der Zugang läuft über akkreditierte Access-Point-Anbieter, die dafür Gebühren verlangen – meist eine Grundgebühr plus Transaktionspreise. Viele Buchhaltungs- und ERP-Anbieter haben einen Access Point bereits integriert.