Jeden Abend derselbe Handgriff: Z-Bon ziehen, abheften, irgendwann in Lexware eintippen — und am Monatsende fragt der Steuerberater trotzdem, zu welchem Tag die 1.842,37 € Kartengutschrift auf dem Konto gehören. Dabei ist die Buchung des Kassenabschlusses kein Hexenwerk, wenn die Kette einmal richtig aufgesetzt ist. So geht's.
Müssen alle Einzelbons in die Buchhaltung?
Nein — das ist das häufigste Missverständnis. Die Einzelaufzeichnungspflicht (§ 146 AO) erfüllt die Kasse selbst: Jeder Verkauf wird dort einzeln, TSE-signiert aufgezeichnet und bleibt im DSFinV-K-Datenbestand der Kasse für das Finanzamt abrufbar. In die Finanzbuchhaltung darf der verdichtete Tagesabschluss übernommen werden — eine Buchung pro Tag und Steuersatz statt hunderter Einzelbons. Voraussetzung: Die Einzeldaten bleiben in der Kasse aufbewahrt, und der Z-Bon liegt jeder Tagesbuchung als Beleg bei (GoBD).
Was auf dem Z-Bon stehen muss
Der Z-Bon (Tagesendsummenbon) ist nur dann ein tauglicher Beleg, wenn er vollständig ist:
- fortlaufende Z-Nummer (lückenlos!), Datum und Kassen-Identifikation,
- Tagesumsatz getrennt nach Steuersätzen — seit der Mehrwertsteuer-Umstellung 2026 also 7 % Speisen und 19 % Getränke,
- Zahlarten-Split: bar / EC / Kreditkarte / Gutschein,
- Stornos und Retouren.
Fehlt ein Z-Bon in der Ablage oder springt die Z-Nummer, ist das bei einer Kassennachschau ein formeller Mangel, der die ganze Kassenführung in Zweifel zieht.
Den Tagesabschluss in Lexware Office erfassen
So landet der Tagesabschluss sauber in Lexware Office:
- Z-Bon als Beleg hochladen — PDF aus dem Kassen-Portal oder Foto des Bons. Der Beleg gehört ins System, nicht in den Ordner.
- Erlöse nach Steuersätzen erfassen: Speisen (7 %) und Getränke (19 %) auf die getrennten Erlöskonten — die Summen liefert der Z-Bon.
- Zahlarten aufteilen: Der Barumsatz erhöht den Kassenbestand (Kassenkonto). Der Kartenumsatz geht nicht direkt an die Bank, sondern auf ein Verrechnungskonto (Geldtransit) — dazu gleich mehr.
- Kassendifferenzen nicht wegdrücken, sondern als Differenz buchen — kleine, dokumentierte Differenzen sind normal und unverdächtig; „immer exakt null“ ist es nicht.
Kartenzahlungen: der Umweg über das Verrechnungskonto
Der Klassiker: Auf dem Z-Bon stehen 1.900 € Kartenumsatz, auf dem Bankkonto erscheinen drei Tage später 1.842,37 € — weil der Terminal-Anbieter mehrere Tage bündelt und sein Disagio abzieht. Deshalb läuft der Kartenumsatz am Abschlusstag aufs Verrechnungskonto, und erst die tatsächliche Auszahlung gleicht es aus; die Differenz sind die Gebühren, belegt durch die Abrechnung des Anbieters. Ohne diesen Umweg bleibt in Lexware eine Bankbuchung stehen, die zu keinem Tagesumsatz passt — und genau solche offenen Posten fragt der Steuerberater (oder Prüfer) ab.
Den täglichen Handgriff automatisieren
Fachlich ist das alles machbar — es ist nur jeden Tag zu tun: Z-Bon aus dem Kassen-Portal laden, in Lexware erfassen, Auszahlungen abstimmen, Anbieter-Abrechnung suchen. belege.ai automatisiert die komplette Kette: Der Agent loggt sich in die Portale von Kassensystem und Terminal-Anbieter ein (z. B. Tillhub, ready2order, Hobex, SumUp), holt Tagesabschlüsse und Abrechnungen, ordnet sie der passenden Bankbuchung zu und überträgt die Belege nach Lexware Office — Sammel-Auszahlungen inklusive. Was übrig bleibt, ist eine kurze Rückfrage per Telegram, wenn etwas nicht zusammenpasst. Mehr dazu auf belege.ai für die Gastronomie.
Fazit
Der Z-Bon reicht — kein Gesetz verlangt, jeden Einzelbon in Lexware zu erfassen. Entscheidend ist die lückenlose Kette: vollständiger Z-Bon als Beleg, Erlöse nach Steuersätzen getrennt, Kartenumsätze über das Verrechnungskonto bis zur Auszahlung verfolgt. Wer diese Kette einmal sauber aufsetzt — oder sie von belege.ai automatisch führen lässt — hat den Monatsabschluss in Minuten statt Stunden erledigt und ist für jede Nachschau gerüstet.