Jeden Abend derselbe Handgriff: Z-Bon ziehen, abheften, irgendwann in Lexware eintippen — und am Monatsende fragt der Steuerberater trotzdem, zu welchem Tag die 1.842,37 € Kartengutschrift auf dem Konto gehören. Dabei ist die Buchung des Kassenabschlusses kein Hexenwerk, wenn die Kette einmal richtig aufgesetzt ist. So geht's.
Müssen alle Einzelbons in die Buchhaltung?
Nein — das ist das häufigste Missverständnis. Die Einzelaufzeichnungspflicht (§ 146 AO) erfüllt die Kasse selbst: Jeder Verkauf wird dort einzeln, TSE-signiert aufgezeichnet und bleibt im DSFinV-K-Datenbestand der Kasse für das Finanzamt abrufbar. In die Finanzbuchhaltung darf der verdichtete Tagesabschluss übernommen werden — eine Buchung pro Tag und Steuersatz statt hunderter Einzelbons. Voraussetzung: Die Einzeldaten bleiben in der Kasse aufbewahrt, und der Z-Bon liegt jeder Tagesbuchung als Beleg bei (GoBD).
Was auf dem Z-Bon stehen muss
Der Z-Bon (Tagesendsummenbon) ist nur dann ein tauglicher Beleg, wenn er vollständig ist:
- fortlaufende Z-Nummer (lückenlos!), Datum und Kassen-Identifikation,
- Tagesumsatz getrennt nach Steuersätzen — seit der Mehrwertsteuer-Umstellung 2026 also 7 % Speisen und 19 % Getränke,
- Zahlarten-Split: bar / EC / Kreditkarte / Gutschein,
- Stornos und Retouren.
Fehlt ein Z-Bon in der Ablage oder springt die Z-Nummer, ist das bei einer Kassennachschau ein formeller Mangel, der die ganze Kassenführung in Zweifel zieht.
Den Tagesabschluss in Lexware Office erfassen
So landet der Tagesabschluss sauber in Lexware Office:
- Z-Bon als Beleg hochladen — PDF aus dem Kassen-Portal oder Foto des Bons. Der Beleg gehört ins System, nicht in den Ordner.
- Erlöse nach Steuersätzen erfassen: Speisen (7 %) und Getränke (19 %) auf die getrennten Erlöskonten — die Summen liefert der Z-Bon.
- Zahlarten aufteilen: Der Barumsatz erhöht den Kassenbestand (Kassenkonto). Der Kartenumsatz geht nicht direkt an die Bank, sondern auf ein Verrechnungskonto (Geldtransit) — dazu gleich mehr.
- Kassendifferenzen nicht wegdrücken, sondern als Differenz buchen — kleine, dokumentierte Differenzen sind normal und unverdächtig; „immer exakt null“ ist es nicht.
Kartenzahlungen: der Umweg über das Verrechnungskonto
Der Klassiker: Auf dem Z-Bon stehen 1.900 € Kartenumsatz, auf dem Bankkonto erscheinen drei Tage später 1.842,37 € — weil der Terminal-Anbieter mehrere Tage bündelt und sein Disagio abzieht. Deshalb läuft der Kartenumsatz am Abschlusstag aufs Verrechnungskonto, und erst die tatsächliche Auszahlung gleicht es aus; die Differenz sind die Gebühren, belegt durch die Abrechnung des Anbieters. Ohne diesen Umweg bleibt in Lexware eine Bankbuchung stehen, die zu keinem Tagesumsatz passt — und genau solche offenen Posten fragt der Steuerberater (oder Prüfer) ab.
Den täglichen Handgriff automatisieren
Fachlich ist das alles machbar — es ist nur jeden Tag zu tun: Z-Bon aus dem Kassen-Portal laden, in Lexware erfassen, Auszahlungen abstimmen, Anbieter-Abrechnung suchen. belege.ai automatisiert die komplette Kette: Der Agent verbindet sich mit Kassensystem und Terminal-Anbieter (z. B. Tillhub, ready2order, Hobex), holt Tagesabschlüsse und Abrechnungen, ordnet sie der passenden Bankbuchung zu und überträgt die Belege nach Lexware Office — Sammel-Auszahlungen inklusive. SumUp ist per Schnittstelle angebunden: belege.ai importiert Auszahlungen samt Gebühren und alle Kartenumsätze, gleicht die Auszahlungen mit den SumUp-Gutschriften auf deinem Bankkonto ab und legt zu jeder zugeordneten einen Abstimmungsbeleg dazu, der in belege.ai bleibt. Was übrig bleibt, ist eine kurze Rückfrage per Telegram, wenn etwas nicht zusammenpasst. Mehr dazu auf belege.ai für die Gastronomie.
Fazit
Der Z-Bon reicht — kein Gesetz verlangt, jeden Einzelbon in Lexware zu erfassen. Entscheidend ist die lückenlose Kette: vollständiger Z-Bon als Beleg, Erlöse nach Steuersätzen getrennt, Kartenumsätze über das Verrechnungskonto bis zur Auszahlung verfolgt. Wer diese Kette einmal sauber aufsetzt — oder sie von belege.ai automatisch führen lässt — hat den Monatsabschluss in Minuten statt Stunden erledigt und ist für jede Nachschau gerüstet.