Lexikon · Kasse & Kassenführung

DSFinV-K

Die DSFinV-K ist das vom Bundeszentralamt für Steuern veröffentlichte Exportformat, in dem jede elektronische Kasse ihre Stammdaten, Einzelaufzeichnungen und Kassenabschlüsse für Kassennachschau und Betriebsprüfung bereitstellen muss.

Die DSFinV-K — „Digitale Schnittstelle der Finanzverwaltung für Kassensysteme“ — legt fest, wie eine elektronische Kasse ihre Daten für die Finanzverwaltung ausgibt: einheitlich strukturiert, mit festen Dateinamen, Feldern und Bezeichnungen, unabhängig vom Hersteller. Herausgegeben wird sie vom Bundeszentralamt für Steuern im Auftrag des Bundesfinanzministeriums; die Verpflichtung zur einheitlichen digitalen Schnittstelle selbst steht in § 146a Abs. 1 AO und der Kassensicherungsverordnung.

Ziel ist die progressive und retrograde Prüfbarkeit: Der Prüfer muss vom einzelnen Bon bis zur Buchung im Hauptbuch durchlaufen können — und zurück. Deshalb muss jede Kasse mit TSE den Export jederzeit liefern können, für jeden angeforderten Zeitraum.

Aufbau: drei Module, ein Datenpaket

Ein DSFinV-K-Export ist ein Satz CSV-Dateien mit einer beschreibenden index.xml. Inhaltlich zerfällt er in drei Module, die zueinander konsistent sein müssen — jeder Bon gehört zu einem Kassenabschluss, jede Kasse zu den Stammdaten, jede Transaktion zu einer TSE-Signatur.

Der Z-Bon, den du in der Buchhaltung als Beleg für die Tagesbuchung verwendest, ist inhaltlich der Kassenabschluss aus dem dritten Modul. Der Export ersetzt ihn nicht: Für die verdichtete Tagesbuchung braucht es weiterhin einen zuordenbaren Abschluss je Kassentag. Umgekehrt ersetzt der Z-Bon den Export erst recht nicht — ohne die Einzelaufzeichnungen fehlt die Ebene, auf der ein Prüfer überhaupt etwas nachrechnen kann.

Nicht enthalten sind die Belege zur Ausgabenseite: Wareneinkauf, Miete, Energie, Zahlungsdienstleistergebühren. Die stehen in der Buchhaltung, nicht in der Kasse — angefordert werden sie bei einer Prüfung trotzdem im selben Atemzug, weil sich aus Wareneinsatz und Umsatz die Rohgewinnaufschlagsätze ergeben.

Versionen und Geltung

Z1, Z2, Z3 — wie der Prüfer an die Daten kommt

Die Datenzugriffsrechte stehen in § 147 Abs. 6 AO und werden seit den Zeiten der GDPdU in drei Stufen beschrieben:

• Z1 — unmittelbarer Zugriff: Der Prüfer nimmt selbst Einsicht in die gespeicherten Daten und nutzt dafür dein System, im Nur-Lese-Modus.
• Z2 — mittelbarer Zugriff: Du wertest die Daten nach seinen Vorgaben maschinell aus und stellst das Ergebnis bereit.
• Z3 — Datenträgerüberlassung: Die Daten werden in einem maschinell auswertbaren Format übergeben. Das ist der Regelfall für die DSFinV-K.

Bei einer Kassennachschau stützt sich der Amtsträger zusätzlich auf § 146b Abs. 2 AO, der die Übermittlung über die einheitliche digitale Schnittstelle ausdrücklich nennt. Liegen die Daten bei einem Cloud-Anbieter, kann die Finanzbehörde sich auch an diesen wenden — die Kosten trägt in jedem Fall der Steuerpflichtige.

Was Prüfsoftware daraus liest

Der Export wird nicht gelesen, sondern ausgewertet. Typische Auffälligkeiten, die dabei fast automatisch sichtbar werden:

• Lücken oder Sprünge in Bonnummern und im Signaturzähler der TSE
• auffällig hohe oder ungleich verteilte Storno- und Retourenquoten, besonders je Bediener
• Trainingsbuchungen im laufenden Betrieb statt vor Geschäftsbeginn
• Zeitreihen- und Strukturvergleiche: Umsatz je Wochentag, Warengruppe und Bediener über Monate hinweg
• Abweichungen zwischen Kassenabschluss und den in der Buchhaltung gebuchten Erlösen

Keiner dieser Punkte ist für sich genommen ein Beweis. Sie erzeugen aber Erklärungsbedarf, und wer den nicht decken kann, landet bei der Schätzung. Deshalb ist der beste Zeitpunkt, den eigenen Export anzusehen, lange vor der Prüfung — die Checkliste zur Kassennachschau und die GoBD-Checkliste gehen die Punkte der Reihe nach durch.

Aufbewahrung der Kassendaten

Die Einzelaufzeichnungen der Kasse sind Aufzeichnungen nach § 147 Abs. 1 Nr. 1 AO und damit zehn Jahre aufzubewahren; die Verkürzung auf acht Jahre durch das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz betrifft ausschließlich Buchungsbelege nach § 147 Abs. 1 Nr. 4 AO. Aufzubewahren ist dabei nicht ein Ausdruck, sondern der maschinell auswertbare Datenbestand: Nach § 147 Abs. 2 AO müssen digitale Unterlagen jederzeit verfügbar, lesbar und maschinell auswertbar sein. Ein PDF des Kassenabschlusses erfüllt das nicht.

Bei Cloud-Kassen ist genau das der wunde Punkt: Die Daten liegen beim Anbieter, die Aufbewahrungspflicht liegt bei dir. Prüf, wie lange dein Anbieter die Daten vorhält, was bei Vertragsende mit ihnen passiert und ob du den Export jederzeit selbst ziehen kannst. Ein regelmäßiger Export in ein eigenes, GoBD-konformes Archiv löst das Problem dauerhaft und kostet einmal im Jahr eine halbe Stunde. Die Systematik der Fristen steht unter Aufbewahrungsfrist und § 147 AO.

Abgrenzung zu GoBD und Buchhaltungsexport

Die DSFinV-K ist eine Kassen-Schnittstelle, keine Buchhaltungsschnittstelle. Sie regelt, wie die Grundaufzeichnungen der Kasse aussehen; wie diese Aufzeichnungen ordnungsgemäß entstehen, aufbewahrt und unveränderbar gehalten werden, regeln die GoBD und § 147 AO. Für die Übergabe an die Buchhaltung ist dagegen der DATEV-Buchungsstapel das übliche Format — er enthält die gebuchten Erlöse, nicht die Einzelbons. Und die Verfahrensdokumentation beschreibt schließlich, wie beides im Betrieb zusammenhängt: welche Kasse, welche TSE, welcher Export, welcher Weg in die Buchhaltung. Ohne sie ist auch ein technisch einwandfreier Export nur die halbe Miete.

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