Z-Bon (Tagesendsummenbon)
Der Z-Bon ist der Tagesabschluss einer Registrierkasse: ein fortlaufend nummerierter Endsummenbon mit Tagesumsatz getrennt nach Steuersätzen, Zahlarten und Stornos, der als Kassenaufzeichnung nach § 147 Abs. 1 Nr. 1 AO zehn Jahre aufzubewahren ist.
Der Z-Bon — auch Tagesendsummenbon oder Z-Abschlag — ist der Tagesabschluss einer Registrierkasse. Er fasst alle Bewegungen eines Kassentages zu Summen zusammen, trägt eine fortlaufende Z-Nummer (Nullstellungszähler) und setzt beim Abruf den Tagesspeicher der Kasse auf null. Genau diese Nullstellung macht ihn prüfbar: Weil jeder Abschluss mitgezählt wird, lässt sich an der Nummernfolge ablesen, ob ein Kassentag fehlt.
In der Buchhaltung ist der Z-Bon die Grundlage der verdichteten Tagesbuchung. Die einzelnen Bons bleiben im Kassensystem und werden über die DSFinV-K exportiert; gebucht wird der Tagesabschluss mit den Summen je Steuersatz und Zahlart. Der Z-Bon ersetzt die Einzelaufzeichnung der Geschäftsvorfälle also nicht, er verdichtet sie.
Pflichtangaben: was auf einem ordnungsgemäßen Z-Bon steht
Anders als bei der Rechnung gibt es keinen Paragraphen, der die Bestandteile eines Z-Bons abschließend aufzählt. Was drauf gehört, ergibt sich aus der Prüfbarkeit der Kasse: Der Abschluss muss den Kassenbestand rechnerisch erklären und sich mit den Einzeldaten abgleichen lassen. Diese Angaben erwartet ein Prüfer:
| Angabe | Wofür sie gebraucht wird |
|---|---|
| Name des Betriebs und Bezeichnung der Kasse | Zuordnung des Abschlusses zu Betriebsstätte und Gerät |
| Datum und Uhrzeit des Abrufs | Nachweis, dass der Abschluss am Kassentag gezogen wurde |
| Fortlaufende Z-Nummer (Nullstellungszähler) | Lückenkontrolle über alle Kassentage hinweg |
| Bruttoumsatz je Steuersatz mit ausgewiesener Umsatzsteuer | Erlösbuchung und Umsatzsteuervoranmeldung |
| Zahlarten getrennt: bar, EC/Kreditkarte, Gutschein | Abstimmung mit Kassenbestand und Zahlungseingang auf der Bank |
| Stornos, Manager- und Nachstornos, Retouren | Häufigster Ansatzpunkt bei Manipulationsverdacht |
| Rabatte und Preisnachlässe | Erklärt Abweichungen zwischen Artikel- und Kassenumsatz |
| Entnahmen und Einlagen (Wechselgeld, Privatentnahme) | Nötig für den rechnerischen Soll-Kassenbestand |
| Trainings- und Übungsbuchungen | Dürfen nicht im steuerpflichtigen Umsatz landen |
Ein X-Bon ist demgegenüber nur eine Zwischenabfrage: Er zeigt denselben Stand, stellt den Speicher aber nicht auf null und zählt die Z-Nummer nicht hoch. Für die Kontrolle während der Schicht ist er nützlich, als Beleg für die Tagesbuchung taugt er nicht. Wer mit einer offenen Ladenkasse arbeitet, hat gar keinen Z-Bon — dort tritt der täglich zu erstellende Kassenbericht an seine Stelle, in dem der Umsatz rückwärts aus dem gezählten Kassenbestand ermittelt wird.
Rechenbeispiel: so wird der Tagesabschluss gebucht
Ein Restaurant schließt den Tag mit 2.260,00 € Bruttoumsatz ab. Der Z-Bon weist aus: Speisen 1.070,00 € brutto zu 7 % (netto 1.000,00 €, Umsatzsteuer 70,00 €) und Getränke 1.190,00 € brutto zu 19 % (netto 1.000,00 €, Umsatzsteuer 190,00 €). Kassiert wurde 900,00 € bar und 1.360,00 € per Karte. Die beiden Sätze sind seit dem 01.01.2026 der Normalfall in der Gastronomie — siehe Mehrwertsteuer in der Gastronomie.
| Vorgang | Soll (SKR03 / SKR04) | Haben (SKR03 / SKR04) | Betrag |
|---|---|---|---|
| Umsatz Speisen 7 % | Kasse 1000 / 1600 | Erlöse 7 % 8300 / 4300 | 1.070,00 € |
| Umsatz Getränke 19 % | Kasse 1000 / 1600 | Erlöse 19 % 8400 / 4400 | 1.190,00 € |
| Kartenumsatz aus der Kasse ausbuchen | Geldtransit 1360 / 1460 | Kasse 1000 / 1600 | 1.360,00 € |
Die Erlöskonten sind Automatikkonten: Sie ziehen die Umsatzsteuer selbst heraus, gebucht wird deshalb der Bruttobetrag. Nach dem Abschluss steht ein Kassenbestand von 900,00 € im Konto Kasse, während die 1.360,00 € über den Geldtransit auf den Bankeingang des Zahlungsdienstleisters warten — der kommt meist als Sammelauszahlung nach Abzug der Gebühren, siehe Kartenzahlungen zuordnen. Die Kontonummern folgen den Standardkontenrahmen SKR03 und SKR04.
Kassensturz: Soll-Bestand gegen Ist-Bestand
Der Z-Bon ist nur die halbe Kontrolle. Die andere Hälfte heißt Kassensturzfähigkeit: Der tatsächlich in der Schublade liegende Bargeldbestand muss jederzeit zum rechnerischen Bestand passen. Gerechnet wird von oben nach unten:
- Anfangsbestand des Tages (Wechselgeld aus dem Vortag)
- zuzüglich der Bareinnahmen laut Z-Bon
- abzüglich der Barausgaben — Wareneinkauf gegen Quittung, Portokasse, ausgezahltes Trinkgeld
- abzüglich Privatentnahmen, zuzüglich Privateinlagen
- abzüglich des Bargelds, das zur Bank gebracht wurde
- ergibt den Soll-Bestand, der am Ende ausgezählt werden muss
Kleine Kassendifferenzen sind normal und gehören als Differenz gebucht — sie wegzurechnen ist der eigentliche Fehler. Ein Kassenbestand, der über Monate auf den Cent stimmt, ist für Prüfer eher ein Warnsignal als ein Qualitätsmerkmal. Ein negativer Kassenbestand ist dagegen immer ein Mangel: Eine Kasse kann nicht weniger als null Euro enthalten, also fehlt entweder eine Einnahme oder eine Einlage.
Aufbewahrung: zehn Jahre, nicht acht
Der Z-Bon ist keine gewöhnliche Rechnung, sondern Teil der Kassenaufzeichnungen. Damit fällt er unter § 147 Abs. 1 Nr. 1 AO und ist zehn Jahre aufzubewahren. Die Frist beginnt nach § 147 Abs. 4 AO erst mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung gemacht wurde — ein Z-Bon vom Januar 2026 ist also bis Ende 2036 zu halten. Neben dem Bon selbst gehören Bedienungsanleitung, Programmier- und Änderungsprotokolle der Kasse zu den aufbewahrungspflichtigen Organisationsunterlagen. Details zur Systematik stehen unter § 147 AO und Aufbewahrungsfrist.
Das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz hat die Aufbewahrungsfrist zum 01.01.2025 nur für Buchungsbelege von zehn auf acht Jahre gesenkt (§ 147 Abs. 1 Nr. 4 AO). Kassenaufzeichnungen, Kassenbücher, Kassenberichte und die Kassendaten selbst bleiben bei zehn Jahren. Wer die Kassenunterlagen pauschal nach acht Jahren vernichtet, vernichtet Aufzeichnungen, die noch vorzulegen sind.
Häufige Fehler
- Lücken in der Z-Nummer. Der klassische Auslöser für eine Hinzuschätzung bei der Kassennachschau. Fehlt ein Abschluss, gehört eine Erklärung in die Verfahrensdokumentation.
- Nur den Z-Bon aufbewahren. Ohne die Einzeldaten aus der Kasse ist die Kassenführung nicht prüfbar; die TSE-Signaturen und der DSFinV-K-Export gehören dazu.
- Nachdrucke statt Original. Ein nachträglich erzeugter Abschluss trägt in der Regel einen Nachdruck-Vermerk und wird als Ersatz kritisch gesehen.
- Kassenbestand nie gezählt. Der ausgezählte Ist-Bestand muss zum rechnerischen Soll-Bestand passen; dafür gibt es die Kassenbericht-Vorlage und das Kassenbuch.
- Kartenumsätze im Kassenbestand lassen. Unbare Zahlungen gehören über das Geldtransitkonto ausgebucht, sonst weicht der Bestand jeden Tag weiter ab.
Häufige Fragen
Wie lange muss ich Z-Bons aufbewahren?
Zehn Jahre. Z-Bons gehören zu den Kassenaufzeichnungen nach § 147 Abs. 1 Nr. 1 AO, und die zehnjährige Frist gilt dort unverändert weiter. Die Verkürzung auf acht Jahre durch das Vierte Bürokratieentlastungsgesetz betrifft nur Buchungsbelege nach § 147 Abs. 1 Nr. 4 AO.
Was passiert, wenn ein Z-Bon fehlt?
Eine Lücke in der Z-Nummernfolge ist ein formeller Mangel der Kassenführung. Sie berechtigt das Finanzamt, den Umsatz für den betroffenen Zeitraum zu schätzen — auch dann, wenn der Rest der Kasse sauber geführt ist.
Muss ich jeden Tag einen Z-Bon ziehen?
Ja, an jedem Tag mit Kassenbewegung. Die Kasseneinnahmen sind täglich festzuhalten; ein Wochen- oder Monatsabschluss genügt nicht. An Tagen ohne Umsatz braucht es keinen Abschluss, die Lücke sollte aber erklärbar sein.
Was ist der Unterschied zwischen X-Bon und Z-Bon?
Der X-Bon ist eine Zwischenabfrage ohne Nullstellung, der Z-Bon der echte Tagesabschluss mit Nullstellung und Hochzählen der Z-Nummer. Nur der Z-Bon ist der Beleg für die Tagesbuchung; X-Bons dienen der internen Kontrolle.
Reicht der Z-Bon dem Betriebsprüfer als Nachweis?
Nein. Neben dem Tagesabschluss verlangt die Finanzverwaltung die Einzelaufzeichnungen im DSFinV-K-Format sowie die Verfahrensdokumentation zur Kasse. Der Z-Bon ist nur die verdichtete Oberfläche dieser Daten.
Darf ich Z-Bons rein digital archivieren?
Ja, wenn die Archivierung den GoBD entspricht: bildliche Übereinstimmung mit dem Original, Unveränderbarkeit, Nachvollziehbarkeit und maschinelle Auswertbarkeit. Thermopapier verblasst, deshalb ist ein Scan oder ein digitaler Abschluss ohnehin die sicherere Variante.