Kasse & Gastronomie
Kasse und Buchhaltung in Gastronomie und Einzelhandel: Kassennachschau, Kassen-Meldepflicht, Registrierkassenpflicht 2027, Mehrwertsteuer-Umstellung und wie Z-Bons und Karten-Auszahlungen sauber in Lexware & Co. landen.
Bargeldbranchen stehen unter besonderer Beobachtung, weil Bareinnahmen sich nicht von selbst dokumentieren. Entsprechend dicht ist die Regulierung: technische Sicherheitseinrichtung, Belegausgabepflicht, Meldepflicht für elektronische Kassensysteme, unangekündigte Kassen-Nachschau und ein standardisierter Datenexport für die Prüfung.
Die Bausteine der Kassenführung
- TSE: Jedes elektronische Aufzeichnungssystem muss über eine zertifizierte technische Sicherheitseinrichtung verfügen, die jeden Vorgang signiert und unveränderbar protokolliert (§ 146a AO).
- Belegausgabepflicht: Bei jedem Geschäftsvorfall ist ein Beleg auszugeben — ob er mitgenommen wird, ist Sache des Kunden.
- Z-Bon: Der Tagesabschluss mit fortlaufender Z-Nummer. Er zählt zu den Kassenaufzeichnungen und unterliegt damit der zehnjährigen Aufbewahrung.
- DSFinV-K: Das einheitliche Exportformat, in dem die Kassendaten für den Prüfer bereitstehen müssen.
- Kassensturzfähigkeit: Der rechnerische Bestand muss jederzeit mit dem Bargeld in der Kasse übereinstimmen.
Der zweite Themenblock ist die Anbindung an die Buchhaltung. Ein Tagesabschluss ist keine einzelne Buchung: Er zerfällt in Erlöse nach Steuersätzen, Bar- und Kartenzahlungen, Trinkgelder, Gutscheine und Entnahmen. Kartenzahlungen erscheinen zudem nicht einzeln auf dem Konto, sondern als Sammelauszahlung des Dienstleisters, oft mit zeitlichem Versatz und nach Abzug der Gebühren — sie müssen als Splitbuchung aufgelöst werden, damit Kasse und Bank zusammenpassen.
Die Artikel in diesem Thema behandeln beides: die regulatorischen Pflichten und die Buchungspraxis, an der es im Alltag hakt.
Artikel zu diesem Thema
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- Betriebsprüfung in der Gastronomie: Prüfungsschwerpunkte und wie du sie entschärfstWarum die Gastronomie überdurchschnittlich geprüft wird, welche Schwerpunkte Prüfer wirklich ansteuern — Kasse, Wareneinsatz, Steuersätze, Personal, Eigenverbrauch — und was der BFH 2025 zur Schätzung nach der amtlichen Richtsatzsammlung entschieden hat.
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Häufige Fragen
Brauche ich eine Registrierkasse?
Wer eine elektronische Kasse einsetzt, muss sie mit einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung ausstatten (§ 146a AO). Eine offene Ladenkasse bleibt zulässig, erfordert aber eine besonders sorgfältige und tägliche Aufzeichnung.
Wie lange muss ein Z-Bon aufbewahrt werden?
Zehn Jahre. Der Z-Bon gehört zu den Kassenaufzeichnungen und fällt damit nicht unter die auf acht Jahre verkürzte Frist für Buchungsbelege.
Was passiert bei einer Kassen-Nachschau?
Ein Prüfer erscheint unangekündigt während der Geschäftszeiten, kann einen Kassensturz verlangen und den Datenexport nach DSFinV-K anfordern. Bei Beanstandungen kann er ohne Prüfungsanordnung zur Außenprüfung übergehen.
Muss ich jedem Gast einen Bon geben?
Ein Beleg muss bei jedem Geschäftsvorfall erstellt und angeboten werden. Ob der Gast ihn mitnimmt, ist seine Entscheidung — die Ausgabepflicht bleibt davon unberührt.
Warum stimmen Kartenumsätze aus der Kasse und Bankeingang nicht überein?
Der Zahlungsdienstleister zahlt gesammelt und zeitversetzt aus und behält Gebühren ein. Die Auszahlung muss deshalb in Umsätze und Gebühren zerlegt werden, damit Kasse und Bank zusammenpassen.