Kontierung
Kontierung ist das Zuordnen eines Geschäftsvorfalls zu Soll- und Haben-Konto eines Kontenrahmens wie SKR 03 oder SKR 04; erst mit Kontierungsvermerk und Verbuchung wird ein Beleg zum Buchungsbeleg im Sinne der GoBD.
Kontierung bezeichnet das Zuordnen eines Geschäftsvorfalls zu den passenden Konten der Buchhaltung – jeweils mindestens einem Soll- und einem Haben-Konto. Das Ergebnis ist der Buchungssatz, gelesen als „Soll an Haben“, zum Beispiel „Bürobedarf an Bank“. Erst der Kontierungsvermerk zusammen mit der Verbuchung macht aus einer Rechnung einen Buchungsbeleg mit Belegfunktion.
Der Weg vom Beleg zur Buchung
- Beleg prüfen: Sind alle Pflichtangaben einer Rechnung vorhanden, stimmen Leistung, Betrag und Steuerausweis?
- Geschäftsvorfall einordnen: Aufwand oder Anschaffung, betrieblich oder privat, welcher Steuersatz, welcher Leistungszeitraum?
- Konten wählen: ein Konto im Soll, ein Gegenkonto im Haben – bei mehreren Positionen als Splitbuchung.
- Beleg kennzeichnen: Belegnummer vergeben und Beleg mit der Buchung verknüpfen.
- Buchen und festschreiben: Erfassung im Journal, danach greift die Festschreibung.
Was zu einer vollständigen Kontierung gehört
Die klassische Form ist der Kontierungsstempel auf dem Papierbeleg. Seine Felder sind bis heute der inhaltliche Mindestumfang, unabhängig davon, ob gestempelt oder digital erfasst wird:
| Feld | Inhalt | Beispiel |
|---|---|---|
| Belegnummer | fortlaufendes Ordnungskriterium, verbindet Beleg und Buchung | ER-2026-0142 |
| Belegdatum | Datum der Rechnung, nicht der Zahlung | 15.02.2026 |
| Konto | Aufwands-, Ertrags- oder Bestandskonto | 4930 Bürobedarf |
| Gegenkonto | Bank, Kasse oder Verbindlichkeit | 1200 Bank |
| Betrag | Brutto, getrennt nach Steuersatz | 119,00 € |
| Steuerschlüssel | steuert Steuersatz und Vorsteuerabzug | 19 % Vorsteuer |
| Kostenstelle | optional, für die interne Auswertung | Vertrieb |
| Handzeichen | wer kontiert und wer geprüft hat | MS / KH |
Kontierung bei digitalen Belegen
Bei elektronischen Belegen verlangen die GoBD keinen Vermerk auf dem Dokument. Die Angaben zu Kontierung, Ordnungskriterium und Buchungsdatum dürfen stattdessen über eine Verknüpfung hergestellt werden – etwa über einen eindeutigen Index, einen Barcode oder einen Datensatz, der Beleg und Buchung verbindet. Das ist mehr als eine Formalie: Eine PDF-Rechnung nachträglich zu beschriften, würde den Originalzustand verändern und gegen die Unveränderbarkeit verstoßen. Der saubere Weg ist, das Original unverändert zu archivieren und die Kontierung als Metadaten daneben zu führen.
Typische Kontierungen
| Geschäftsvorfall | SKR 03 | SKR 04 |
|---|---|---|
| Bürobedarf bar gekauft, 119 € brutto | 4930 und 1576 an 1000 | 6815 und 1406 an 1600 |
| Wareneingang auf Rechnung, 1.190 € brutto | 3400 an 1600 | 5400 an 3300 |
| Ausgangsrechnung, 2.380 € brutto | 1400 an 8400 | 1200 an 4400 |
| Kundenzahlung geht ein | 1200 an 1400 | 1800 an 1200 |
| Privatentnahme aus der Kasse | 1800 an 1000 | 2100 an 1600 |
Die Konten 3400/5400 und 8400/4400 sind Automatikkonten: Sie erzeugen die Umsatz- bzw. Vorsteuer selbst, ein separater Steuerbuchungssatz entfällt. Welche Konten überhaupt zur Verfügung stehen, gibt der Kontenrahmen vor.
Die teuersten Kontierungsfehler entstehen nicht bei der Kontowahl, sondern beim Steuerschlüssel: Reverse-Charge-Leistungen aus dem Ausland, Kleinbetragsrechnungen ohne Steuerausweis und innergemeinschaftliche Erwerbe landen häufig mit 19 % Vorsteuer im System, obwohl gar keine deutsche Vorsteuer angefallen ist.
Häufige Fehler
- Sammelbuchung statt Einzelnachweis: Mehrere Rechnungen in einer Zeile zusammenfassen macht den Vorgang unprüfbar – besser als Splitbuchung erfassen.
- Privatanteile nicht getrennt: Telefon, Fahrzeug und Bewirtung brauchen eigene Konten für den nicht abziehbaren Anteil.
- Beleg ohne Zuordnung: Eine Zahlung ohne verknüpften Beleg bleibt eine offene Position und fällt spätestens im Jahresabschluss auf.
- Falsches Belegdatum: Für die Umsatzsteuer zählt der Leistungszeitpunkt, nicht der Zahltag.
Für wiederkehrende Sonderfälle lohnt es sich, die Kontierung einmal sauber festzulegen und dann konsequent anzuwenden – etwa bei Bewirtungskosten mit ihrem nicht abziehbaren Anteil oder bei Reisekosten mit Verpflegungspauschalen und Übernachtung. Wie aus kontierten Buchungen ein Übergabeformat für die Kanzlei wird, beschreibt der Eintrag zum DATEV-Buchungsstapel; wie sich der vorgelagerte Belegfluss automatisieren lässt, zeigt die Seite Buchhaltung automatisieren.
Häufige Fragen
Was gehört auf einen Kontierungsstempel?
Belegnummer, Buchungsdatum, Konto und Gegenkonto, Betrag, Steuer- bzw. Buchungsschlüssel, gegebenenfalls Kostenstelle und ein Handzeichen. Erst mit diesen Angaben wird aus einem Beleg ein Buchungsbeleg.
Muss ich digitale Rechnungen noch stempeln?
Nein. Bei elektronischen Belegen darf der Kontierungsvermerk durch eine Verknüpfung ersetzt werden, etwa durch einen eindeutigen Index, einen Barcode oder einen Datensatz mit den Kontierungsangaben.
Darf ich eine PDF-Rechnung nachträglich beschriften?
Besser nicht. Ein in die Datei geschriebener Vermerk verändert den Originalbeleg und verstößt gegen die Unveränderbarkeit; die Kontierung gehört in die Buchhaltung oder in die Metadaten des Dokuments.
Was ist der Unterschied zwischen Kontierung und Buchung?
Die Kontierung ist die Entscheidung, welche Konten mit welchem Betrag und Steuerschlüssel betroffen sind. Die Buchung ist ihre Erfassung im System – erst damit wird der Vorgang Teil des Journals.
Wer kontiert, der Unternehmer oder die Kanzlei?
Beides ist üblich. Viele Mandanten kontieren vor und die Kanzlei prüft und korrigiert; entscheidend ist, dass die Zuordnung nachvollziehbar dokumentiert und der Beleg auffindbar ist.