Wähle ein Schema und erhalte sofort einen sauberen Nummernkreis – fortlaufend, jahresbasiert oder nach Kunde und Projekt. Inklusive der Regeln, die § 14 UStG wirklich verlangt. Kostenlos, ohne Anmeldung.
Nach § 14 Abs. 4 Nr. 4 UStG braucht jede Rechnung „eine fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen, die zur Identifizierung der Rechnung vom Rechnungsaussteller einmalig vergeben wird“. Entscheidend ist die Einmaligkeit, nicht die perfekte Lückenlosigkeit: Mehrere getrennte Nummernkreise sind ausdrücklich erlaubt – solange jede Nummer nur ein einziges Mal vorkommt und das System nachvollziehbar bleibt.
Generator
Vorschlag ohne Gewähr. Der Generator zeigt die ersten fünf Nummern deines Kreises – das Schema führst du in deinem Rechnungsprogramm fort. Wichtig ist, dass eine einmal vergebene Nummer nie ein zweites Mal auftaucht, auch nicht nach einem Systemwechsel oder Jahreswechsel. Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brauchen nach § 33 UStDV keine Rechnungsnummer.
§ 14 UStG
Fehlt die Rechnungsnummer oder taucht sie doppelt auf, ist die Rechnung formal fehlerhaft – und der Vorsteuerabzug deines Kunden steht in Frage. Diese Regeln solltest du kennen, bevor du dein Schema festlegst:
Wie sich die Rechnungsnummer von der internen Belegnummer der Buchhaltung unterscheidet, steht im Lexikon.
So gehst du vor
Fortlaufend ist am einfachsten. Jahresbasierte Kreise erleichtern die Ablage, kunden- oder projektbasierte Kreise helfen, wenn du viel wiederkehrend abrechnest.
Ein kurzes Präfix wie RE macht die Nummer sprechend. Wähle genug Stellen, damit der Kreis nicht überläuft – vier Stellen reichen für 9.999 Rechnungen.
Die Startnummer im Rechnungsprogramm hinterlegen und das Schema nie rückwirkend ändern. Bei einem Wechsel den alten Kreis dokumentiert abschließen.
FAQ
Die Rechnung muss eine fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen enthalten, die der Rechnungsaussteller zur Identifizierung der Rechnung einmalig vergibt (§ 14 Abs. 4 Nr. 4 UStG). Entscheidend ist, dass keine Nummer zweimal vorkommt.
Eine lückenlose Abfolge ist nicht zwingend vorgeschrieben. In der Praxis sollten Lücken aber erklärbar sein – etwa durch Stornos, einen Softwarewechsel oder den Jahreswechsel. Unerklärte Lücken wecken in der Betriebsprüfung Zweifel an der Vollständigkeit der Einnahmen und können eine Schätzung auslösen.
Ja. Getrennte Kreise für Zeiträume, Filialen, Betriebsstätten oder Organisationseinheiten sind ausdrücklich zulässig, ebenso Kombinationen aus Ziffern und Buchstaben. Wichtig ist nur, dass jede Nummer im Ergebnis einmalig bleibt.
Für die meisten Unternehmen ein jahresbasierter Kreis wie RE-2026-0001: Er ist eindeutig, sortiert sich von selbst und macht auf einen Blick klar, in welches Jahr die Rechnung gehört. Kunden- oder projektbasierte Kreise lohnen sich, wenn du dieselben Kunden regelmäßig abrechnest.
Ja, aber es ist nicht immer klug: Die Nummer RE-0001 verrät dem Kunden, dass er dein erster ist. Viele starten deshalb mit einer höheren Startnummer – erlaubt ist das, solange der Kreis danach konsequent fortgeführt wird.
Nein. Rechnungen mit einem Gesamtbetrag bis 250 € sind Kleinbetragsrechnungen nach § 33 UStDV und kommen ohne fortlaufende Nummer aus. Für die eigene Ablage ist eine Nummer trotzdem praktisch.
Die Rechnungsnummer vergibt der Rechnungsaussteller und sie steht auf dem Dokument. Die Belegnummer vergibt die Buchhaltung des Empfängers, um Buchung und Beleg zu verknüpfen. Mehr dazu im Lexikon-Eintrag zur Belegnummer.
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