Originalrechnung
Die Originalrechnung ist das vom leistenden Unternehmer ausgestellte Erstexemplar einer Rechnung – auf Papier oder elektronisch; sie ist Voraussetzung für den Vorsteuerabzug und im empfangenen Format aufzubewahren.
Die Originalrechnung ist das ursprüngliche, vom leistenden Unternehmer ausgestellte Rechnungsexemplar. „Original“ meint dabei nicht zwingend Papier: Eine per E-Mail versandte PDF-Rechnung und eine strukturierte E-Rechnung sind ihrerseits Originale, und zwar in genau der Form, in der sie beim Empfänger ankommen.
Für den Vorsteuerabzug ist der Besitz einer ordnungsgemäßen Rechnung materielle Voraussetzung. Eine formlose Kopie oder ein Eigenbeleg ersetzt sie nicht – wohl aber ein ordnungsgemäß erstelltes digitales Abbild oder eine vom Aussteller ausgestellte Zweitschrift.
Original, Kopie, Zweitschrift und Duplikat
| Dokument | Was es ist | Vorsteuerabzug | Aufbewahrung |
|---|---|---|---|
| Papierrechnung | Erstexemplar des Ausstellers | ja | 8 Jahre; Papier darf nach ersetzendem Scannen vernichtet werden |
| PDF per E-Mail | sonstige Rechnung, das empfangene PDF ist das Original | ja | Datei im empfangenen Format, nicht der Ausdruck |
| E-Rechnung (XRechnung, ZUGFeRD) | strukturierter Datensatz nach EN 16931 | ja | strukturierter Datenteil, maschinell auswertbar |
| Scan des Papieroriginals | bildlich und inhaltlich übereinstimmendes Abbild | ja, bei Verfahrensdokumentation | tritt an die Stelle des Papiers |
| Zweitschrift oder Duplikat | vom Aussteller erneut erstellt und als solche gekennzeichnet | ja | wie das Original |
| Einfache Kopie ohne Verfahren | Abbild ohne dokumentierten Prozess | nur als Beweismittel, wenn das Original nachweislich verloren ist | ersetzt das Original nicht |
| Eigenbeleg | selbst erstellter Ersatzbeleg | nein | 8 Jahre |
Wenn die Originalrechnung verloren ist
Der Bundesfinanzhof hat entschieden, dass der Unternehmer den früheren Besitz einer ordnungsgemäßen Rechnung mit allen verfahrensrechtlich zulässigen Beweismitteln nachweisen kann, wenn das Original nicht mehr vorgelegt werden kann (BFH, Urteil vom 23.10.2014, V R 23/13). Nachzuweisen ist dabei nicht der volle Inhalt, sondern dass ein anderer Unternehmer eine Rechnung mit gesondertem Steuerausweis ausgestellt und übergeben hat.
- Bestes Beweismittel: Kopie oder Zweitschrift der Rechnung, angefordert beim Aussteller.
- Ergänzend: Zeugenaussagen, eidesstattliche Versicherungen, Zahlungsnachweis auf dem Kontoauszug, Vertrag oder Auftragsbestätigung.
- Nicht ausreichend: ein Auszug aus dem eigenen Vorsteuerkonto – die eigene Buchführung beweist die Rechnung nicht.
Praktisch heißt das: Erst beim Aussteller nachfassen, erst danach an einen Ersatzbeleg denken. Eine Anleitung dafür steht unter Belege nachträglich beschaffen.
Wenn das Original fehlerhaft ist
Nicht jedes Problem ist ein Verlustproblem. Enthält die Originalrechnung falsche oder fehlende Pflichtangaben, hilft kein Ersatzbeleg, sondern nur eine Berichtigung durch den Aussteller. Er kann entweder ein berichtigtes Exemplar mit Bezug auf die ursprüngliche Rechnung ausstellen oder ein Ergänzungsdokument nachreichen, das die fehlende Angabe nachträgt. Der Empfänger muss beide Dokumente zusammen aufbewahren – die ursprüngliche Rechnung bleibt Teil des Belegs.
Ersetzendes Scannen
§ 147 Abs. 2 AO erlaubt die Aufbewahrung auf Bild- oder anderen Datenträgern, wenn das Abbild bildlich und inhaltlich mit dem Original übereinstimmt und die Unterlagen jederzeit verfügbar, unverzüglich lesbar und maschinell auswertbar sind. Wer diese Anforderungen erfüllt und den Prozess in einer Verfahrensdokumentation beschreibt, darf das Papier vernichten – das ist das ersetzende Scannen.
Ausgenommen bleiben Jahresabschlüsse und Eröffnungsbilanzen sowie alle Unterlagen, die nach anderen Vorschriften im Original aufzubewahren sind, etwa zollrechtliche Präferenznachweise und notarielle Urkunden.
Der Ausdruck einer PDF-Rechnung ist keine ordnungsgemäße Aufbewahrung. Eingehende elektronische Rechnungen müssen als elektronischer Beleg im empfangenen Format archiviert werden. Bei hybriden Formaten wie ZUGFeRD ist der strukturierte Datenteil der maßgebliche Bestandteil – ein abgelegtes Bild der Sichtkomponente genügt nicht.
Aufbewahrung
Rechnungen sind Buchungsbelege. Für sie gilt seit dem 01.01.2025 eine Aufbewahrungsfrist von acht Jahren (§ 147 Abs. 3 AO, § 257 Abs. 4 HGB, § 14b Abs. 1 UStG). Bücher, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte und die Eröffnungsbilanz bleiben bei zehn Jahren, Handels- und Geschäftsbriefe bei sechs Jahren. Die Frist beginnt jeweils mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem der Beleg entstanden ist; welche Ordner wann weg dürfen, zeigt der Aufbewahrungsfristen-Rechner. Details zur Norm stehen unter § 147 AO.
Häufige Fragen
Brauche ich für den Vorsteuerabzug wirklich das Original?
Ja, der Vorsteuerabzug setzt den Besitz einer ordnungsgemäßen Rechnung voraus. Ist das Original nachweislich verloren, kann der Unternehmer den früheren Besitz nach der Rechtsprechung des Bundesfinanzhofs mit allen verfahrensrechtlich zulässigen Beweismitteln nachweisen – die Beweislast liegt bei ihm.
Ist ein per E-Mail empfangenes PDF ein Original?
Ja. Das empfangene PDF ist selbst die Rechnung und damit das Original. Aufzubewahren ist die Datei im empfangenen Format, nicht der Ausdruck.
Darf ich Papierrechnungen nach dem Scannen vernichten?
In der Regel ja. § 147 Abs. 2 AO erlaubt die Aufbewahrung auf Datenträgern, wenn Bild und Inhalt übereinstimmen und die Unterlagen jederzeit lesbar und maschinell auswertbar sind. Voraussetzung ist eine Verfahrensdokumentation zum ersetzenden Scannen.
Welche Unterlagen muss ich trotzdem im Original behalten?
Jahresabschlüsse und Eröffnungsbilanzen sowie Unterlagen, die nach anderen Vorschriften im Original aufzubewahren sind – etwa zollrechtliche Präferenznachweise und notarielle Urkunden. Für sie greift die Erleichterung des § 147 Abs. 2 AO nicht.
Was tue ich, wenn die Rechnung verloren ist?
Zuerst beim Aussteller eine Zweitschrift anfordern; sie ist rechtlich so gut wie das Original. Erst wenn das scheitert, kommt ein Eigenbeleg infrage – dann aber ohne Vorsteuerabzug.
Wie lange muss ich Originalrechnungen aufbewahren?
Acht Jahre. Rechnungen sind Buchungsbelege, für sie gilt seit dem 01.01.2025 die verkürzte Frist aus § 147 Abs. 3 AO und § 14b Abs. 1 UStG. Bücher, Inventare und Jahresabschlüsse bleiben bei zehn Jahren.