GDPdU
GDPdU steht für die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen aus dem Jahr 2001; sie wurden 2015 durch die GoBD abgelöst, der Begriff lebt aber im GDPdU-Datenexport für die Betriebsprüfung weiter.
GDPdU steht für die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen, ein BMF-Schreiben vom 16. Juli 2001. Es regelte erstmals, dass die Finanzverwaltung bei einer Außenprüfung unmittelbar auf steuerrelevante Daten zugreifen darf, statt sich mit Papierausdrucken zu begnügen. Damit begann die digitale Betriebsprüfung, wie wir sie heute kennen.
Von der GDPdU zur GoBD
Die GDPdU standen lange neben den älteren GoBS von 1995, den Grundsätzen ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme. Beide Regelwerke hat das BMF mit den GoBD zusammengeführt, die seit dem 1. Januar 2015 gelten. Die aktuelle Fassung stammt vom 28. November 2019 und wurde am 11. März 2024 geändert; diese Änderung ist seit dem 1. April 2024 anzuwenden.
Der Begriff GDPdU ist trotzdem nicht verschwunden. Buchhaltungs-, Kassen- und Warenwirtschaftssysteme bezeichnen ihre Prüfdatenexporte bis heute als GDPdU-Export. Dahinter steckt der gemeinsam mit den Softwareherstellern entwickelte Beschreibungsstandard für die Datenüberlassung: Nutzdateien mit den eigentlichen Daten, eine Indexdatei sowie eine Datensatzbeschreibung, die der Prüfsoftware der Finanzverwaltung erklärt, welche Spalte was bedeutet.
Was im GDPdU-Export steckt
Ein Prüfdatenexport nach diesem Standard besteht aus drei Bestandteilen, die zusammen auf einem Datenträger oder in einem Verzeichnis liegen:
- Nutzdaten — die eigentlichen Tabellen, meist als CSV- oder ASCII-Dateien: Journal, Konten, Debitoren, Kreditoren, Anlagen, Kassendaten.
- Indexdatei — eine XML-Datei, die auflistet, welche Datei welchen Bereich abdeckt und welchen Zeitraum sie umfasst.
- Datensatzbeschreibung — die zugehörige Strukturdefinition, die jeder Spalte einen Namen, einen Datentyp und ein Format zuordnet.
Ohne die Beschreibung wären die Rohdaten für einen Außenstehenden nicht interpretierbar; sie ist der Grund, warum der Export nicht einfach durch einen CSV-Download aus der Buchhaltung ersetzt werden kann. Für Kassensysteme hat die Finanzverwaltung diesen Gedanken später mit einem eigenen, strenger normierten Format fortgeführt.
Die drei Zugriffsarten nach § 147 Abs. 6 AO
Geblieben sind vor allem die drei Zugriffsarten, die in der Prüfungspraxis kurz Z1, Z2 und Z3 heißen. Die Rechtsgrundlage steht in § 147 Abs. 6 AO:
| Art | Bezeichnung | Was passiert | Wer wertet aus |
|---|---|---|---|
| Z1 | Unmittelbarer Zugriff | Der Prüfer erhält einen Nur-Lese-Zugang zum DV-System im Betrieb | der Prüfer selbst |
| Z2 | Mittelbarer Zugriff | Der Betrieb oder die Steuerkanzlei wertet nach Vorgaben des Prüfers maschinell aus | der Betrieb |
| Z3 | Datenüberlassung | Die steuerrelevanten Daten werden maschinell auswertbar übergeben | der Prüfer mit eigener Prüfsoftware |
Welche Form gewählt wird, entscheidet die Finanzbehörde; sie kann auch mehrere kombinieren. In der Praxis dominiert Z3, weil der Prüfer die Daten dann in seiner gewohnten Analysesoftware auswerten kann. Die Kosten des Exports trägt der Betrieb.
Z3 hieß früher Datenträgerüberlassung und heißt seit der GoBD-Änderung vom 11. März 2024 nur noch Datenüberlassung. Die Übergabe muss also nicht mehr über einen physischen Datenträger laufen, sondern kann zum Beispiel über eine von der Finanzverwaltung bereitgestellte Austauschplattform erfolgen. Nach Bestandskraft der Bescheide sind die überlassenen Daten zu löschen oder zurückzugeben.
Was heute für den Prüfdatenexport gilt
- Umfang: Steuerrelevant sind Finanz-, Anlagen- und Lohnbuchhaltung sowie alle Vorsysteme, aus denen Buchungen entstehen — Kasse, Warenwirtschaft, Zeiterfassung, Fakturierung.
- Kassendaten: Für elektronische Aufzeichnungssysteme gilt das eigene Format DSFinV-K, ergänzt um die Daten der technischen Sicherheitseinrichtung; den Systembeschrieb dazu liefert eine Verfahrensdokumentation für die Kasse.
- E-Rechnungen: Bei einer E-Rechnung ist der strukturierte Datensatz das Original und gehört in maschinell auswertbarer Form ins Archiv — ein Ausdruck oder ein Bildformat genügt nicht.
- Beschreibung: Welche Systeme welche Daten liefern und wie der Export erzeugt wird, gehört in die Verfahrensdokumentation. Ohne sie ist ein Export im Zweifel nicht nachvollziehbar.
Wer den Export erst am Tag der Prüfungsanordnung zum ersten Mal ausprobiert, entdeckt typischerweise, dass ein Vorsystem fehlt, ein Zeitraum nicht abgedeckt ist oder alte Daten nach einem Softwarewechsel nicht mehr auslesbar sind. Ein Testexport pro Jahr — und die dazu passende Aufbewahrung der Altsysteme oder ihrer Daten — kostet wenig und erspart in der Prüfung viel.
Häufige Fragen
Gelten die GDPdU heute noch?
Nein, formal nicht mehr. Zum 1. Januar 2015 haben die GoBD die GDPdU und die älteren GoBS abgelöst. Die Zugriffsrechte der Finanzverwaltung stehen aber unverändert in § 147 Abs. 6 AO und gelten weiter.
Was ist ein GDPdU-Export?
Ein Prüfdatenexport aus der Buchhaltungs- oder Kassensoftware: Nutzdaten, eine Datensatzbeschreibung und eine Indexdatei in einem Format, das die Prüfsoftware der Finanzverwaltung einlesen kann. Viele Programme nennen die Funktion bis heute so.
Was bedeuten Z1, Z2 und Z3?
Z1 ist der unmittelbare Nur-Lese-Zugriff des Prüfers auf das System, Z2 die maschinelle Auswertung durch den Betrieb nach Vorgaben des Prüfers und Z3 die Überlassung der Daten in maschinell auswertbarer Form. Die Finanzbehörde entscheidet, welche Form sie verlangt.
Darf der Prüfer die Daten mitnehmen?
Ja, bei der Datenüberlassung nach Z3. Die Finanzbehörde darf die Daten auch außerhalb der Geschäftsräume auswerten, muss sie aber spätestens nach Bestandskraft der Bescheide aus der Prüfung löschen oder zurückgeben.
Muss ich dem Prüfer einen Zugang zu meiner Buchhaltung einrichten?
Beim unmittelbaren Zugriff ja, allerdings nur lesend und nur auf die steuerrelevanten Daten. Der Prüfer darf nichts verändern und keine eigenen Programme auf dem System installieren.