Kassennachschau
Die Kassennachschau nach § 146b AO ist eine unangekündigte Prüfung der Kassenführung durch das Finanzamt während der üblichen Geschäftszeiten — mit Kassensturz, Datenzugriff und möglichem Übergang zur Außenprüfung ohne Prüfungsanordnung.
Die Kassennachschau nach § 146b AO ist ein eigenständiges Prüfungsinstrument der Finanzverwaltung, das seit 2018 gilt. Ein Amtsträger darf ohne vorherige Ankündigung und außerhalb einer Außenprüfung während der üblichen Geschäfts- und Arbeitszeiten Geschäftsgrundstücke und Geschäftsräume betreten, um die Ordnungsmäßigkeit der Aufzeichnungen und Buchungen von Kasseneinnahmen und Kassenausgaben zu prüfen. Wohnräume bleiben tabu, außer zur Verhütung dringender Gefahren für die öffentliche Sicherheit und Ordnung.
Die Nachschau ist keine Außenprüfung im Sinne des § 193 AO. Es gibt keine Prüfungsanordnung, keinen angekündigten Prüfungszeitraum und keinen Schlussbesprechungstermin. Genau das macht sie unangenehm: Der Zustand der Kasse wird so bewertet, wie er an diesem Tag vorgefunden wird.
Was geprüft wird
Der Prüfungsgegenstand ist breiter, als der Name vermuten lässt. Erfasst sind elektronische und computergestützte Kassensysteme, App- und Tablet-Kassen, Waagen mit Registrierkassenfunktion, Taxameter, Wegstreckenzähler und Geldspielgeräte — ebenso die offene Ladenkasse, bei der es weder TSE noch Datenexport gibt und die Prüfung sich auf Kassenbericht und Kassensturz konzentriert. Geprüft wird auch die ordnungsgemäße Übernahme der Kassenaufzeichnungen in die Buchführung, also die Brücke zwischen Kassensystem und ordnungsgemäßer Buchführung. Diese Brücke ist der Punkt, an dem die meisten Betriebe scheitern: Die Kasse selbst ist modern und signiert sauber, aber die Tagesabschlüsse landen erst Wochen später und teilweise verdichtet in der Buchhaltung.
Die Nachschau ist außerdem nicht auf den Prüfungstag beschränkt. Der Amtsträger sieht sich die Aufzeichnungen zurückliegender Zeiträume an, soweit sie vorliegen oder über die Schnittstelle abrufbar sind — der Kassensturz betrifft den heutigen Tag, der Datenzugriff die Vergangenheit.
Ablauf einer Kassennachschau
- Vorfeld. Testkäufe und Beobachtung des Kassenbetriebs sind zulässig, teils über mehrere Wochen. Dabei muss sich der Prüfer nicht zu erkennen geben — er prüft, ob überhaupt Belege ausgegeben werden.
- Beginn. Der Amtsträger weist sich aus und erklärt, dass eine Kassennachschau stattfindet. Ab diesem Moment gelten die Mitwirkungspflichten des § 146b Abs. 2 AO.
- Kassensturz. Der ausgezählte Ist-Bestand wird mit dem rechnerischen Soll-Bestand aus Z-Bon bzw. Kassenbericht verglichen. Die Kassensturzfähigkeit ist das Kernkriterium jeder Kassenführung.
- Datenzugriff. Der Prüfer kann Einsicht in die gespeicherten Daten nehmen oder die Übermittlung über die einheitliche digitale Schnittstelle verlangen — in der Praxis den DSFinV-K-Export auf einem Datenträger.
- Ergebnis. Entweder endet die Nachschau ohne Feststellungen, oder der Prüfer geht nach § 146b Abs. 3 AO zur Außenprüfung über — schriftlich mitgeteilt, ohne Prüfungsanordnung.
Was bereitliegen muss
| Unterlage | Woher sie kommt |
|---|---|
| DSFinV-K-Export für den geprüften Zeitraum | Kassensystem bzw. Betreiberportal |
| Z-Bons / Kassenabschlüsse, lückenlos nach Z-Nummer | Kasse, Archiv |
| Kassenbuch bzw. tägliche Kassenberichte | Buchhaltung, Kassenbuch-Vorlage |
| Verfahrensdokumentation zur Kasse | Vorlage, selbst gepflegt |
| Bedienungsanleitung, Programmier- und Änderungsprotokolle | Kassenhersteller |
| Seriennummern von Kasse und TSE, Nachweis der ELSTER-Meldung | Kassenhersteller, ELSTER-Postfach |
| Belege zu Entnahmen, Einlagen und Wareneinkäufen | Kassenordner, Lieferanten |
Die Belege zu den Ausgaben, die der Prüfer neben den Kassendaten sehen will, sammelt belege.ai automatisch aus E-Mail-Postfach und Lieferantenportalen ein — das ersetzt keine Kassenführung, verhindert aber die Lücken, die bei Nachschauen regelmäßig auffallen.
Abgrenzung zur Betriebsprüfung
| Merkmal | Kassennachschau (§ 146b AO) | Außenprüfung (§ 193 AO) |
|---|---|---|
| Ankündigung | keine | Prüfungsanordnung mit Vorlauf |
| Umfang | Kassenführung und ihre Übernahme in die Buchführung | Steuerarten und Zeiträume laut Anordnung |
| Ort | Geschäftsräume, während der üblichen Geschäftszeiten | Betrieb, Steuerberater oder Finanzamt |
| Abschluss | keine Schlussbesprechung, kein Prüfungsbericht vorgesehen | Schlussbesprechung und Prüfungsbericht |
| Übergang | jederzeit in die Außenprüfung möglich | entfällt |
Daraus folgt zweierlei. Erstens lässt sich vor einer Kassennachschau nichts aufräumen — die Vorbereitung muss im laufenden Betrieb erledigt sein, sonst ist sie zu spät. Zweitens ist der Übergang zur Außenprüfung nach § 146b Abs. 3 AO der eigentliche Hebel der Vorschrift: Er erspart der Finanzverwaltung die Prüfungsanordnung und damit genau den Vorlauf, in dem sich Unterlagen sonst noch verändern lassen.
Folgen von Mängeln
Formelle Mängel wiegen bei der Kasse schwerer als anderswo, weil Bargeschäfte keine zweite Spur hinterlassen. Fehlende Z-Bons, ein nicht lieferbarer Datenexport, eine Kasse ohne gültige TSE oder eine fehlende Verfahrensdokumentation berechtigen die Finanzbehörde zur Hinzuschätzung — der Prüfer muss dafür keine konkret verschwiegene Einnahme nachweisen. Hinzu kommen bußgeldrechtliche Folgen: Der Einsatz eines elektronischen Aufzeichnungssystems ohne zertifizierte TSE ist eine Steuergefährdung mit einer Geldbuße bis 25.000 Euro (§ 379 Abs. 6 AO). Wie du dich vorbereitest, steht in der Checkliste zur Kassennachschau; für den größeren Rahmen siehe Betriebsprüfung in der Gastronomie.
Nach der Nachschau
Endet die Nachschau ohne Übergang zur Außenprüfung, gibt es weder Schlussbesprechung noch Prüfungsbericht. Ein eigenes Protokoll lohnt sich trotzdem: wer da war, wann, was vorgelegt und was mitgenommen wurde, welche Punkte mündlich beanstandet wurden. Das ist die Grundlage, um die Kritik abzuarbeiten, bevor daraus bei der nächsten Prüfung eine Schätzung wird. Gegen die Nachschau selbst gibt es kaum wirksamen Rechtsschutz — sie ist mit dem Verlassen der Geschäftsräume erledigt. Angreifbar sind erst die Bescheide, die auf ihren Feststellungen beruhen. Wer den Sachverhalt anders sieht als der Prüfer, sollte das deshalb sofort schriftlich festhalten und dem Finanzamt übermitteln, statt auf den Bescheid zu warten.
Der häufigste Fehler passiert in den ersten fünf Minuten: Niemand im Betrieb weiß, wer der Fremde ist und was er darf. Leg eine einseitige Anweisung neben die Kasse — Ausweis zeigen lassen, Chef und Steuerberater anrufen, den Prüfer nicht allein an der Kasse arbeiten lassen, keine Auskünfte ins Blaue geben. Das ist keine Blockade, sondern normale Sorgfalt.
Häufige Fragen
Wird eine Kassennachschau angekündigt?
Nein. § 146b Abs. 1 AO erlaubt das Betreten der Geschäftsräume ausdrücklich ohne vorherige Ankündigung, solange es während der üblichen Geschäfts- und Arbeitszeiten geschieht. Eine Prüfungsanordnung wie bei der Betriebsprüfung gibt es nicht.
Muss sich der Prüfer ausweisen?
Ja, sobald er die Kassennachschau beginnt. Bei der vorgelagerten Beobachtung des Kassenbetriebs oder bei einem Testkauf muss er sich dagegen nicht zu erkennen geben — erst danach legt er den Dienstausweis vor.
Darf der Prüfer meine Privatwohnung betreten?
Nein. Wohnräume dürfen nach § 146b Abs. 1 AO nur zur Verhütung dringender Gefahren für die öffentliche Sicherheit und Ordnung betreten werden. Das gilt auch dann, wenn das Büro in der Wohnung liegt.
Kann aus der Nachschau direkt eine Betriebsprüfung werden?
Ja. § 146b Abs. 3 AO erlaubt den Übergang zur Außenprüfung ohne vorherige Prüfungsanordnung, wenn die Feststellungen dazu Anlass geben. Der Übergang ist dem Steuerpflichtigen schriftlich mitzuteilen.
Muss ich meine Kassendaten auf einem Datenträger herausgeben?
Ja, wenn der Prüfer es verlangt. Nach § 146b Abs. 2 AO kann er Einsicht in die digitalen Aufzeichnungen nehmen oder die Übermittlung der Daten über die einheitliche digitale Schnittstelle fordern. Die Kosten dafür trägt der Steuerpflichtige.
Was passiert bei formellen Kassenmängeln?
Sie berechtigen zur Hinzuschätzung von Umsätzen, auch ohne konkreten Nachweis nicht erfasster Einnahmen. Je gravierender die Mängel, desto höher fällt der Sicherheitszuschlag aus — und desto wahrscheinlicher wird der Übergang zur Außenprüfung.