Rechnung
Eine Rechnung ist nach § 14 Abs. 1 UStG jedes Dokument, mit dem über eine Lieferung oder sonstige Leistung abgerechnet wird; nur mit den Pflichtangaben des § 14 Abs. 4 UStG berechtigt sie zum Vorsteuerabzug.
Eine Rechnung ist nach § 14 Abs. 1 UStG jedes Dokument, mit dem über eine Lieferung oder sonstige Leistung abgerechnet wird – unabhängig davon, wie es überschrieben ist. Auch ein Kassenbon, eine Quittung oder eine Gutschrift des Leistungsempfängers kann damit eine Rechnung sein.
Entscheidend ist nicht die Bezeichnung, sondern der Inhalt: Erst wenn alle Pflichtangaben des § 14 Abs. 4 UStG vorliegen, kann der Empfänger daraus den Vorsteuerabzug ziehen. Fehlt eine Angabe, bleibt die Zahlungspflicht bestehen, die Vorsteuer aber nicht.
Die Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG
| Nr. | Pflichtangabe | Praxishinweis |
|---|---|---|
| 1 | Vollständiger Name und Anschrift von leistendem Unternehmer und Leistungsempfänger | Ein Postfach genügt, wenn die Beteiligten eindeutig identifizierbar sind |
| 2 | Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Ausstellers | Eine von beiden reicht |
| 3 | Ausstellungsdatum | Nicht mit dem Leistungsdatum verwechseln |
| 4 | Fortlaufende Rechnungsnummer, einmalig vergeben | Mehrere Nummernkreise sind zulässig, Lücken müssen erklärbar sein |
| 5 | Menge und handelsübliche Bezeichnung der Lieferung oder Umfang und Art der Leistung | Sammelbegriffe wie „Beratung“ reichen nicht aus |
| 6 | Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung | Auch anzugeben, wenn er dem Rechnungsdatum entspricht |
| 7 | Nach Steuersätzen und Steuerbefreiungen aufgeschlüsseltes Entgelt | Vorab vereinbarte Minderungen sind zu nennen |
| 8 | Anzuwendender Steuersatz und Steuerbetrag oder Hinweis auf die Steuerbefreiung | Bei 7 % und 19 % getrennt ausweisen |
| 9 | Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht des Empfängers | Nur bei Leistungen rund um ein Grundstück an Privatpersonen, § 14b Abs. 1 Satz 5 UStG |
| 10 | Angabe „Gutschrift“ | Wenn der Leistungsempfänger selbst abrechnet |
Weitere Pflichtangaben für Sonderfälle regelt § 14a UStG, etwa den Hinweis auf die Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers beim Reverse-Charge-Verfahren oder auf die innergemeinschaftliche Lieferung.
Wann eine Rechnung ausgestellt werden muss
Eine Pflicht zur Rechnungsstellung besteht nach § 14 Abs. 2 UStG bei Leistungen an andere Unternehmer für deren Unternehmen, bei Leistungen an juristische Personen, die keine Unternehmer sind, und bei Werklieferungen oder Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück – Letzteres auch gegenüber Privatpersonen. Die Frist beträgt jeweils sechs Monate nach Ausführung der Leistung. Zwischen inländischen Unternehmen ist die Rechnung als E-Rechnung auszustellen, soweit die Übergangsregelungen der E-Rechnungspflicht nicht mehr greifen.
Erleichterungen für kleine Beträge und Kleinunternehmer
- Bis 250 € brutto genügt die Kleinbetragsrechnung nach § 33 UStDV: Name und Anschrift des Leistenden, Ausstellungsdatum, Menge und Art der Leistung sowie Entgelt und Steuerbetrag in einer Summe mit Angabe des Steuersatzes. Empfängerangaben und Rechnungsnummer entfallen.
- Kleinunternehmer nach § 19 UStG rechnen ohne Umsatzsteuerausweis ab und nennen stattdessen den Grund der Steuerbefreiung, § 34a UStDV. Details unter Kleinunternehmerregelung.
- Eine Rechnung darf aus mehreren Dokumenten bestehen (§ 31 UStDV), solange eines davon Entgelt und Steuerbetrag enthält und auf die übrigen verweist.
Rechenbeispiel: Eingangsrechnung buchen
Eine Rechnung über Bürobedarf lautet auf 1.000 € netto zuzüglich 19 % Umsatzsteuer, also 190 € Steuer und 1.190 € brutto. Der Buchungssatz auf Ziel lautet:
| Position | SKR03 | SKR04 | Betrag |
|---|---|---|---|
| Bürobedarf (Soll) | 4930 | 6815 | 1.000,00 € |
| Abziehbare Vorsteuer 19 % (Soll) | 1576 | 1406 | 190,00 € |
| Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen (Haben) | 1600 | 3300 | 1.190,00 € |
Die 190 € mindern über die Umsatzsteuervoranmeldung die Zahllast, sofern die Rechnung formal in Ordnung ist. Wie das im Kontenrahmen weitergeht, zeigt Eingangsrechnung buchen; die Kontennummern stammen aus SKR03 und SKR04.
Häufige Fehler
- Leistungszeitpunkt fehlt. Der häufigste Formmangel überhaupt – auch wenn er dem Rechnungsdatum entspricht, muss er genannt sein. Details unter Leistungszeitraum.
- Zu vage Leistungsbeschreibung. Angaben wie „Dienstleistung“ oder „Projektarbeit“ ohne Bezug zu Zeitraum oder Gegenstand reichen dem Finanzamt nicht.
- Umsatzsteuer trotz Steuerbefreiung ausgewiesen. Wer Steuer offen ausweist, obwohl keine anfällt, schuldet sie nach § 14c UStG trotzdem – der Empfänger darf sie dennoch nicht abziehen.
- Doppelte Rechnungsnummern. Sie gefährden die Ordnungsmäßigkeit der Buchführung; ein sauberer Nummernkreis pro Belegkreis ist die einfachere Lösung als eine durchgehende Reihe.
Prüfen Sie eingehende Rechnungen sofort auf Leistungszeitpunkt und Leistungsbeschreibung – das sind die beiden Angaben, die in Betriebsprüfungen am häufigsten fehlen. Eine Rechnungsnummer für den eigenen Ausgang erzeugt der Rechnungsnummer-Generator.
Häufige Fragen
Welche Angaben muss eine Rechnung enthalten?
Zehn Angaben nach § 14 Abs. 4 UStG: Name und Anschrift beider Seiten, Steuernummer oder USt-IdNr., Ausstellungsdatum, fortlaufende Rechnungsnummer, Menge und Art der Leistung, Leistungszeitpunkt, aufgeschlüsseltes Entgelt, Steuersatz und Steuerbetrag sowie in Sonderfällen der Aufbewahrungshinweis und die Kennzeichnung als Gutschrift.
Bis wann muss ich eine Rechnung stellen?
Innerhalb von sechs Monaten nach Ausführung der Leistung, § 14 Abs. 2 Satz 2 UStG. Diese Frist gilt für Leistungen an Unternehmer, an juristische Personen und für Werklieferungen oder Leistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück.
Was ist der Unterschied zwischen Rechnungsdatum und Leistungsdatum?
Das Rechnungsdatum ist der Tag der Ausstellung, das Leistungsdatum der Tag der Lieferung oder Leistungsausführung. Beide müssen auf der Rechnung stehen, auch wenn sie identisch sind – ein Hinweis wie Leistungsdatum entspricht Rechnungsdatum genügt.
Ist eine Rechnung ohne Rechnungsnummer gültig?
Umsatzsteuerlich nein: Ohne fortlaufende Rechnungsnummer fehlt eine Pflichtangabe und der Empfänger verliert den Vorsteuerabzug. Zivilrechtlich bleibt die Forderung bestehen, der Rechnungssteller muss aber korrigieren.
Kann eine fehlerhafte Rechnung rückwirkend berichtigt werden?
Ja, wenn das ursprüngliche Dokument die Kernangaben schon enthielt: Aussteller, Empfänger, Leistungsbeschreibung, Entgelt und gesondert ausgewiesene Umsatzsteuer. Dann wirkt die Berichtigung auf den Zeitpunkt der ersten Ausstellung zurück; fehlt eine dieser Kernangaben, wirkt sie erst ab Berichtigung.
Muss auf einer Rechnung Steuernummer und USt-IdNr. stehen?
Nein, eine von beiden genügt. Bei innergemeinschaftlichen Leistungen und beim Reverse-Charge-Verfahren ist die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer beider Beteiligten allerdings anzugeben.