Quittung
Eine Quittung ist das schriftliche Empfangsbekenntnis über eine erhaltene Leistung (§ 368 BGB); sie ist ein vollwertiger Buchungsbeleg, berechtigt zum Vorsteuerabzug aber nur, wenn sie zugleich die Pflichtangaben einer Rechnung enthält.
Eine Quittung ist die schriftliche Bestätigung darüber, dass eine Leistung – in der Praxis fast immer eine Zahlung – tatsächlich empfangen wurde. Rechtlich ist sie ein Empfangsbekenntnis nach § 368 BGB: Der Gläubiger muss auf Verlangen des Schuldners quittieren. Steuerlich ist sie ein vollwertiger Beleg und damit Grundlage einer Buchung.
Der wichtigste Unterschied zur Rechnung: Die Rechnung fordert Geld an, die Quittung bestätigt den Erhalt. Für den Betriebsausgabenabzug genügt eine Quittung fast immer, für den Vorsteuerabzug nur dann, wenn sie zusätzlich die umsatzsteuerlichen Pflichtangaben trägt.
Rechtsgrundlage: § 368 BGB
§ 368 BGB gibt dem Zahlenden einen echten Anspruch auf ein schriftliches Empfangsbekenntnis. Verlangt der Schuldner aus einem rechtlichen Interesse eine andere Form, kann er auch diese fordern. Ergänzend regelt § 370 BGB, dass der Überbringer einer Quittung als ermächtigt gilt, die Leistung entgegenzunehmen – wer eine Quittung leichtfertig aus der Hand gibt, riskiert also, dass an einen Dritten mit befreiender Wirkung gezahlt wird.
Das Steuerrecht kennt den Begriff „Quittung“ dagegen nicht als eigene Kategorie. Dort zählt allein, ob das Papier die Belegfunktion erfüllt und – bei Vorsteuerabzug – die Anforderungen an eine Kleinbetragsrechnung oder eine vollständige Rechnung.
Welche Angaben eine Quittung braucht
| Angabe | Zivilrechtlich (§ 368 BGB) | Bis 250 € brutto (§ 33 UStDV) | Über 250 € brutto (§ 14 Abs. 4 UStG) |
|---|---|---|---|
| Name und Anschrift des Ausstellers | üblich | Pflicht | Pflicht |
| Name und Anschrift des Empfängers | – | – | Pflicht |
| Ausstellungsdatum | üblich | Pflicht | Pflicht |
| Art und Umfang der Leistung | Pflicht (Bezug zur Schuld) | Pflicht | Pflicht |
| Leistungszeitpunkt | – | – | Pflicht |
| Betrag | Pflicht | brutto in einer Summe | Entgelt und Steuerbetrag getrennt |
| Steuersatz | – | Pflicht | Pflicht |
| Steuernummer oder USt-IdNr. | – | – | Pflicht |
| Fortlaufende Rechnungsnummer | – | – | Pflicht |
| Unterschrift | Pflicht (Schriftform) | – | – |
Eine vorbereitete Struktur dafür liefert die Quittungsvorlage. Wer eine handschriftliche Quittung über mehr als 250 € brutto ausstellt, sollte den Vordruck um Empfänger, Steuernummer, Nummer und Leistungszeitpunkt ergänzen.
Rechenbeispiel mit Buchungssatz
Ein Handwerker quittiert 178,50 € bar für eine Reparatur, Steuersatz 19 %. Aus dem Bruttobetrag ergeben sich 150,00 € Entgelt und 28,50 € Umsatzsteuer (178,50 € × 19/119). Weil der Betrag unter 250 € liegt, reicht die Quittung als Kleinbetragsrechnung aus, sofern Steuersatz und Leistungsbeschreibung darauf stehen.
- SKR03: 4930 Bürobedarf 150,00 € und 1576 Abziehbare Vorsteuer 19 % 28,50 € an 1000 Kasse 178,50 €
- SKR04: 6815 Bürobedarf 150,00 € und 1406 Abziehbare Vorsteuer 19 % 28,50 € an 1600 Kasse 178,50 €
Fehlt der Steuersatz, darf nur der Bruttobetrag als Aufwand gebucht werden – die 28,50 € Vorsteuer sind dann verloren, bis die Quittung ergänzt ist.
Eine Quittung über mehr als 250 € brutto ohne Angabe des Leistungsempfängers ist keine ordnungsgemäße Rechnung. Der Betriebsausgabenabzug bleibt bestehen, der Vorsteuerabzug fällt weg, bis der Aussteller die fehlenden Angaben nachträgt.
Abgrenzung: Quittung, Kassenbon und Zahlungsnachweis
Die drei Begriffe werden im Alltag vermischt, meinen aber Unterschiedliches. Der Kassenbon ist die maschinell erstellte Quittung eines Kassensystems; er erfüllt bis 250 € brutto zugleich die Anforderungen an eine Kleinbetragsrechnung. Die Quittung im engeren Sinn ist das handschriftliche oder ausgedruckte Empfangsbekenntnis eines einzelnen Vorgangs. Ein Zahlungsnachweis wie ein Kontoauszug oder eine Kartenabrechnung belegt dagegen nur, dass Geld geflossen ist – er sagt nichts darüber, wofür.
Für die Buchführung heißt das: Der Zahlungsnachweis ersetzt keinen Beleg über die Leistung. Wer nur den Kontoauszug hat, braucht zusätzlich die Rechnung oder Quittung des Leistenden – oder muss auf einen Eigenbeleg ausweichen und verliert damit den Vorsteuerabzug.
Häufige Fehler
- Sammelquittung ohne Leistungsbeschreibung. „Für erhaltene Leistungen“ genügt nicht; Art und Umfang müssen erkennbar sein.
- Quittung statt Barbeleg im Kassenbuch. Jede Bareinnahme und -ausgabe braucht ihren eigenen Eintrag, die Quittung ist dazu nur der Nachweis.
- Quittung als Ersatz für einen fehlenden Beleg selbst schreiben. Das ist keine Quittung mehr, sondern ein Eigenbeleg – mit den dortigen Einschränkungen.
- Thermopapier ungesichert abheften. Der Ausdruck verblasst lange vor Ablauf der Aufbewahrungsfrist; ein zeitnaher Scan sichert den Buchungsbeleg.
Häufige Fragen
Ist eine Quittung dasselbe wie eine Rechnung?
Nein. Die Rechnung fordert eine Zahlung an, die Quittung bestätigt, dass sie geflossen ist. Beides kann auf einem Dokument stehen, etwa wenn der Aussteller auf der Rechnung den Vermerk „Betrag dankend erhalten“ mit Datum und Unterschrift anbringt.
Kann ich mit einer Quittung Vorsteuer ziehen?
Nur wenn die Quittung zugleich alle Pflichtangaben einer Rechnung enthält. Bis 250 Euro brutto genügen dafür die fünf Angaben nach § 33 UStDV, darüber braucht es den vollen Katalog aus § 14 Abs. 4 UStG einschließlich Leistungsempfänger und Steuernummer.
Muss eine Quittung unterschrieben sein?
Zivilrechtlich ja, denn § 368 BGB verlangt ein schriftliches Empfangsbekenntnis. Steuerlich ist die Unterschrift dagegen keine Pflichtangabe: Ein maschinell erstellter Kassenbon ohne Unterschrift ist trotzdem ein gültiger Beleg.
Habe ich einen Anspruch auf eine Quittung?
Ja. Nach § 368 BGB muss der Gläubiger gegen Empfang der Leistung auf Verlangen quittieren. Wer ein rechtliches Interesse an einer anderen Form hat, kann diese Form verlangen.
Wie lange muss ich Quittungen aufbewahren?
Acht Jahre, weil eine Quittung als Buchungsbeleg gilt (§ 147 Abs. 3 AO, § 14b Abs. 1 UStG seit dem 01.01.2025). Die Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem der Beleg entstanden ist.
Reicht ein Foto der Quittung?
Ja, wenn der Scan oder das Foto bildlich und inhaltlich mit dem Original übereinstimmt, unveränderbar abgelegt ist und eine Verfahrensdokumentation den Prozess beschreibt (§ 147 Abs. 2 AO). Dann darf das Papier vernichtet werden.