Lexikon · Umsatzsteuer & Vorsteuer

Zusammenfassende Meldung (ZM)

In der Zusammenfassenden Meldung nach § 18a UStG meldet ein Unternehmer dem Bundeszentralamt für Steuern seine innergemeinschaftlichen Lieferungen und sonstigen Leistungen an EU-Unternehmer — bis zum 25. Tag nach Ablauf des Meldezeitraums.

Die Zusammenfassende Meldung (ZM) ist eine eigene Meldung neben der Umsatzsteuer-Voranmeldung und geht nicht an das Finanzamt, sondern an das Bundeszentralamt für Steuern. Über sie gleichen die Mitgliedstaaten ab, ob der Käufer den innergemeinschaftlichen Erwerb im Bestimmungsland auch tatsächlich versteuert hat. Gemeldet werden je Abnehmer dessen Umsatzsteuer-Identifikationsnummer und die Summe der Bemessungsgrundlagen.

Meldezeiträume und Fristen

Die Quartalsgrenze prüft § 18a Abs. 1 UStG rückblickend: Sie darf weder im laufenden noch in einem der vier vorangegangenen Kalendervierteljahre überschritten worden sein. Wird sie mitten im Quartal gerissen, ist bis zum 25. Tag nach Ablauf des Überschreitungsmonats eine Meldung für diesen Monat und für die bereits abgelaufenen Monate des Quartals abzugeben. Wer für Warenlieferungen monatlich meldet, darf die sonstigen Leistungen freiwillig in dieselbe Monatsmeldung aufnehmen — das erspart den doppelten Kalender.

So sieht eine Meldung aus

Gemeldet werden nur Nettobeträge ohne Umsatzsteuer, jeweils zusammengefasst je Abnehmer und Umsatzart. Lieferungen im Dreiecksgeschäft sind gesondert zu kennzeichnen, ebenso das Verbringen eigener Ware in ein anderes Lager im EU-Ausland. Die Summe der innergemeinschaftlichen Lieferungen muss zur entsprechenden Zeile der Voranmeldung passen — Abweichungen erzeugen Rückfragen, weil beide Datenbestände maschinell abgeglichen werden.

Warum die ZM materiell zählt

Die ZM ist kein Formalismus am Rand. § 4 Nr. 1 Buchst. b UStG macht die Steuerbefreiung der innergemeinschaftlichen Lieferung ausdrücklich davon abhängig, dass der Unternehmer seiner Meldepflicht nachgekommen ist und die Lieferung richtig und vollständig erklärt hat. Eine unterbliebene oder fehlerhafte Meldung kann die Befreiung also kosten — zusätzlich zu den Belegnachweisen wie der Gelangensbestätigung. Erkennt man den Fehler, ist die Meldung nach § 18a Abs. 10 UStG innerhalb eines Monats zu berichtigen; wer gar nicht, falsch oder verspätet meldet, riskiert nach § 26a UStG eine Geldbuße von bis zu 5.000 €.

Übermittlung, Nullmeldung und Ausnahmen

Übermittelt wird elektronisch, entweder über das BZStOnline-Portal oder über ELSTER; die meisten Buchhaltungsprogramme erzeugen die Meldung direkt aus den Erlöskonten. Eine Nullmeldung ist nicht erforderlich: § 18a UStG verpflichtet nur für Meldezeiträume, in denen tatsächlich meldepflichtige Umsätze ausgeführt wurden. Wer also ein Quartal lang nichts ins EU-Ausland liefert, gibt für dieses Quartal keine ZM ab. Nicht in die ZM gehören dagegen Lieferungen an Privatkunden im EU-Ausland — sie laufen über die Fernverkaufsregeln und gegebenenfalls das OSS-Verfahren — sowie Leistungen an Empfänger im Drittland und Umsätze, für die der Kunde keine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer verwendet.

Was vorher stimmen muss

Vor der ersten steuerfreien Lieferung braucht der Abnehmer eine gültige USt-IdNr. eines anderen Mitgliedstaats; sie lässt sich beim Bundeszentralamt für Steuern qualifiziert bestätigen, und das Ergebnis gehört als Nachweis in die Ablage. Auf der Rechnung stehen beide Identifikationsnummern und der Hinweis auf die Steuerbefreiung beziehungsweise auf die Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers. Wie das für typische EU-Fälle konkret aussieht, zeigt die Übersicht zu EU-Auslandsrechnungen.