Beim EU-Lieferanten fehlt der Steuerausweis, beim Hotel in Mailand steht plötzlich italienische IVA drauf, und der SaaS-Anbieter schreibt nur „reverse charge“ hin. Drei verschiedene Fälle, drei verschiedene Belege — und für einen davon gibt es Geld zurück, wenn du die Frist einhältst.
Bei einer EU-Auslandsrechnung an ein Unternehmen geht die Steuerschuld in der Regel auf dich über: Der Lieferant stellt netto aus und weist auf die Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers hin (§ 13b UStG, § 14a Abs. 5 UStG). Weist er trotzdem ausländische Umsatzsteuer aus — typisch bei Hotel, Tanken und Restaurant vor Ort —, holst du sie nicht über deine Voranmeldung zurück, sondern über das Vorsteuervergütungsverfahren nach § 18g UStG.
Drei Fälle auseinanderhalten
Software, Beratung, Werbung, Cloud: Bei sonstigen Leistungen ausländischer Unternehmer an dein Unternehmen schuldet du die Steuer (§ 13b UStG). Die Rechnung kommt netto, mit Hinweis auf die Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers und beiden USt-IdNrn.
Kaufst du Ware bei einem Unternehmer aus einem anderen Mitgliedstaat, liegt in der Regel ein innergemeinschaftlicher Erwerb vor (§ 1a UStG). Auch hier kommt die Rechnung ohne ausländische Umsatzsteuer — versteuert wird der Erwerb bei dir.
Hotel, Restaurant, Tankstelle, Messestand: Wird die Leistung im anderen Staat verbraucht, steht dessen Umsatzsteuer auf der Rechnung. Sie ist für dich zunächst Kostenbestandteil — zurück gibt es sie nur über das Vergütungsverfahren.
Was auf der Rechnung stehen muss
Reverse-Charge-Rechnung
Typische Fehler
Der wichtigste vorbeugende Schritt kostet fünf Minuten: die eigene USt-IdNr. im Kundenkonto jedes Auslandsanbieters hinterlegen. Danach stellt er automatisch netto aus — und die Rechnung sieht von Anfang an so aus, wie deine Buchhaltung sie braucht.
Ausländische Umsatzsteuer zurückholen
Steht auf der Rechnung ausländische Umsatzsteuer, gehört sie nicht in deine Voranmeldung. Zurück gibt es sie über das Vorsteuervergütungsverfahren: Im Inland ansässige Unternehmer stellen den Antrag beim Bundeszentralamt für Steuern, das ihn an den Mitgliedstaat weiterleitet (§ 18g UStG).
Der Antrag ist binnen neun Monaten nach Ablauf des Kalenderjahres zu stellen, also bis zum 30. September des Folgejahres. Die Frist ist eine Ausschlussfrist — danach ist die ausländische Vorsteuer verloren, egal wie ordentlich der Beleg ist.
Eingereicht wird ausschließlich elektronisch über das BZStOnline-Portal. Papieranträge sind nicht zulässig und werden abgelehnt. Die einzelnen Rechnungen werden im Antrag erfasst und als Datei beigefügt.
Laut BZSt beträgt der Mindestbetrag grundsätzlich 400 € — bzw. 50 €, wenn der Vergütungszeitraum das Kalenderjahr oder der letzte Zeitraum des Kalenderjahres ist. Kleinere Beträge lohnen sich deshalb oft erst gesammelt über das ganze Jahr.
Allgemeine Hinweise nach bestem Wissen, keine Steuerberatung. Ob eine Leistung dem Reverse-Charge-Verfahren unterliegt und welche Vorsteuer in welchem Staat erstattungsfähig ist, hängt vom Einzelfall und vom jeweiligen Mitgliedstaat ab — das klärst du mit deinem Steuerberater.
Wo belege.ai ansetzt
belege.ai holt die Rechnungen ausländischer Anbieter genauso wie inländische: aus dem verbundenen Postfach, hinter einem Download-Link oder per Login im Billing-Portal. Gerade bei SaaS-Diensten liegt das Original nur dort.
Jede Rechnung wird der Bank- oder Kartenbuchung zugeordnet. Der Originalbetrag in Fremdwährung bleibt neben dem belasteten Eurobetrag stehen, damit die Umrechnung später nachvollziehbar ist.
Die Originaldateien bleiben acht Jahre abgelegt (§ 147 Abs. 1 Nr. 4, Abs. 3 AO, § 14b Abs. 1 UStG) und sind damit noch da, wenn im September des Folgejahres der Vergütungsantrag ansteht oder eine Prüfung nachfragt. Den Antrag selbst stellst du oder dein Steuerberater.
So sieht's aus
FAQ
Weil bei sonstigen Leistungen ausländischer Unternehmer an ein Unternehmen die Steuerschuld auf den Leistungsempfänger übergeht (§ 13b UStG). Der Lieferant stellt netto aus und weist nach § 14a Abs. 5 UStG auf die Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers hin. Die Steuer meldest du selbst an und ziehst sie unter den allgemeinen Voraussetzungen zugleich als Vorsteuer ab.
Der Nettobetrag ohne Steuerausweis, der Hinweis auf die Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers, die USt-IdNr. des Leistenden und deine eigene, vollständige Namen und Anschriften beider Seiten sowie Leistungsbeschreibung und Leistungszeitpunkt. Fehlt der Hinweis, solltest du eine korrigierte Rechnung anfordern.
Nein. Ausländische Umsatzsteuer — etwa italienische IVA auf einer Hotelrechnung — ist keine deutsche Vorsteuer. Sie wird über das Vorsteuervergütungsverfahren zurückgeholt: Im Inland ansässige Unternehmer stellen den Antrag beim Bundeszentralamt für Steuern, das ihn an den betreffenden Mitgliedstaat weiterleitet (§ 18g UStG).
Binnen neun Monaten nach Ablauf des Kalenderjahres, also bis zum 30. September des Folgejahres. Eingereicht wird ausschließlich elektronisch über das BZStOnline-Portal; Papieranträge sind nicht zulässig.
Das BZSt nennt als Mindestbetrag grundsätzlich 400 € — beziehungsweise 50 €, wenn der Vergütungszeitraum das Kalenderjahr oder der letzte Zeitraum des Kalenderjahres ist. Deshalb lohnt es sich, ausländische Belege über das Jahr zu sammeln, statt sie quartalsweise abzuhaken.
Indem du deine USt-IdNr. im Kundenkonto des Anbieters hinterlegst und dort als Unternehmen geführt wirst. Danach stellt er in aller Regel automatisch netto mit Reverse-Charge-Hinweis aus. Für zurückliegende Rechnungen hilft nur eine Korrektur durch den Anbieter.
Wie inländische Rechnungen acht Jahre (§ 147 Abs. 1 Nr. 4, Abs. 3 AO, § 14b Abs. 1 UStG), gerechnet ab dem Schluss des Kalenderjahres. Wegen der Vergütungsfrist bis zum 30. September des Folgejahres brauchst du das Original ohnehin deutlich länger als bis zum Jahresabschluss.
Nein. belege.ai sammelt die Originalrechnungen ein, hält sie bei der zugehörigen Zahlung und weist ausländische Umsatzsteuer getrennt aus. Den Antrag über das BZStOnline-Portal stellst du oder dein Steuerberater — auf einer vollständigen Belegbasis statt aus einem Ordner voller Lücken.
belege.ai sammelt jede ausländische Rechnung automatisch ein und hält sie mit der Zahlung zusammen — auch bis zum Vergütungsantrag im nächsten Jahr. Kostenlos starten, ohne Kreditkarte.
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