„PayPal-Rechnung herunterladen“ klingt einfach — aber PayPal stellt für deine Einkäufe gar keine Rechnung aus. Die Zahlungsbestätigung, die du im Postfach hast, ist kein umsatzsteuerlicher Beleg. Für die Buchhaltung brauchst du die Rechnung des Händlers und, wenn du ein Geschäftskonto führst, zusätzlich die PayPal-Gebührenrechnung. Hier steht, wie du an beide kommst — und wie belege.ai sie automatisch der richtigen Buchung zuordnet.
Warum die PayPal-Bestätigung keine Rechnung ist
Die E-Mail „Sie haben … gezahlt“ und die Ansicht unter Aktivitäten zeigen Betrag, Empfänger und Datum. Das ist ein Zahlungsnachweis, aber keine Rechnung im Sinne des § 14 UStG. Für den Vorsteuerabzug nach § 15 UStG — und damit fürs Finanzamt — reicht der Zahlungsnachweis allein nicht: Es fehlen unter anderem die Steuernummer des Leistenden, die fortlaufende Rechnungsnummer und der ausgewiesene Steuerbetrag.
Zwei verschiedene „PayPal-Rechnungen“
Hinter der Suche stecken fast immer zwei ganz unterschiedliche Belege:
- Die Händlerrechnung — wenn du über PayPal etwas gekauft hast (Software, Ware, ein Abo). Diesen Beleg stellt der Verkäufer aus, nicht PayPal.
- Die PayPal-Gebührenrechnung — wenn du ein Geschäftskonto führst und PayPal dir für empfangene Zahlungen Gebühren berechnet. Das ist der einzige Beleg, den PayPal selbst ausstellt.
Die Händlerrechnung bekommen
- Im Kundenkonto des Händlers nachsehen — dort liegen Rechnungen meist unter „Bestellungen“ oder „Rechnungen“ zum Download.
- Bestellbestätigung im Postfach prüfen — oft hängt die Rechnung als PDF an oder ist verlinkt.
- Beim Händler anfordern, wenn beides fehlt. Nenne Datum, Betrag und die PayPal-Transaktionsnummer, und bitte um eine Rechnung auf deine Firmenanschrift mit ausgewiesener Umsatzsteuer.
Kaufst du bei ausländischen Anbietern (z. B. US-Software), steht auf der Rechnung häufig ein Reverse-Charge-Hinweis statt deutscher Umsatzsteuer — das ist korrekt und kein Grund, den Beleg zu verwerfen.
Die PayPal-Gebührenrechnung herunterladen
Empfängst du Zahlungen über ein PayPal-Geschäftskonto, behält PayPal je Transaktion eine Gebühr ein. Den Beleg dafür findest du im PayPal-Konto unter Berichte bzw. in den Aktivitäten als Gebührenabrechnung. Buche Bruttozahlung und PayPal-Gebühr getrennt — nur so bleibt die Vorsteuer aus der Gebühr abziehbar und die Auszahlung stimmt mit dem Bankkonto überein.
Gutschriften, Rückerstattungen und Transfers
Nicht jede PayPal-Buchung braucht einen Beleg. Gutschriften, Rückerstattungen und Umbuchungen zwischen deinen eigenen PayPal-Salden sind keine belegpflichtigen Ausgaben — für sie gibt es keine Rechnung, und du musst auch keine suchen. Wer das nicht trennt, jagt am Monatsende Belegen hinterher, die es gar nicht gibt.
So macht es belege.ai automatisch
belege.ai liest deine PayPal-Umsätze rein lesend ein, trennt Bruttozahlung und Gebühr und erkennt Gutschriften und interne Transfers als das, was sie sind. Zu jeder echten Ausgabe sucht der Agent die Händlerrechnung — im Postfach, bei verbundenen Diensten oder per Portal-Login — und ordnet sie der Buchung zu; die PayPal-Gebührenrechnung zieht er gleich mit. Mehr dazu auf der Seite PayPal Belege automatisch ziehen. Den Gesamtüberblick übers Aufräumen gibt Fehlende Belege vor dem Jahresabschluss finden.