belege.ai arbeitet entlang deiner Kontobewegungen: Jede Ausgabe ist ein Anker, zu dem ein Beleg gehört. Der Agent beschafft diesen Beleg selbst — und meldet sich nur, wenn er ohne dich nicht weiterkommt.
Der Anker: deine Transaktionen
Zahlungen sind der Anker, sobald sie da sind. Sie kommen über Open Banking (YAXI), den Lexware-Sync, Qonto oder einen Kontoauszug. Läuft ein automatischer Sync, fragt der Agent nicht nach CSV-Uploads. Ohne Bank sammelt ein verbundenes Postfach Rechnungen trotzdem ein; der Zahlungsabgleich wird dann genauer, sobald Umsätze dazukommen.
Der Ablauf
- Postfach und, wo nötig, Umsätze. Das Postfach ist der erste Sammelweg. Umsätze kommen per Sync oder Kontoauszug dazu.
- Der Agent sucht den Beleg. Erst im verbundenen Postfach, dann — wo die Rechnung hinter einem Login liegt — im Portal. Auf dem Mac kannst du dafür die Mac-App einsetzen; Cloud und Office können als Fallback dienen.
- Zuordnung und Prüfung. Gefundene Belege werden der richtigen Buchung zugeordnet und auf Betrag, Datum und Lieferant geprüft.
- Rückfrage nur wo nötig. Geschäftsessen, fehlende Angaben oder eine offene Freigabe landen im Chat (Telegram oder iPhone-App) bzw. als Aufgabe auf Home.
- Export für den Steuerberater. Am Monatsende ein ZIP oder ein login-freier Share-Link mit allen Belegen.
Drei Status pro Buchung
Im Chat fasst der Agent eine Zahlung als offen, zugeordnet oder ignoriert zusammen. Unter Zahlungen siehst du dieselben Fälle als offen, brauchen dich und erledigt. Einen Beleg, der nicht in die Buchhaltung gehört, nimmst du unter Belege mit Privat / Beleg ignorieren heraus — das ist eine andere Aktion als eine ignorierte Zahlung. Den Stand fragst du auch im Chat ab, siehe Stand abfragen.
Deine nächsten Schritte
Die Reihenfolge der Einrichtung steht unter Konto einrichten: Postfach, Ziel, optional Handy. Umsätze liest du unter Transaktionen importieren ein, sobald du Zahlungen abgleichen willst. Wie die Suche läuft, steht unter Wie der Agent Belege findet.