belege.ai arbeitet entlang deiner Kontobewegungen. Damit der Agent loslegen kann, müssen deine Umsätze ins System — am besten automatisch, alternativ per Upload.
Automatisch: Sync verbinden
Der bequemste Weg, weil danach nichts mehr manuell läuft: Bank per Open Banking (YAXI), der Lexware-Sync oder Qonto. Neue Umsätze kommen dann von selbst herein, und belege.ai beginnt sofort mit der Belegsuche.
Unter Bankkonten steht jedes Konto in der Liste Konten, egal woher seine Umsätze kommen. Braucht die Verbindung dahinter dich – eine Bank, eine Kreditkarte wie American Express oder eine Integration wie Lexware –, trägt das Konto einen Hinweis, etwa „Abruf gestört“ oder „Verbindung prüfen“. Ein Klick darauf führt zur Verbindung; dort behebst du es.
Nur Ausgaben verwalten
Du möchtest zunächst nur Belege für deine Ausgaben sammeln und keine Zahlungseingänge zu deinen Ausgangsrechnungen bearbeiten? Bei einer Bankverbindung über Open Banking kannst du die Ansicht auf Zahlungsausgänge beschränken:
- Öffne in der Web-App die Bankkonten.
- Öffne in der Liste Konten beim betreffenden Bankkonto das Drei-Punkte-Menü und wähle unter Angezeigte Umsätze die Option „Nur Ausgänge“. Das Konto trägt danach den Hinweis „Nur Ausgänge“.
- Wiederhole die Einstellung für weitere Bankkonten, wenn du auch dort nur Ausgaben sehen möchtest.
Zahlungseingänge bleiben gespeichert, werden aber ausgeblendet. Mit „Alle Umsätze“ kannst du sie wieder anzeigen. Die Einstellung betrifft die Banktransaktionen dieses Kontos; sie schaltet nicht den Import von Ausgangsrechnungen aus anderen Integrationen ab.
Wiederkehrende Zahlungen ignorieren
Für Zahlungen, die der Agent nicht nach Belegen durchsuchen soll, kannst du eine dauerhafte Anweisung hinterlegen. So musst du dieselbe Ausnahme nicht jeden Monat neu erklären.
- Öffne die Transaktionen.
- Klicke unten links unter der Monatsliste auf „Eigene Anweisungen“.
- Ergänze deine Regel in normaler Sprache und lass bereits vorhandene Anweisungen stehen. Die Änderungen werden automatisch gespeichert; warte auf die Speicherbestätigung.
Beispiele, die du an deine Buchungen anpassen kannst:
- Kreditkartenausgleich: „Ausgleichszahlungen für meine Kreditkartenabrechnung immer ignorieren. Die einzelnen Kreditkartenumsätze sollen weiterhin nach Belegen durchsucht werden.“
- Autoleasing: „Die monatlichen Leasingzahlungen für mein Auto an [Leasinganbieter] immer ignorieren. Die zugehörigen Vertragsunterlagen verwalte ich außerhalb von belege.ai.“
Ersetze den Platzhalter durch deinen Anbieter und ergänze bei Bedarf die Vertragsnummer oder den Buchungszweck. Je genauer du die Ausnahme beschreibst, desto besser kann der Agent sie von anderen Zahlungen unterscheiden. Er berücksichtigt die Regel bei der künftigen Bearbeitung; das Speichern allein bearbeitet bereits vorhandene Buchungen nicht sofort neu. Bitte ihn bei Bedarf im Telegram-Chat, die Regel auch auf einen bestehenden Monat anzuwenden.
Gilt für den gesamten Agenten: Eigene Anweisungen sind nicht auf den ausgewählten Monat oder eine einzelne Transaktion beschränkt. Du kannst sie auch unter Einstellungen bearbeiten.
Ignorieren ist keine steuerliche Befreiung: Auch wenn keine monatliche Einzelrechnung vorliegt, können etwa ein Leasingvertrag oder eine Dauerrechnung als Nachweis erforderlich sein. Bewahre die nötigen Unterlagen auf und kläre die Behandlung bei Unsicherheit mit deinem Steuerberater.
Manuell: CSV-Upload
Unterstützt deine Bank den Sync (noch) nicht oder willst du Altmonate nachziehen, lädst du die Umsätze hoch. In der Web-App ziehst du die Datei in den Upload-Bereich („Datei hier ablegen oder klicken zum Auswählen“). Dieselben Formate nimmt auch Bankkonten → Konto hinzufügen → CSV-Import. Akzeptiert werden:
- CSV und Excel deiner Bank (Revolut, Deutsche Bank, Commerzbank, Sparkasse, N26, ING, Qonto u. a.)
- PDF-Kontoauszüge
- Fotos von Umsatzlisten
belege.ai erkennt das Format, legt die Transaktionen an und vermeidet Dubletten, falls du denselben Zeitraum erneut hochlädst. Enthält die Datei keine Kontoangabe, wirst du gefragt, ob die Buchungen einem bestehenden Konto zugeordnet oder ein neues Konto angelegt werden soll.
Kontoauszug als Foto schicken
Du kannst einen Kontoauszug auch einfach als Foto in den Telegram-Chat schicken. Erkennt belege.ai ihn als Bankauszug, importiert es ihn im Hintergrund und meldet sich mit dem Ergebnis — du musst ihn nicht erst als CSV exportieren.
Was danach passiert
Sobald die Transaktionen da sind, bittest du den Agent im Chat, einen Monat zu bearbeiten — er geht dann Buchung für Buchung durch und sucht die Belege. Wie das abläuft, liest du unter Wie der Agent Belege findet.