Nutzt du Lexware Office für deine Buchhaltung, verbindet belege.ai drei Arbeitsschritte: vorhandene Umsätze und Belege importieren, bislang fehlende Belege aus anderen Quellen finden und neue Dokumente oder geprüfte Buchungen nach Lexware übertragen. Nicht jede importierte Datei ist ein von belege.ai neu gefundener Beleg.
Schritt für Schritt verbinden
- Öffne in der Web-App die Integrationen und die Lexware-Karte.
- Klick auf Verbinden.
- Trag im Formular deine Lexware-Zugangsdaten ein — die Felder heißen „Lexware E-Mail" und „Passwort". Darunter steht der Hinweis, dass die Daten verschlüsselt gespeichert und nur für den automatischen Login verwendet werden.
- Bestätige mit Verbinden.
Zwei-Faktor: live im Browser-Fenster
Nach dem Absenden öffnet belege.ai den Lexware-Login in einer echten Browser-Sitzung und zeigt dir eine Live-Vorschau davon im Web-UI („Live-Vorschau – Lexware-Login im Browser"). Du siehst also direkt, was gerade passiert.
Wichtig: Verlangt Lexware einen Sicherheitscode, erscheint die Frage direkt im Web-UI — mit einem Eingabefeld „Code" und dem Button „Bestätigen". Den Code gibst du hier ein, nicht in Telegram.
Vorhandene Umsätze und Belege importieren
Aktiviere in den Lexware-Einstellungen bei Bedarf Bankumsätze automatisch aus Lexware importieren. belege.ai übernimmt außerdem Belege, die in Lexware bereits mit einer Zahlung verknüpft sind, und noch ungeordnete Dokumente aus dem Lexware-Beleg-Eingang. Unter Import ab Datum legst du den Start fest; vorausgewählt ist der 1. Januar des laufenden Jahres. Ein früheres Datum kann ältere Daten erneut zum Abgleich einreihen. Die Karte zeigt Verbunden und den nächsten Abgleich. Mit Jetzt synchronisieren kannst du den Import auch selbst anstoßen.
Wichtig: Belege, die schon vor der Verbindung in Lexware lagen, werden beim Import übernommen, aber nicht als neu von belege.ai gefundene Belege gezählt. Für noch fehlende Dokumente sucht der Agent zusätzlich beispielsweise im Postfach oder bei Anbieterportalen.
Neu gefundene Belege nach Lexware übertragen
Findet belege.ai eine Rechnung außerhalb von Lexware, kann es diese nach Lexware hochladen. Im Modus Nur Beleg hochladen landet sie im Lexware-Beleg-Eingang: keine Zuordnung zur Zahlung und keine automatische Buchung. Du bearbeitest den Beleg anschließend selbst in Lexware. Die Übertragung erfolgt gebündelt mit der Lexware-Synchronisierung; statt auf den nächsten Lauf zu warten, kannst du den Abgleich auf der Karte selbst starten.
Ein Lexware-XL-API-Key ermöglicht den direkten Upload über die offizielle API; er ist zum Verbinden nicht erforderlich. Die Einrichtung und der Status des optionalen Schlüssels stehen in den Lexware-Einstellungen. Je nach Tarif bleibt andernfalls die Browser-Verbindung nutzbar.
Buchungsvorschläge und automatische Buchungen
Wenn du auch Buchungen vorbereiten möchtest, wähle in den Lexware-Einstellungen den passenden Buchungsmodus:
- Nur Beleg hochladen: Dokumente im Lexware-Beleg-Eingang ablegen; die Buchung erledigst du selbst in Lexware.
- Mit Freigabe buchen: Standardmodus; der Agent bereitet eine Zuordnung und Buchung vor. Du prüfst den Vorschlag und gibst ihn vor dem Schreiben frei oder schickst eine Korrektur an den Agenten.
- Autonom mit AI-Review: Geeignete Fälle werden nach Prüfung selbst gebucht; Fälle, die eine Entscheidung benötigen, bleiben zur Prüfung offen.
Für Bewirtungen und Reisekosten gelten eigene Buchungsregeln. Welche Belege noch fehlen, kannst du den Agenten im Chat fragen; verbundene Lexware-Dokumente sind dabei nicht dasselbe wie neu beschaffte Rechnungen.
Wenn die Anmeldung fehlschlägt
Mögliche Meldungen sind „Verbindung fehlgeschlagen.", „Code wurde nicht akzeptiert." oder „Server nicht erreichbar.".
Anmeldung schlägt trotz korrekter Daten fehl? Das liegt meist nicht an belege.ai, sondern an deinem Lexware-Konto — etwa ein kürzlich geändertes Passwort oder eine Sicherheits-Challenge, die Lexware verlangt. Melde dich einmal direkt bei Lexware an, um den Status zu klären, und verbinde danach erneut.