Monats-Export und Share-Link für den Steuerberater

Am Monats- oder Jahresende braucht dein Steuerberater die Belege. belege.ai schnürt das Paket für dich — entweder als ZIP zum Selbst-Weiterleiten oder als Link, den du einfach verschickst.

Beispiel: Steuerberater-Export im Chat

Mach mir den Mai-Export für den Steuerberater fertig — alle Belege als ZIP.

Klar — Steuerberater-Paket Mai 👍
· alle Belege als PDF/JPG
· Transaktions-CSV (auch die offenen Buchungen)
· die Amex-Mai-Abrechnung lege ich mit dazu, wie gemerkt
Als ZIP hier im Chat — oder lieber ein login-freier Download-Link für deinen Steuerberater?

Ganzer Monat als Export

In der Hauptnavigation liegt Export. Dort im Reiter Monats-ZIPZIP herunterladen oder Link teilen. Dieselbe Monatspaket-Anfrage geht auch im Chat. Das ZIP enthält die Belege als Original-PDF oder Bild, eine Transaktions-CSV (auch offene Buchungen) und die DATEV-Stapel, die du eingerichtet hast. Siehe DATEV-Profil. Ohne bezahltes Abo sagt die Seite Export in der Testversion begrenzt: höchstens 10 Dokumente pro Export.

Jeder Monat zeigt, wie vollständig er ist: Vollständig oder wie viele Zahlungen noch ohne Beleg sind. Ein Klick darauf öffnet genau diese Zahlungen. Daneben steht, wann das ZIP zuletzt heruntergeladen wurde, auch über den Share-Link oder die App. Kommt danach ein Beleg dazu oder fällt einer weg, steht dort Seit Download … geändert. Dann hat deine Kanzlei einen veralteten Stand, und du lädst den Monat neu herunter.

Unter Exporteinstellungen neben den Monaten legst du die Ordnerstruktur fest: nach Konten sortiert oder nur zwei Ordner, Eingangsrechnungen und Ausgangsrechnungen. Maßgeblich ist der Beleg, nicht das Vorzeichen der Zahlung: Rechnungen und Gutschriften deiner Lieferanten gehören zu den Eingangsrechnungen, Rechnungen und Gutschriften an deine Kunden zu den Ausgangsrechnungen. Nur wenn der Beleg das nicht erkennen lässt, entscheidet die Zahlung: Ausgaben zu den Eingangs-, Einnahmen zu den Ausgangsrechnungen. Eine Vorschau zeigt beide Varianten mit deinen eigenen Belegen.

Login-freier Share-Link

Statt das ZIP selbst zu verschicken, lässt du dir einen Share-Link erzeugen. Den gibst du an deinen Steuerberater weiter; er öffnet ihn im Browser und lädt alles herunter — ganz ohne Konto oder Login. Existiert für den Monat schon ein Link, wird derselbe wiederverwendet.

Für die fortlaufende Zusammenarbeit mit Zugriff auf Buchungen und Belege kannst du stattdessen deine Steuerkanzlei einladen. Ein Share-Link erteilt keinen solchen Zugang.

Fester Rhythmus & feste Beilagen

Du bist nicht auf ganze Monate festgelegt. Brauchst du es enger getaktet, frag den Agent nach dem Export der laufenden Woche oder der letzten zwei Wochen — der Zeitraum liegt bei dir.

Viele Steuerberater wollen außerdem ein bestimmtes Dokument in jedem Paket sehen, etwa die Kreditkarten- oder Amex-Abrechnung des Monats. Schick sie in den Chat und bitte den Agent, sie in den Export zu legen. Du kannst ihn auch dauerhaft anweisen, diese Beilage künftig in jedes Monatspaket aufzunehmen — dann denkt er von sich aus daran.

Gezielte Anfragen beantworten

Fragt dein Steuerberater nur nach bestimmten Buchungen — etwa „Aufstellung mit Belegen für diese fünf Positionen" —, erzeugst du einen gefilterten Export nur für diese Transaktionen. Auf Wunsch fügst du eine kurze Notiz für den Empfänger hinzu, die auf der Übersichtsseite des Links erscheint („Antwort auf Ihre Anfrage …").

Häufige Fragen

Was steckt im Monats-Export?

Ein ZIP mit den Belegen des Monats, einer Transaktions-CSV und den DATEV-Buchungsstapeln der Quellen, die du aktiviert hast — Stripe, Shopify, Bankkonten oder Miles & More. In der Testversion und ohne bezahltes Abo sind es höchstens 10 Belegdateien pro Export. CSV und DATEV-Stapel zählen nicht in dieses Limit.

Kann ich Eingangs- und Ausgangsrechnungen getrennt bekommen?

Ja. Unter Export → Monats-ZIP → Exporteinstellungen stellst du die Ordnerstruktur auf Eingangs- und Ausgangsrechnungen um. Rechnungen und Gutschriften deiner Lieferanten liegen dann im Ordner Eingangsrechnungen, Rechnungen und Gutschriften an deine Kunden im Ordner Ausgangsrechnungen, egal von welchem Konto. Die Gutschrift eines Lieferanten bleibt also eine Eingangsrechnung, auch wenn dir Geld zurückgezahlt wird. Lässt der Beleg die Richtung nicht erkennen, entscheidet die Zahlung: Ausgaben zu den Eingangs-, Einnahmen zu den Ausgangsrechnungen. Das gilt für den Download, den Share-Link und den Export im Chat.

Muss sich mein Steuerberater einloggen?

Nein. Der Share-Link ist login-frei: Du gibst ihn weiter, dein Steuerberater öffnet ihn im Browser und lädt das Paket herunter — ohne Konto.

Kann ich den Export auch wöchentlich oder alle zwei Wochen bekommen?

Ja. Du bestimmst den Zeitraum — frag den Agent z. B. nach dem Export der laufenden Woche oder der letzten zwei Wochen, nicht nur nach ganzen Monaten.

Kann eine feste Beilage (z. B. die Kreditkartenabrechnung) immer mit dabei sein?

Ja. Schick die Abrechnung in den Chat und bitte den Agent, sie in den Export aufzunehmen. Du kannst ihn auch dauerhaft anweisen, ein bestimmtes Dokument in jedes Monatspaket zu legen — dann denkt er von sich aus daran.