Lexikon · Buchhaltung & Aufbewahrung

Betriebsausgabenpauschale

Die Betriebsausgabenpauschale erlaubt einzelnen Berufsgruppen, statt der Einzelkosten einen Anteil der Betriebseinnahmen abzuziehen: hauptberuflich schriftstellerisch oder journalistisch 30 %, höchstens 3.600 €; nebenberuflich 25 %, höchstens 900 €.

Die Betriebsausgabenpauschale ist eine Vereinfachungsregelung der Finanzverwaltung: Statt jede einzelne Ausgabe zu belegen, darf ein fester Prozentsatz der Betriebseinnahmen als Betriebsausgabe abgezogen werden. Sie steht nicht im Gesetz, sondern in den Einkommensteuer-Hinweisen zu § 18 EStG (H 18.2 EStH), und sie gilt ausdrücklich nur für einzelne Tätigkeiten — nicht für Selbstständige allgemein.

Wer die Pauschale nutzen darf

Die Sätze für schriftstellerische, journalistische, wissenschaftliche, künstlerische sowie Lehr- und Prüfungstätigkeiten wurden durch BMF-Schreiben vom 06.04.2023 wegen des gestiegenen Preisniveaus angehoben und gelten seit dem Veranlagungszeitraum 2023; ältere Quellen nennen noch deutlich niedrigere Höchstbeträge. Am selben Tag hob die Verwaltung auch die Pauschale in der Kindertagespflege an.

Rechenbeispiel: Wann lohnt sich die Pauschale?

Eine hauptberuflich selbständige Journalistin ermittelt ihren Gewinn per Einnahmenüberschussrechnung. Ihre tatsächlichen Betriebsausgaben — Fachliteratur, Telefon, anteilige Arbeitsmittel — belaufen sich auf 2.900 €. Die Pauschale entwickelt sich abhängig von den Einnahmen so:

Ab 12.000 € Betriebseinnahmen ist der Höchstbetrag erreicht — jeder weitere Euro Einnahme erhöht den pauschalen Abzug nicht mehr. Bei der Nebentätigkeitspauschale liegt dieser Kipppunkt schon bei 3.600 € Einnahmen, weil 25 % davon exakt 900 € ergeben. Ein nebenberuflicher Dozent mit 5.000 € Honoraren setzt also nicht 1.250 €, sondern nur 900 € an.

Was die Pauschale nicht abdeckt

Sie bezieht sich ausschließlich auf die begünstigte Tätigkeit. Wer daneben andere selbständige Einkünfte erzielt — etwa aus Beratung oder Softwareentwicklung —, muss diese getrennt und mit Einzelnachweis ermitteln; ein einheitlicher Prozentsatz auf sämtliche Honorare ist nicht zulässig. Umsatzsteuerlich ändert sich gar nichts: Die Pauschale ist eine ertragsteuerliche Vereinfachung, Vorsteuer gibt es weiterhin nur aus tatsächlich vorliegenden Rechnungen. Auch die allgemeinen Aufzeichnungspflichten und die Aufbewahrungsfristen für Einnahmenbelege bleiben bestehen.

So wird die Pauschale erfasst

In der Einnahmenüberschussrechnung ist die Pauschale kein Buchungsvorgang, sondern eine Position der Gewinnermittlung: Es fließt kein Geld ab, es gibt keine Rechnung und kein Konto, auf das etwas gebucht würde. Der Betrag wird in der Anlage EÜR als übrige unbeschränkt abziehbare Betriebsausgabe angesetzt. Wer parallel eine laufende Buchhaltung führt, erfasst ihn üblicherweise erst im Rahmen der Jahresabschlussarbeiten, sobald die Betriebseinnahmen der begünstigten Tätigkeit feststehen.

Das Wahlrecht wird für jedes Jahr neu ausgeübt. Ein Wechsel zwischen Pauschale und Einzelnachweis von Jahr zu Jahr ist zulässig — er lohnt sich immer dann, wenn in einem Jahr eine größere Anschaffung ansteht. In genau diesem Fall gilt jedoch: Wer die Anschaffung geltend machen will, muss für dieses Jahr komplett auf die Pauschale verzichten und sämtliche Kosten belegen. Deshalb ist es sinnvoll, die Belege auch in Pauschaljahren zu sammeln, statt sie wegzuwerfen — erst am Jahresende zeigt sich, welcher Weg günstiger ist.

Häufige Fehler

• Pauschale auf den Gewinn statt auf die Einnahmen gerechnet: Bemessungsgrundlage sind stets die Betriebseinnahmen der begünstigten Tätigkeit, nicht der Überschuss.
• Höchstbetrag mehrfach angesetzt, weil mehrere Nebentätigkeiten getrennt abgerechnet wurden — die 900 € gibt es nur einmal pro Jahr.
• Nebentätigkeit als Hauptberuf deklariert: Der 30-%-Satz setzt eine hauptberufliche selbständige schriftstellerische oder journalistische Tätigkeit voraus, nicht bloß deren gelegentliche Ausübung.
• Pauschale zusätzlich zu einzelnen Kosten abgezogen — dieser Doppelabzug fällt bei jeder Prüfung sofort auf.

Abgrenzung zu ähnlichen Vergünstigungen

Die Betriebsausgabenpauschale wird häufig mit steuerfreien Einnahmen verwechselt. Der Übungsleiterfreibetrag nach § 3 Nr. 26 EStG (3.300 € im Jahr) und die Ehrenamtspauschale nach § 3 Nr. 26a EStG (960 € im Jahr) stellen dagegen die Einnahmen selbst steuerfrei — sie setzen eine nebenberufliche Tätigkeit im gemeinnützigen, mildtätigen oder kirchlichen Bereich voraus und schließen einen zusätzlichen Ausgabenabzug für denselben Bereich weitgehend aus.

Wer nicht zu den begünstigten Gruppen gehört, ist auf die gesetzlich geregelten Einzelpauschalen angewiesen: die Home-Office-Pauschale, die Kilometerpauschale für betriebliche Fahrten und den Verpflegungsmehraufwand auf Reisen. Alles Übrige braucht einen Beleg — und genau daran scheitert der Abzug in der Praxis öfter als an der Rechtslage. Wie viel eine einzelne Fahrt bringt, lässt sich vorab mit dem Kilometergeld-Rechner prüfen.