Verpflegungsmehraufwand
Verpflegungsmehraufwand sind die gesetzlichen Pauschalen für die Verpflegung auf einer Auswärtstätigkeit – 2026 im Inland 28 € je vollem Kalendertag und 14 € am An-/Abreisetag sowie bei über acht Stunden Abwesenheit (§ 9 Abs. 4a EStG).
Der Verpflegungsmehraufwand – amtlich Verpflegungspauschale – ist der pauschale Ausgleich dafür, dass Essen unterwegs teurer ist als zu Hause. Statt Einzelbelege zu sammeln, setzt du feste Beträge je Abwesenheitstag an (§ 9 Abs. 4a EStG). Die Pauschale ist zwingend: Sie darf weder durch höhere tatsächliche Kosten aufgestockt noch durch niedrigere gemindert werden. Aus ihr lässt sich außerdem keine Vorsteuer ziehen, weil ihr keine Rechnung zugrunde liegt.
Die Inlandspauschalen 2026
| Situation | Pauschale | Voraussetzung |
|---|---|---|
| Voller Kalendertag einer mehrtägigen Reise | 28 € | 24 Stunden abwesend |
| An- und Abreisetag | je 14 € | Übernachtung außerhalb der Wohnung, keine Mindeststundenzahl |
| Eintägige Reise | 14 € | mehr als acht Stunden abwesend |
| Eintägige Reise, kurz | 0 € | acht Stunden oder weniger |
| Reise über Nacht ohne Übernachtung | 14 € | Abwesenheit über zwei Kalendertage, mehr als acht Stunden; angesetzt am Tag mit der überwiegenden Abwesenheit |
Die Beträge gelten seit 2020 unverändert und wurden auch für 2026 nicht angehoben. Wer schnell rechnen will, nutzt den Verpflegungsmehraufwand-Rechner.
Kürzung bei gestellten Mahlzeiten
Sobald der Arbeitgeber – oder auf seine Veranlassung ein Dritter, etwa das gebuchte Hotel – eine Mahlzeit stellt, wird die Pauschale gekürzt:
| Mahlzeit | Kürzung | Inland (Basis 28 €) |
|---|---|---|
| Frühstück | 20 % | 5,60 € |
| Mittagessen | 40 % | 11,20 € |
| Abendessen | 40 % | 11,20 € |
| Vollverpflegung | 100 % | 28,00 € – die Pauschale entfällt |
Drei Details entscheiden über die Richtigkeit der Abrechnung: Die Kürzung darf die Pauschale nie unter null drücken. Zahlt die reisende Person einen Eigenanteil, mindert dieser den Kürzungsbetrag. Und die Kürzung greift auch dann, wenn die Mahlzeit nicht angenommen wurde.
Die 20 bzw. 40 Prozent beziehen sich immer auf die Tagespauschale für 24 Stunden – und im Ausland auf die des maßgebenden Landes, nicht auf die Inlandspauschale. Beispiel aus dem BMF-Schreiben: Wer morgens noch in Straßburg frühstückt und abends in Kopenhagen ankommt, muss um 15 € kürzen (20 % der dänischen 75-€-Pauschale), nicht um 5,60 €.
Auslandspauschalen
Für Auslandsreisen gelten länderspezifische Sätze, die das Bundesfinanzministerium jährlich neu bekannt gibt – zuletzt mit BMF-Schreiben vom 5. Dezember 2025 für Reisen ab dem 1. Januar 2026. Ein Ausschnitt:
| Land | 24 Stunden | An-/Abreisetag |
|---|---|---|
| Österreich | 50 € | 33 € |
| Frankreich (Paris) | 58 € | 39 € |
| Niederlande | 58 € | 39 € |
| Dänemark | 75 € | 50 € |
| Schweiz (Bern) | 82 € | 55 € |
| USA (New York City) | 66 € | 44 € |
Maßgebend ist bei eintägigen Auslandsreisen der letzte Tätigkeitsort im Ausland, bei mehrtägigen Reisen der Ort, den du vor 24 Uhr Ortszeit erreichst. Für Länder ohne eigenen Eintrag gilt der Satz für Luxemburg. Die vollständige Liste steht im BMF-Schreiben – erfundene Länderwerte fallen in jeder Prüfung auf.
Wer die Pauschale ansetzen darf
Die Regeln gelten für Arbeitnehmer und Selbständige gleichermaßen: § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 5 EStG verweist für den Betriebsausgabenabzug auf dieselben Pauschalen. Auch bei doppelter Haushaltsführung steht der Verpflegungsmehraufwand zu – dort allerdings nur für die ersten drei Monate nach Bezug der Zweitwohnung. Erstattet der Arbeitgeber, bleibt die Zahlung im Rahmen der Pauschalen nach § 3 Nr. 16 EStG steuerfrei; darüber hinaus greift die pauschale Versteuerung mit 25 %, solange die Pauschale um höchstens 100 % überschritten wird. Wurden Mahlzeiten gestellt, muss der Arbeitgeber das außerdem in der Lohnsteuerbescheinigung mit dem Großbuchstaben M ausweisen (§ 41b Abs. 1 Satz 2 Nr. 8 EStG) – ein Detail, das in Lohnsteuer-Außenprüfungen regelmäßig kontrolliert wird.
Dreimonatsfrist und Rechenbeispiel
Der Abzug ist auf die ersten drei Monate an derselben Tätigkeitsstätte begrenzt (§ 9 Abs. 4a Satz 6 EStG). Die Frist beginnt erst, wenn du dort an mindestens drei Tagen pro Woche arbeitest, und startet nach einer Unterbrechung von mindestens vier Wochen neu – unabhängig vom Grund. Urlaub, Krankheit und Wochenendheimfahrten unterbrechen sie also nicht automatisch; prüfen lässt sich das mit dem Dreimonatsfrist-Rechner.
Beispiel für eine dreitägige Inlandsreise mit zwei Hotelnächten inklusive Frühstück und einem vom Arbeitgeber bezahlten Abendessen: 14 € + 28 € + 14 € = 56 €, abzüglich 2 x 5,60 € Frühstück und 11,20 € Abendessen = 33,60 €. Verbucht wird das im SKR03 auf 4674, im SKR04 auf 6674 – Details im Ratgeber Reisekosten buchen. Der Betrag gehört anschließend in die Reisekostenabrechnung, zusammen mit Fahrtkosten und Reisenebenkosten.
Häufige Fragen
Wie hoch ist die Verpflegungspauschale 2026 im Inland?
28 € für jeden Kalendertag mit 24 Stunden Abwesenheit und 14 € für An- und Abreisetage sowie für eintägige Reisen mit mehr als acht Stunden Abwesenheit. Diese Beträge stehen unverändert in § 9 Abs. 4a EStG.
Um wie viel wird die Pauschale gekürzt, wenn das Hotel Frühstück serviert?
Um 20 % der vollen Tagespauschale, im Inland also um 5,60 €. Der Prozentsatz bezieht sich immer auf die 24-Stunden-Pauschale – auch an einem Tag, für den nur 14 € angesetzt werden.
Bekomme ich die Pauschale auch bei weniger als acht Stunden Abwesenheit?
Nein. Bei einer eintägigen Auswärtstätigkeit von acht Stunden oder weniger gibt es keinen Verpflegungsmehraufwand. Nur bei mehrtägigen Reisen mit Übernachtung entfällt die Mindestdauer für An- und Abreisetag.
Was passiert nach drei Monaten am selben Einsatzort?
Dann entfällt die Verpflegungspauschale für diese Tätigkeitsstätte. Die Frist beginnt neu, wenn die Tätigkeit dort mindestens vier Wochen unterbrochen wird – der Grund der Unterbrechung spielt dabei keine Rolle.
Gilt die Kürzung auch, wenn ich die Mahlzeit gar nicht esse?
Ja. Der Bundesfinanzhof hat entschieden, dass schon die Bereitstellung der Mahlzeit die Kürzung auslöst; ob sie tatsächlich eingenommen wird, ist unerheblich.
Wo finde ich die Pauschalen für Auslandsreisen?
Im BMF-Schreiben vom 5. Dezember 2025, das die Länderpauschalen ab dem 1. Januar 2026 festlegt. Für Länder, die dort nicht aufgeführt sind, gilt der Pauschbetrag für Luxemburg.