UBL (Universal Business Language)
UBL (Universal Business Language) ist ein XML-Standard der Organisation OASIS für Geschäftsdokumente; UBL 2.1 ist als ISO/IEC 19845 normiert und eine der beiden Syntaxen, in denen eine E-Rechnung nach EN 16931 ausgedrückt werden darf.
UBL steht für Universal Business Language und ist eine XML-Sprache für Geschäftsdokumente, entwickelt von der Standardisierungsorganisation OASIS. Sie beschreibt nicht nur Rechnungen, sondern eine ganze Dokumentfamilie — Bestellung, Auftragsbestätigung, Lieferschein, Gutschrift und dutzende weitere Belegtypen. Die für die europäische E-Rechnung maßgebliche Version UBL 2.1 ist zugleich als internationale Norm ISO/IEC 19845 veröffentlicht.
Für die E-Rechnung ist UBL eine von zwei zugelassenen Syntaxen. Die Norm EN 16931 legt fest, welche Informationen eine Rechnung enthalten muss; die technische Spezifikation CEN/TS 16931-3-2 legt fest, in welche UBL-Elemente diese Informationen zu schreiben sind. Die zweite zugelassene Syntax ist CII, gebunden durch CEN/TS 16931-3-3.
Wie eine UBL-Rechnung aufgebaut ist
Eine UBL-Rechnung ist eine einzelne XML-Datei. Ihr Wurzelelement heißt Invoice im Namensraum urn:oasis:names:specification:ubl:schema:xsd:Invoice-2; für Gutschriften gibt es CreditNote. Innerhalb der Datei arbeiten zwei Präfixe nebeneinander: cbc für Common Basic Components, also einfache Werte wie Datum, Betrag oder Kennung, und cac für Common Aggregate Components, also zusammengesetzte Strukturen wie Parteien, Adressen und Rechnungspositionen.
Die folgende Tabelle zeigt, wie die wichtigsten BT-Felder der Norm in UBL landen:
| BT | Bedeutung | UBL-Element |
|---|---|---|
| BT-24 | Spezifikationskennung | cbc:CustomizationID |
| BT-1 | Rechnungsnummer | cbc:ID |
| BT-2 | Rechnungsdatum | cbc:IssueDate |
| BT-3 | Rechnungsart-Code | cbc:InvoiceTypeCode |
| BT-5 | Rechnungswährung | cbc:DocumentCurrencyCode |
| BT-9 | Fälligkeitsdatum | cbc:DueDate |
| BT-10 | Käuferreferenz, in Deutschland die Leitweg-ID | cbc:BuyerReference |
| BT-13 | Bestellreferenz | cac:OrderReference/cbc:ID |
| BT-115 | Fälliger Zahlbetrag | cac:LegalMonetaryTotal/cbc:PayableAmount |
| BT-126 | Kennung der Rechnungsposition | cac:InvoiceLine/cbc:ID |
Für die Verwaltung ist vor allem BT-10 wichtig: Dort trägt eine Rechnung an Bund, Länder oder Kommunen die Leitweg-ID, an der das Rechnungseingangsportal den richtigen Empfänger erkennt.
Wie eine UBL-Rechnung geprüft wird
Die Prüfung läuft in zwei Stufen. Zuerst kontrolliert das XML-Schema, ob die Datei technisch wohlgeformt ist und alle Elemente an der richtigen Stelle stehen. Danach greifen Schematron-Regeln, die den Inhalt prüfen: ob Pflichtfelder besetzt sind, ob Summen aufgehen, ob Codes aus der zulässigen Liste stammen. Welches Regelwerk dabei anzuwenden ist, verrät das Feld BT-24 im Element cbc:CustomizationID. Dort steht eine Kennung wie urn:cen.eu:en16931:2017#compliant#urn:fdc:peppol.eu:2017:poacc:billing:3.0 für Peppol BIS Billing 3.0 oder urn:cen.eu:en16931:2017#compliant#urn:xeinkauf.de:kosit:xrechnung_3.0 für die XRechnung. Fehlermeldungen mit dem Präfix BR stammen aus der Norm, solche mit BR-DE aus dem deutschen Standard.
Wo UBL in der Praxis vorkommt
- Peppol: Das Rechnungsformat Peppol BIS Billing 3.0 übernimmt das UBL-2.1-Schema unverändert und schränkt es als CIUS ein. Wer über das Peppol-Netzwerk versendet, versendet in aller Regel UBL.
- Nord- und Westeuropa: In Skandinavien, den Niederlanden und Belgien ist UBL die verbreitete Grundlage nationaler Rechnungsprofile.
- XRechnung: Der deutsche Standard ist eine CIUS der EN 16931 und lässt beide Syntaxen zu — dieselbe XRechnung kann als UBL oder als CII ausgeliefert werden. Details zum Format stehen auf unserer Seite XRechnung.
- Nicht UBL: ZUGFeRD und Factur-X betten ausschließlich CII in ihr PDF ein.
Die Wahl der Syntax trifft der Absender, nicht der Empfänger. Seit dem 1. Januar 2025 gilt die Empfangspflicht für inländische B2B-Rechnungen — eine Eingangsverarbeitung, die nur CII lesen kann, ist damit unvollständig. Prüfe vor dem Start, ob deine Software beide Syntaxen validiert und visualisiert.
Norm, Syntax, Format, Netzwerk — die Begriffe sauber trennen
- EN 16931 ist die Norm: das semantische Datenmodell mit den BT- und BG-Feldern.
- UBL und CII sind die Syntaxen: die XML-Sprachen, in denen dieses Modell notiert wird.
- XRechnung und ZUGFeRD sind Ausprägungen: nationale Nutzungsvorgaben beziehungsweise ein hybrides Dateiformat.
- Peppol ist der Übertragungsweg: ein Netzwerk aus Zugangspunkten, kein Rechnungsformat.
Diese vier Ebenen werden im Alltag ständig verwechselt. Wer sie auseinanderhält, kann eine Anforderung wie „wir brauchen Peppol“ übersetzen in die eigentliche Frage: welche Syntax, welches Profil, welcher Zugangspunkt. Der Ratgeber E-Rechnungsformate im Vergleich geht die Entscheidung Schritt für Schritt durch.
Häufige Fragen
Was ist der Unterschied zwischen UBL und CII?
Beides sind XML-Syntaxen für dieselbe Norm. UBL stammt von OASIS und arbeitet mit den Präfixen cbc und cac, CII stammt von UN/CEFACT und gliedert die Rechnung in Kontext, Kopf und Transaktion. Inhaltlich sind beide gleichwertig, weil EN 16931 dasselbe Datenmodell vorgibt.
Ist UBL dasselbe wie XRechnung?
Nein. XRechnung ist eine CIUS, also eine verschärfende Nutzungsvorgabe zur Norm EN 16931, und kann sowohl in UBL als auch in CII übermittelt werden. UBL ist nur die Syntax, in der die Datei geschrieben ist.
Muss ich als Rechnungsempfänger UBL verarbeiten können?
Ja. Seit dem 1. Januar 2025 müssen inländische Unternehmen E-Rechnungen empfangen können, und der Absender wählt die Syntax. Wer nur CII verarbeitet, kann eine formal korrekte UBL-Rechnung nicht ablehnen.
Woran erkenne ich, ob eine XML-Datei UBL ist?
Am Wurzelelement und am Namensraum: UBL-Rechnungen beginnen mit Invoice beziehungsweise CreditNote im Namensraum urn:oasis:names:specification:ubl:schema:xsd:Invoice-2. CII-Dateien beginnen dagegen mit CrossIndustryInvoice.
Nutzt Peppol UBL oder CII?
Peppol BIS Billing 3.0 setzt auf UBL 2.1 und übernimmt dessen Schema unverändert. Peppol ist dabei kein Format, sondern das Netzwerk, über das die Datei transportiert wird.