DATEV-Buchungsstapel (EXTF)
Ein DATEV-Buchungsstapel ist eine CSV-Datei im DATEV-Format (EXTF), mit der gesammelte Buchungssätze – ein Geschäftsvorfall je Zeile – an die DATEV-Buchhaltung bzw. den Steuerberater übergeben werden.
Der DATEV-Buchungsstapel ist das verbreitetste Austauschformat zwischen Vorsystemen und der DATEV-Finanzbuchhaltung. Technisch ist es eine CSV-Datei nach der EXTF-Spezifikation: eine Kopfzeile mit Metadaten, eine Zeile mit den Spaltenüberschriften und danach je Zeile ein Buchungssatz. So wandern die Buchungen eines Monats ohne Abtippen in die Kanzlei.
Aufbau der Datei
Die Datei ist in Windows-1252 kodiert, Felder werden durch Semikolon getrennt, Textfelder in Anführungszeichen gesetzt, Beträge mit Komma als Dezimaltrenner geschrieben. Der Kopfsatz beginnt mit der Kennung EXTF, der Versionsnummer 700, der Formatkategorie 21 für Buchungsstapel, dem Formatnamen und der Satzformat-Version. Danach folgen die Angaben, die den Stapel eindeutig einem Mandanten und einem Zeitraum zuordnen:
| Position im Kopfsatz | Inhalt | Beispiel |
|---|---|---|
| 1 bis 5 | Kennung, Versionsnummer, Formatkategorie, Formatname, Satzformat-Version | EXTF, 700, 21, Buchungsstapel |
| 11 / 12 | Beraternummer und Mandantennummer | 1234567 / 56789 |
| 13 | Beginn des Wirtschaftsjahres (JJJJMMTT) | 20260101 |
| 14 | Sachkontenlänge | 4 |
| 15 / 16 | Datumsbereich der enthaltenen Buchungen | 20260601 bis 20260630 |
| 17 | Bezeichnung des Stapels | Juni 2026 |
| 22 | Währungskennzeichen | EUR |
Die wichtigsten Buchungsfelder
Die Buchungszeile des gängigen Satzformats hat 124 Spalten, von denen die meisten leer bleiben dürfen. Diese hier sind die tragenden:
| Feld | Bedeutung | Beispiel |
|---|---|---|
| 1 Umsatz | Betrag immer positiv, ohne Vorzeichen | 89,90 |
| 2 Soll-/Haben-Kennzeichen | S oder H, bezogen auf das Feld Konto | S |
| 3 WKZ Umsatz | leer bei Euro, sonst ISO-Währungscode | USD |
| 7 Konto | bebuchtes Sachkonto oder Personenkonto | 6815 |
| 8 Gegenkonto | Gegenkonto ohne Buchungsschlüssel | 1800 |
| 9 BU-Schlüssel | Steuer- und Berichtigungsschlüssel, leer bei Automatikkonten | – |
| 10 Belegdatum | Tag und Monat ohne Jahr | 1502 |
| 11 Belegfeld 1 | Rechnungs- oder Belegnummer | ER-2026-0142 |
| 14 Buchungstext | Kurzbeschreibung des Vorgangs | Stromabschlag Juni |
| 114 Festschreibung | 0 = offen, 1 = festgeschrieben | 0 |
Die Sachkontenlänge im Kopfsatz muss zur Einstellung des Mandanten passen. Wird ein vierstelliger Stapel in eine fünfstellige Umgebung importiert, landen die Buchungen auf falschen Konten oder der Import bricht ab – ein Fehler, der erst in der Auswertung auffällt.
Festschreibung
Das Feld Festschreibung entscheidet, ob die importierten Sätze sofort unveränderbar gesetzt werden. Dahinter steht § 146 Abs. 4 AO: Eine Buchung darf später nicht so geändert werden, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist. Vorsysteme übergeben deshalb in der Regel eine 0 und überlassen die Festschreibung der Kanzlei, die den Stapel zunächst prüft. Spätestens mit der Umsatzsteuer-Voranmeldung werden die Buchungen dann festgeschrieben; danach sind nur noch Korrekturbuchungen möglich, keine stillen Änderungen.
Was der Stapel enthält – und was nicht
Ein Buchungsstapel transportiert Buchungssätze, keine Stammdaten. Konten, Debitoren und Kreditoren müssen im Zielsystem existieren oder über eine eigene Stammdatendatei geliefert werden; unbekannte Personenkonten führen sonst zu abgewiesenen Zeilen. Auch die Belege selbst stecken nicht in der CSV: Die Buchungszeile kann nur auf ein digitales Dokument verweisen, das über den Belegtransfer separat bereitgestellt wird. Und der Stapel ersetzt keine Prüfung – ob eine Ausgabe abziehbar ist, welcher Steuersatz gilt und ob ein Privatanteil herauszurechnen ist, entscheidet die Kontierung im Vorsystem oder die Kanzlei.
Import in die Kanzleisoftware
Weil der Kopfsatz genau einen Datumsbereich trägt, wird üblicherweise ein Stapel je Monat und Mandant übergeben. Die Kanzlei importiert ihn im Rechnungswesen-Programm und erhält ein Protokoll mit abgewiesenen Zeilen. Typische Ablehnungsgründe sind unbekannte Konten, Buchungen außerhalb des angegebenen Datumsbereichs, ein Belegfeld über der zulässigen Länge oder eine nicht passende Berater-Mandanten-Kombination. Sauber vorbereitete Kontierungen und eindeutige Belegnummern reduzieren diese Nacharbeit deutlich. belege.ai erzeugt einen solchen Stapel inklusive der zugehörigen Belegbilder; mehr dazu auf der Seite zur DATEV-Anbindung und unter Steuerberater.
Häufige Fragen
Was ist der Unterschied zwischen EXTF und DTVF?
EXTF kennzeichnet Dateien aus Fremdprogrammen, DTVF solche, die DATEV selbst erzeugt hat. Für den Export aus einem Vorsystem ist immer EXTF zu verwenden.
In welchem Zeichensatz muss die Datei vorliegen?
In Windows-1252, mit Semikolon als Trennzeichen und Komma als Dezimaltrenner. Wird die Datei versehentlich als UTF-8 gespeichert, kommen Umlaute in der Kanzleisoftware verstümmelt an.
Warum enthält das Belegdatum kein Jahr?
Weil das Jahr aus dem Wirtschaftsjahresbeginn und dem Datumsbereich im Kopfsatz abgeleitet wird. In der Buchungszeile steht das Belegdatum nur als Tag und Monat.
Was bedeutet das Feld Festschreibung?
Es steuert, ob die Buchungen sofort unveränderbar gesetzt werden. Vorsysteme liefern hier üblicherweise eine 0, damit die Kanzlei vor der Festschreibung noch korrigieren kann.
Warum lehnt DATEV meinen Buchungsstapel ab?
Meist wegen abweichender Sachkontenlänge, falscher Berater- oder Mandantennummer oder Buchungen außerhalb des im Kopfsatz angegebenen Datumsbereichs. Diese Angaben müssen exakt zum Mandanten passen.
Kann ich Belegbilder mitliefern?
Ja, über ein Belegverweisfeld in der Buchungszeile lassen sich Buchungen mit digitalen Belegen verknüpfen, sodass die Kanzlei das Dokument direkt zur Buchung sieht.