Lexikon · Doppelte Buchführung

Sachkonto

Ein Sachkonto ist ein Konto des Hauptbuchs, auf dem gleichartige Geschäftsvorfälle sachlich gesammelt werden — etwa Bank, Kasse, Bürobedarf oder Erlöse 19 %; seine Nummer stammt aus dem verwendeten Kontenrahmen.

Ein Sachkonto ist ein Konto des Hauptbuchs, auf dem gleichartige Vorgänge zusammenlaufen: alle Bankbewegungen auf dem Bankkonto, aller Bürobedarf auf dem Aufwandskonto Bürobedarf, alle Umsätze zum Regelsteuersatz auf dem Erlöskonto. Jede Buchung im Journal trifft mindestens zwei davon — ein Konto und sein Gegenkonto.

Sachkonto und Personenkonto

Die Buchhaltung kennt zwei Kontenarten. Sachkonten stehen im Hauptbuch und bilden Sachverhalte ab. Personenkonten stehen in den Nebenbüchern und bilden einzelne Geschäftspartner ab: je ein Konto pro Debitor und pro Kreditor. Im Hauptbuch tauchen diese Einzelkonten nicht auf; sie laufen auf den Sammelkonten „Forderungen aus Lieferungen und Leistungen“ und „Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen“ zusammen. Aus den Personenkonten entsteht die Liste der offenen Posten, aus den Sachkonten die Bilanz.

Bestandskonten und Erfolgskonten

Jedes Sachkonto ist entweder ein Bestandskonto oder ein Erfolgskonto. Bestandskonten führen einen Bilanzposten fort — Bank, Kasse, Forderungen, Verbindlichkeiten, Anlagevermögen. Ihr Saldo wandert am Jahresende in die Schlussbilanz und im neuen Jahr über die Eröffnungsbuchung wieder heraus. Erfolgskonten erfassen Aufwendungen und Erträge; sie werden über die Gewinn- und Verlustrechnung abgeschlossen und beginnen jedes Jahr bei null.

Die Nummer kommt aus dem Kontenrahmen

Welche Nummer ein Sachkonto trägt, gibt der Kontenrahmen vor. In Deutschland dominieren die beiden DATEV-Standardkontenrahmen. Dieselbe Sache trägt dort unterschiedliche Nummern:

Der Kontenrahmen ist der Vorrat, der Kontenplan die daraus tatsächlich genutzte Auswahl. Ein Handwerksbetrieb braucht keine Konten für innergemeinschaftliche Dreiecksgeschäfte, ein Onlinehändler sehr wohl. In der Praxis kommt ein kleines Unternehmen mit dreißig bis achtzig Sachkonten aus, obwohl der Standardkontenrahmen mehrere tausend anbietet. Weitere Konten legt man erst an, wenn eine Auswertung sie wirklich braucht — jedes zusätzliche Konto muss der Kanzlei und der Abschlussgliederung zugeordnet werden.

An vielen Sachkonten hängt außerdem ein Steuerschlüssel. Auf einem solchen Automatikkonto — etwa 8400 „Erlöse 19 % USt“ im SKR 03 — wird die Umsatzsteuer beim Buchen selbsttätig herausgerechnet und auf das Steuerkonto gestellt. Wer sie zusätzlich von Hand erfasst, bucht sie doppelt. Deshalb ist die Kontowahl nie nur eine Frage der Systematik, sondern immer auch eine Steuerentscheidung.

Am Jahresende laufen die Salden der Sachkonten in die Auswertungen: Bestandskonten in die Bilanz, Erfolgskonten in die Gewinn- und Verlustrechnung, beides zusammen in die monatliche BWA. Eine schief kontierte Position verändert dabei selten den Gewinn, aber regelmäßig das Bild — Reisekosten, die als Bewirtung laufen, oder Anschaffungen, die als laufender Aufwand statt als Anschaffungskosten gebucht werden, verzerren jede Auswertung, auf die später Entscheidungen gestützt werden.

Warum die Kontowahl vom Beleg abhängt

Beim Kontieren ist die Wahl des richtigen Sachkontos die eigentliche Entscheidung, und sie lässt sich aus der Bankzeile allein selten treffen. Eine Abbuchung über 149 € bei einem Elektronikhändler kann Bürobedarf sein, ein geringwertiges Wirtschaftsgut oder eine Privatentnahme. Ein Restaurantbetrag kann Bewirtung von Geschäftspartnern sein, Arbeitnehmerbewirtung oder privat. Erst der Beleg sagt, welches Konto stimmt und welcher Steuerschlüssel dazugehört — und ohne ihn bleibt am Ende nur ein Sammelkonto, das später erneut angefasst werden muss.

Deshalb beginnt saubere Kontierung nicht in der Software, sondern bei der Belegbeschaffung: Wer die Rechnung zur Bankzeile hat, kontiert in Sekunden; wer sie sucht, kontiert Wochen später aus dem Gedächtnis. Genau diese Zuordnung übernimmt belege.ai, indem es Belege aus E-Mail-Postfächern und Portalen einsammelt und an die passende Banktransaktion hängt — die Buchung selbst bleibt Sache der Buchhaltung.