Gegenkonto
Das Gegenkonto ist bei einer Buchung das zweite angesprochene Konto: Was auf dem einen Konto im Soll steht, steht auf dem Gegenkonto im Haben — bei „Bürobedarf an Bank“ ist die Bank das Gegenkonto.
Weil in der doppelten Buchführung jeder Betrag zweimal erfasst wird, hat jede Buchung zwei Seiten. Das Gegenkonto ist aus Sicht des betrachteten Kontos das jeweils andere: Im BuchungssatzBürobedarf an Bank ist die Bank das Gegenkonto zum Aufwand — und der Aufwand das Gegenkonto zur Bank. Der Begriff ist relativ, nicht absolut.
Soll an Haben
Ein Buchungssatz wird immer in der Form Sollkonto an Habenkonto geschrieben. Links steht, wohin der Wert fließt, rechts, woher er kommt. Bei Soll und Haben geht es dabei nicht um Plus und Minus im Alltagssinn: Auf einem Aktivkonto bedeutet Soll eine Zunahme, auf einem Passivkonto eine Abnahme. Solange beide Seiten denselben Betrag tragen, bleibt die Bilanzgleichung erhalten — deshalb muss zu jeder Sollbuchung eine Habenbuchung existieren.
Praktisch ist meist eine Seite vorgegeben und die andere die eigentliche Arbeit. Beim Verbuchen eines Kontoauszugs steht das Bankkonto fest, gesucht wird das passende Sachkonto als Gegenkonto. Bei einer Eingangsrechnung steht der Aufwand fest, das Gegenkonto ist das Kreditorenkonto — und erst die spätere Zahlung bringt die Bank ins Spiel. Auf den T-Konten lässt sich das nachzeichnen: Der Betrag taucht auf der linken Seite des einen und auf der rechten Seite des anderen Kontos auf, jeweils mit dem Namen des Gegenkontos als Beschriftung.
Deshalb ist „Gegenkonto“ auch die Spaltenbezeichnung, die in Importformaten und Buchungsmasken auftaucht. Im DATEV-Buchungsstapel steht je Zeile ein Konto, ein Gegenkonto, ein Betrag, ein Buchungsschlüssel und ein Belegfeld — mehr braucht es nicht, um eine vollständige Buchung zu beschreiben. Ob der Betrag im Soll oder im Haben landet, ergibt sich aus dem Vorzeichen beziehungsweise dem Soll-Haben-Kennzeichen der Zeile.
Rechenbeispiel mit Splitbuchung
Eine Bewirtungsrechnung über 119,00 € brutto (100,00 € netto zuzüglich 19,00 € Umsatzsteuer) wird per Firmenkarte bezahlt. Nach § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 EStG sind nur 70 % der angemessenen Bewirtungsaufwendungen Betriebsausgabe, die Vorsteuer bleibt dagegen zu 100 % abziehbar. Ein Zahlbetrag, drei Gegenkonten:
| Position | Betrag | SKR 03 | SKR 04 |
|---|---|---|---|
| Bewirtungskosten, abziehbar (70 %) | 70,00 € | 4650 | 6640 |
| Bewirtungskosten, nicht abzugsfähig (30 %) | 30,00 € | 4654 | 6644 |
| Abziehbare Vorsteuer 19 % | 19,00 € | 1576 | 1406 |
| Gegenkonto Bank (Haben) | 119,00 € | 1200 | 1800 |
Der Buchungssatz lautet im SKR 03 also 4650 / 4654 / 1576 an 1200. Solche Verteilungen auf mehrere Gegenkonten heißen Splitbuchung; ihre Summe muss exakt dem Zahlbetrag entsprechen, sonst bleibt eine Differenz auf dem Bankkonto stehen.
Automatikkonten und Steuerschlüssel
In DATEV-Systemen tragen viele Konten ihren Steuerschlüssel bereits in sich. Bucht man auf ein solches Automatikkonto, zerlegt das Programm den Betrag selbst und bespielt das Steuerkonto im Hintergrund. Die gängigen Schlüssel sind 3 für Umsatzsteuer 19 % und 9 für Vorsteuer 19 %; mit Schlüssel 40 lässt sich die Automatik für eine einzelne Buchung aufheben.
Wer auf ein Automatikkonto bucht und zusätzlich eine eigene Zeile für die Umsatzsteuer erfasst, bucht die Steuer doppelt. Der Fehler fällt in der laufenden Buchhaltung kaum auf, verschiebt aber die Umsatzsteuervoranmeldung und muss später berichtigt werden.
Ohne Beleg kein Gegenkonto
Die Bankzeile liefert immer nur eine Seite der Buchung. Welches Gegenkonto richtig ist, welcher Steuersatz gilt und ob ein Teil des Betrags vielleicht gar nicht betrieblich veranlasst war, ergibt sich erst aus dem Beleg. Fehlt er, bleibt nur eine Sammelposition, die vor dem Jahresabschluss erneut angefasst werden muss — und im schlechtesten Fall der verlorene Vorsteuerabzug. Wie die Konten für den häufigsten Streitfall aussehen, zeigt der Ratgeber Bewirtungskosten buchen im SKR 03 und SKR 04.
Häufige Fragen
Ist das Gegenkonto immer das Bankkonto?
Nein. Gegenkonto ist immer das jeweils andere Konto der Buchung. Beim Verbuchen eines Kontoauszugs ist es häufig die Bank, bei einer Eingangsrechnung dagegen das Kreditorenkonto und bei einer Abschreibung das Anlagekonto.
Wie finde ich das richtige Gegenkonto zu einer Bankbuchung?
Über den Beleg. Verwendungszweck und Betrag sagen nur, dass Geld geflossen ist; welche Leistung dahintersteht, ob Vorsteuer abziehbar ist und ob der Aufwand betrieblich veranlasst war, steht auf der Rechnung.
Kann eine Buchung mehrere Gegenkonten haben?
Ja, das ist eine Splitbuchung. Ein Zahlbetrag wird auf mehrere Konten verteilt, etwa bei einer Bewirtungsrechnung auf den abziehbaren Anteil, den nicht abziehbaren Anteil und die Vorsteuer. Die Summe muss dem Zahlbetrag entsprechen.
Was ist ein Automatikkonto?
Ein Sachkonto, an dem der Steuerschlüssel bereits hinterlegt ist. Bucht man darauf, zerlegt das Programm den Betrag selbst in Netto und Steuer. Eine zusätzlich erfasste Steuerzeile führt dann zu doppelt gebuchter Umsatzsteuer.
Was mache ich, wenn ich das Gegenkonto nicht kenne?
Auf ein Interimskonto für ungeklärte Posten buchen und den Beleg nachfordern. Das ist zulässig, muss aber vor dem Abschluss aufgelöst werden — Dauerbestände auf solchen Konten fallen in der Betriebsprüfung sofort auf.