Lexikon · Doppelte Buchführung

Buchungssatz

Ein Buchungssatz gibt an, welche Konten ein Geschäftsvorfall berührt, und wird immer in der Form „Soll an Haben“ notiert; die Summe der Soll-Beträge muss dabei stets der Summe der Haben-Beträge entsprechen.

Ein Buchungssatz beschreibt, welche Konten ein Geschäftsvorfall berührt und mit welchem Betrag. Er wird immer in der Form Soll an Haben notiert: zuerst das Konto, das im Soll angesprochen wird, dann das Gegenkonto im Haben.

Das Wörtchen an ist dabei reine Notation und bedeutet nicht, dass etwas an jemanden fließt. Bürobedarf an Bank heißt schlicht: Bürobedarf steht im Soll, Bank im Haben.

Rechenbeispiel: Eingangsrechnung mit Vorsteuer

Ein Betrieb kauft Büromaterial für 250,00 € netto. Bei 19 % Umsatzsteuer kommen 47,50 € Vorsteuer hinzu, der Rechnungsbetrag beträgt 297,50 € und wird sofort per Bank bezahlt.

Als Buchungssatz geschrieben: Bürobedarf 250,00 € und Abziehbare Vorsteuer 47,50 € an Bank 297,50 €. Die Kontonummern unterscheiden sich zwischen den beiden Kontenrahmen, die Logik ist identisch.

Einfacher und zusammengesetzter Buchungssatz

Ein einfacher Buchungssatz betrifft genau zwei Konten: Bank an Kasse 500,00 €. Werden mehrere Konten angesprochen — wie oben Aufwand und Vorsteuer gegen ein Bankkonto —, spricht man von einem zusammengesetzten Buchungssatz. Ein Sonderfall ist die Splitbuchung, bei der eine Zahlung auf mehrere Aufwandskonten oder Steuersätze verteilt wird, etwa eine Tankquittung mit Waschanlage.

In jedem Fall gilt: Soll-Summe gleich Haben-Summe. Genau darin liegt die eingebaute Kontrollwirkung der doppelten Buchführung — eine Bilanz, die nicht aufgeht, verrät den Fehler von selbst.

Rechenbeispiel: Zahlung mit Skonto

Eine Eingangsrechnung über 5.000,00 € netto zuzüglich 950,00 € Umsatzsteuer, also 5.950,00 € brutto, ist bereits als Verbindlichkeit gebucht. Bezahlt wird innerhalb der Skontofrist mit 2 % Skonto: 119,00 € Abzug, überwiesen werden 5.831,00 €.

Der Skontobetrag ist ein Bruttobetrag und muss aufgeteilt werden: 119,00 € geteilt durch 1,19 ergeben 100,00 € Minderung des Nettoaufwands und 19,00 € Korrektur der Vorsteuer. Für andere Beträge und Steuersätze rechnet das der Skonto-Rechner aus.

In DATEV-Kontenrahmen sind die Skontokonten mit Steuerautomatik hinterlegt: Wer auf 3736 beziehungsweise 5736 bucht, löst die Vorsteuerkorrektur automatisch aus und erfasst sie nicht noch einmal von Hand. Die Tabelle zeigt sie hier getrennt, damit die Rechnung nachvollziehbar bleibt.

Vom Beleg zum Buchungssatz

Die Zuordnung der richtigen Konten heißt Kontierung. Sie braucht vier Angaben, die alle aus dem Beleg kommen müssen und nicht aus der Bankzeile:

• Leistungsart — welches Aufwands- oder Erlöskonto angesprochen wird. Aus „Zahlung an Musterfirma GmbH“ geht das nicht hervor.
• Steuersatz — 19 %, 7 %, steuerfrei oder Reverse Charge; davon hängt das Vorsteuerkonto ab.
• Leistungszeitraum — in welche Periode der Vorgang gehört, was am Jahreswechsel über die Abgrenzung entscheidet.
• Netto- und Bruttobetrag — beide, denn gebucht wird netto, gezahlt wird brutto.

Fehlt eine dieser Angaben, ist der Buchungssatz eine Schätzung. Deshalb ist das Beschaffen des Belegs kein Nebenschauplatz, sondern die Voraussetzung dafür, dass überhaupt korrekt gebucht werden kann.

Korrektur und Storno

Ein bereits festgeschriebener Buchungssatz darf nicht überschrieben werden. Korrigiert wird über eine Stornobuchung, die den ursprünglichen Satz seitenverkehrt wiederholt, oder über eine Generalumkehr, die den Betrag auf derselben Seite mit umgekehrtem Vorzeichen neutralisiert. Beide Wege lassen den Fehler in der Historie sichtbar — das ist so gewollt.

→ Ausführlicher Ratgeber-Artikel zum Thema