Anzahlungsrechnung

Eine Anzahlungsrechnung fordert eine Teilzahlung vor der vollständigen Leistung an; die Umsatzsteuer entsteht bereits mit Vereinnahmung der Anzahlung und wird in der späteren Schlussrechnung wieder verrechnet.

Eine Anzahlungsrechnung fordert Geld für eine Leistung an, die noch nicht (vollständig) erbracht ist. Sie ist damit eine vollwertige Rechnung im Sinne des § 14 UStG – der Gesetzgeber stellt das in § 14 Abs. 5 Satz 1 UStG ausdrücklich klar – und keine unverbindliche Zahlungsaufforderung. Üblich ist sie überall dort, wo zwischen Auftrag und Fertigstellung viel Zeit und Vorleistung liegt: im Bau und Handwerk, im Maschinenbau, bei Agenturprojekten und Veranstaltungen.

Anzahlung, Abschlag, Teilrechnung – die Abgrenzung

Rechnungsart	Zeitpunkt	Umsatzsteuer entsteht
Anzahlungsrechnung	Vor Leistungsbeginn	Mit Vereinnahmung der Zahlung
Abschlagsrechnung	Während der laufenden Leistung, für bereits Geleistetes	Mit Vereinnahmung der Zahlung
Teilrechnung über eine Teilleistung	Nach Abschluss eines wirtschaftlich abgrenzbaren Teils	Mit Ausführung der Teilleistung, unabhängig von der Zahlung
Schlussrechnung	Nach vollständiger Leistung	Für den Restbetrag mit Ausführung der Leistung

Der Unterschied ist mehr als Wortklauberei: Bei einer echten Teilleistung entsteht die Umsatzsteuer unabhängig davon, ob bezahlt wurde. Bei Anzahlung und Abschlag knüpft § 13 Abs. 1 Nr. 1 Buchst. a Satz 4 UStG dagegen an die Vereinnahmung an – der Geldeingang bestimmt den Voranmeldungszeitraum.

Pflichtangaben

Es gelten die üblichen Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG – Namen und Anschriften, Steuernummer oder USt-IdNr., Ausstellungsdatum, fortlaufende Rechnungsnummer, Leistungsbeschreibung, Entgelt, Steuersatz und Steuerbetrag. Zusätzlich muss klar erkennbar sein, dass über eine Anzahlung abgerechnet wird und wofür. Steht der Zeitpunkt der Vereinnahmung fest und weicht er vom Rechnungsdatum ab, gehört er nach § 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 6 UStG mit in die Rechnung; ansonsten nennen Sie den voraussichtlichen Leistungszeitraum. Eine Vorlage für den Aufbau finden Sie unter Anzahlungsrechnung-Muster, für den späteren Abschluss unter Schlussrechnung-Muster.

Rechenbeispiel: Anzahlung und Schlussrechnung

Ein Handwerksbetrieb vereinbart einen Auftrag über 30.000 € netto und verlangt 40 % Anzahlung.

Position	Netto	19 % USt	Brutto
Gesamtauftrag	30.000,00 €	5.700,00 €	35.700,00 €
Anzahlungsrechnung (40 %)	12.000,00 €	2.280,00 €	14.280,00 €
Schlussrechnung: Gesamtleistung	30.000,00 €	5.700,00 €	35.700,00 €
abzüglich bereits berechnete Anzahlung	12.000,00 €	2.280,00 €	14.280,00 €
Restbetrag	18.000,00 €	3.420,00 €	21.420,00 €

Achtung

Wer in der Schlussrechnung den vollen Betrag ausweist, ohne die Anzahlungen mit ihrem Netto- und ihrem Steuerbetrag abzusetzen, weist die Umsatzsteuer doppelt aus und schuldet sie zusätzlich nach § 14c Abs. 1 UStG – auch dann, wenn der Kunde nur den Restbetrag überweist. Gerettet wird das erst durch eine berichtigte Rechnung. § 14 Abs. 5 Satz 2 UStG verlangt deshalb ausdrücklich, die vereinnahmten Teilentgelte und die darauf entfallenden Steuerbeträge in der Endrechnung abzusetzen.

So wird gebucht

Anzahlungen sind kein Erlös und kein Aufwand, sondern zunächst Bilanzposten. Beim Leistenden:

Bank (SKR03 1200 / SKR04 1800) 14.280 € an Erhaltene, versteuerte Anzahlungen 19 % USt (SKR03 1718 / SKR04 3272) 12.000 € und Umsatzsteuer 19 % (SKR03 1776 / SKR04 3806) 2.280 €.

Beim Zahlenden spiegelbildlich:

Geleistete Anzahlungen, 19 % Vorsteuer (SKR03 1518 / SKR04 1186) 12.000 € und Abziehbare Vorsteuer 19 % (SKR03 1576 / SKR04 1406) 2.280 € an Bank 14.280 €.

Mit der Schlussrechnung wird der Anzahlungsposten aufgelöst und der Gesamtvorgang auf Erlös- bzw. Aufwandskonten umgebucht. Wichtig für den Empfänger: Der Vorsteuerabzug aus der Anzahlungsrechnung entsteht erst mit der Zahlung – der Zahlungsnachweis gehört also zwingend zum Beleg. Mehr zum Aufbau eines Buchungssatzes unter Buchungssatz, zu den Konten unter SKR03 und SKR04.

Wenn der Auftrag platzt

Wird die Leistung nach einer bezahlten Anzahlung doch nicht erbracht und das Geld zurückgezahlt, bleibt die Umsatzsteuer nicht stehen. § 17 Abs. 2 Nr. 2 UStG erfasst genau diesen Fall: Der Leistende berichtigt den geschuldeten Steuerbetrag, der Empfänger seinen Vorsteuerabzug – und zwar in dem Voranmeldungszeitraum, in dem die Rückzahlung erfolgt, nicht rückwirkend im Ursprungszeitraum. Storniert wird die Anzahlungsrechnung dabei über eine Stornorechnung mit Bezug auf die ursprüngliche Rechnungsnummer, nicht durch Löschen des Belegs; die Festschreibung in der Buchhaltung verlangt ohnehin die nachvollziehbare Korrektur.

Anzahlungsrechnung und E-Rechnung

Auch Anzahlungs- und Schlussrechnungen fallen unter die E-Rechnungspflicht. Die EN 16931 bildet vorausbezahlte Beträge im Feld BT-113 ab, sodass der Zahlbetrag maschinell aus Bruttobetrag minus Vorauszahlung folgt. Weil die Formate die vollständige Absetzung mehrerer Anzahlungen noch nicht in jedem Fall strukturiert abbilden, lässt die Finanzverwaltung es bis Ende 2027 zu, diese Aufstellung als unstrukturierten Anhang zur E-Rechnung mitzugeben. Verwechseln Sie eine Anzahlungsrechnung nicht mit einer Proformarechnung: Nur die erste berechtigt zum Vorsteuerabzug.

Häufige Fragen

Was ist der Unterschied zwischen Anzahlung und Abschlag?

Zeitlich: Eine Anzahlung wird vor Leistungsbeginn verlangt, ein Abschlag während der laufenden Leistung für bereits erbrachte Arbeit. Umsatzsteuerlich werden beide gleich behandelt – die Steuer entsteht jeweils mit der Vereinnahmung des Geldes.

Wann entsteht bei einer Anzahlung die Umsatzsteuer?

Mit Ablauf des Voranmeldungszeitraums, in dem das Geld vereinnahmt wurde (§ 13 Abs. 1 Nr. 1 Buchst. a Satz 4 UStG). Maßgeblich ist der Zahlungseingang, nicht das Datum der Anzahlungsrechnung – wer im Dezember abrechnet und im Januar Geld erhält, meldet die Steuer im Januar.

Darf ich die Vorsteuer aus einer Anzahlungsrechnung sofort ziehen?

Erst wenn beides vorliegt: die ordnungsgemäße Anzahlungsrechnung und die geleistete Zahlung (§ 15 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 Satz 3 UStG). Anders als bei einer normalen Eingangsrechnung reicht der Rechnungserhalt allein nicht aus.

Was passiert, wenn die Schlussrechnung die Anzahlungen nicht abzieht?

Dann ist die Umsatzsteuer doppelt ausgewiesen und wird nach § 14c Abs. 1 UStG zusätzlich geschuldet, bis die Rechnung berichtigt ist. Deshalb müssen Nettobetrag und Steuerbetrag der Anzahlungen in der Schlussrechnung offen abgesetzt werden (§ 14 Abs. 5 Satz 2 UStG).

Muss die Anzahlungsrechnung eine E-Rechnung sein?

Sie folgt denselben Regeln wie jede andere Rechnung: Empfangen müssen inländische Unternehmen strukturierte Rechnungen seit dem 1.1.2025, die Ausstellungspflicht greift je nach Vorjahresumsatz ab 2027 beziehungsweise 2028.

Muss ich einen voraussichtlichen Leistungszeitpunkt angeben?

Ja, sofern er feststeht. Nach § 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 6 UStG gehört bei Anzahlungen der Zeitpunkt der Vereinnahmung des Entgelts in die Rechnung, wenn er feststeht und nicht mit dem Ausstellungsdatum übereinstimmt; sonst genügt der voraussichtliche Leistungszeitraum.