Inventur
Die Inventur ist die mengen- und wertmäßige Bestandsaufnahme aller Vermögensgegenstände und Schulden zum Bilanzstichtag (§ 240 HGB); ihr Ergebnis wird im Inventar festgehalten und ist die Grundlage der Bilanz.
Die Inventur ist die mengen- und wertmäßige Bestandsaufnahme aller Vermögensgegenstände und Schulden zu einem Stichtag. Sie ist der Vorgang; ihr Ergebnis ist das Inventar — ein ausführliches Bestandsverzeichnis mit Mengen und Werten, aus dem die Bilanz abgeleitet wird. § 240 HGB verlangt es bei Geschäftsbeginn und danach zum Schluss jedes Geschäftsjahres. Ohne Inventur gibt es keine ordnungsmäßige Buchführung.
Wer inventurpflichtig ist
Die Pflicht trifft jeden, der Bücher führt: Kaufleute nach § 240 HGB und alle, die nach §§ 140, 141 AO steuerlich buchführungspflichtig sind. § 241a HGB befreit Einzelkaufleute, die an zwei aufeinanderfolgenden Abschlussstichtagen nicht mehr als 800.000 € Umsatzerlöse und 80.000 € Jahresüberschuss ausweisen; bei einer Neugründung genügt bereits der erste Stichtag. Wer den Gewinn per Einnahmenüberschussrechnung ermittelt, braucht keine Inventur — muss aber trotzdem ein Verzeichnis des Anlagevermögens führen.
Die vier zulässigen Inventurverfahren
| Verfahren | Zeitpunkt der Aufnahme | Rechtsgrundlage | Voraussetzung |
|---|---|---|---|
| Stichtagsinventur | zeitnah zum Bilanzstichtag | § 240 Abs. 2 HGB | Bewegungen zwischen Aufnahme und Stichtag werden einzeln fortgeschrieben |
| Verlegte Inventur | bis 3 Monate vor oder 2 Monate nach dem Stichtag | § 241 Abs. 3 HGB | wertmäßige Fortschreibung bzw. Rückrechnung auf den Stichtag |
| Permanente Inventur | laufend über das Jahr verteilt | § 241 Abs. 2 HGB | Lagerbuchführung mit Art, Menge und Wert; jede Position mindestens einmal jährlich körperlich aufgenommen |
| Stichprobeninventur | Hochrechnung aus Teilerhebung | § 241 Abs. 1 HGB | anerkanntes mathematisch-statistisches Verfahren mit demselben Aussagewert |
Bewertung und Vereinfachungen
Die Aufnahme liefert Mengen, die Bewertung macht daraus Werte. Maßgebend ist der Grundsatz der Einzelbewertung nach § 252 Abs. 1 Nr. 3 HGB. Für Vorräte gilt zusätzlich das strenge Niederstwertprinzip des § 253 Abs. 4 HGB: Angesetzt wird der niedrigere Wert aus Anschaffungs- oder Herstellungskosten und dem Börsen- oder Marktpreis am Stichtag. Beschädigte, unverkäufliche oder überalterte Ware ist deshalb abzuwerten und nicht mit dem Einkaufspreis durchzuschleppen.
Drei Erleichterungen nehmen der Aufnahme Arbeit ab. Beim Festwert nach § 240 Abs. 3 HGB dürfen regelmäßig ersetzte Sachanlagen und Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe mit gleichbleibender Menge und gleichbleibendem Wert angesetzt werden, wenn Bestand, Wert und Zusammensetzung nur geringen Schwankungen unterliegen; in der Regel alle drei Jahre ist dann eine körperliche Bestandsaufnahme nötig. Die Gruppenbewertung nach § 240 Abs. 4 HGB erlaubt es, gleichartige Vorräte zu einer Gruppe zusammenzufassen und mit dem gewogenen Durchschnittswert anzusetzen. Und lässt sich die Anschaffung einzelner Posten nicht mehr zuordnen, gestattet § 256 HGB eine unterstellte Verbrauchsfolge, etwa das Lifo-Verfahren.
Was aufgenommen wird — und wie
Aufzunehmen ist das gesamte Vermögen: Vorräte und Wareneingänge, Kassenbestand und Bankguthaben, das Anlagevermögen laut Anlagenverzeichnis sowie offene Forderungen und Verbindlichkeiten. Waren, die am Stichtag unterwegs sind, gehören dem, der die Verfügungsmacht bereits hat — deshalb sind Lieferscheine und Rechnungen rund um den Stichtag genauso Teil der Inventurarbeit wie das Zählen im Lager.
In der Praxis beginnt die Inventur mit einer schriftlichen Inventurrichtlinie: wer aufnimmt, in welchen Zonen, nach welchem Verfahren und wer nachprüft. Erfasst wird auf vorbereiteten, fortlaufend nummerierten Aufnahmezetteln, die zusammen mit den späteren Auswertungen aufbewahrt werden — die Erstaufzeichnung darf nicht durch eine später getippte Sammelliste ersetzt werden. Am Stichtag ruht idealerweise der Warenverkehr; ist das nicht möglich, werden Zu- und Abgänge während der Aufnahme gesondert protokolliert. Eine Inventurliste hält Aufnahmedatum, aufnehmende Person, Menge, Bewertungsmaßstab und Wert fest; alle Aufzeichnungen zusammen bilden die Grundlage der Abschlussbuchungen.
Für Inventare gilt weiterhin die zehnjährige Aufbewahrungsfrist des § 147 Abs. 3 AO — ebenso für Bücher, Jahresabschlüsse und Kassenaufzeichnungen. Die zum 01.01.2025 auf acht Jahre verkürzte Aufbewahrungsfrist betrifft nur Buchungsbelege. Wer beides in einem Ordner vernichtet, entsorgt zu früh; der Aufbewahrungsfristen-Rechner trennt die beiden Gruppen.
Häufige Fehler
- Aufnahmelisten ohne Datum, Unterschrift und Angabe des Bewertungsmaßstabs — sie sind in der Prüfung praktisch wertlos.
- Fremdes Eigentum (Kommissionsware, Leihgebinde) mitgezählt oder eigenes Vorratsvermögen beim Dritten vergessen.
- Keine Beschreibung des gewählten Verfahrens in der Verfahrensdokumentation, obwohl mit permanenter Inventur gearbeitet wird.
- Nur nachträglich erstellte Sammellisten statt der Originalaufnahmezettel — GoBD-widrig, weil die Erstaufzeichnung fehlt.
Häufige Fragen
Wie lange muss ich Inventurlisten aufbewahren?
Zehn Jahre. Inventare gehören zu den Unterlagen, für die § 147 Abs. 3 AO weiterhin zehn Jahre vorschreibt — die zum 01.01.2025 auf acht Jahre verkürzte Frist gilt nur für Buchungsbelege, nicht für Inventare, Bücher und Jahresabschlüsse.
Darf ich die Inventur schon im November machen?
Ja. § 241 Abs. 3 HGB erlaubt die verlegte Inventur innerhalb der letzten drei Monate vor oder der ersten zwei Monate nach dem Bilanzstichtag. Der aufgenommene Bestand muss dann wertmäßig auf den Stichtag fortgeschrieben oder zurückgerechnet werden.
Muss ich bei einer Einnahmenüberschussrechnung eine Inventur machen?
Nein. Die Inventurpflicht hängt an der Buchführungspflicht, nicht an der Umsatzsteuer. Wer den Gewinn per Einnahmenüberschussrechnung ermittelt, braucht keine Inventur, muss aber ein Anlagenverzeichnis führen.
Was passiert, wenn die Inventur fehlt oder lückenhaft ist?
Dann ist die Buchführung formell nicht ordnungsmäßig, und das Finanzamt darf die Besteuerungsgrundlagen nach § 162 AO schätzen. In der Betriebsprüfung sind Inventurlisten deshalb regelmäßig eine der ersten Anforderungen.
Gehört der Kassenbestand zur Inventur?
Ja. Aufzunehmen sind nicht nur Waren und Material, sondern auch Kasse, Bankguthaben, Forderungen, Verbindlichkeiten und das Anlagevermögen. Der Kassenbestand wird gezählt und mit dem Kassenbuch abgeglichen.