Wareneingang
Der Wareneingang ist die Annahme und Erfassung gelieferter Waren; gewerbliche Unternehmer müssen ihn nach § 143 AO gesondert aufzeichnen, gebucht wird er auf eigenen Wareneingangskonten zuzüglich Bezugsnebenkosten und Vorsteuer.
Der Wareneingang ist die Annahme und Erfassung gelieferter Waren. Buchhalterisch wird der Einkauf von Handelswaren sowie von Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffen auf eigenen Wareneingangskonten erfasst — zusammen mit der Vorsteuer gegen die Verbindlichkeit an den Kreditor. Steuerlich kommt eine eigene Aufzeichnungspflicht hinzu, die viele Betriebe übersehen.
Aufzeichnungspflicht nach § 143 AO
§ 143 Abs. 1 AO verpflichtet gewerbliche Unternehmer, den Wareneingang gesondert aufzuzeichnen. Betroffen sind laut Abs. 2 alle Waren einschließlich Rohstoffe, unfertiger Erzeugnisse, Hilfsstoffe und Zutaten, die zur Weiterveräußerung oder zum Verbrauch erworben werden — entgeltlich oder unentgeltlich, für eigene oder fremde Rechnung, auch wenn sie vorher noch be- oder verarbeitet werden. Abs. 3 zählt auf, was in der Aufzeichnung stehen muss:
| Pflichtangabe (§ 143 Abs. 3 AO) | Beispiel |
|---|---|
| Tag des Wareneingangs oder Rechnungsdatum | 14.08.2026 |
| Name oder Firma und Anschrift des Lieferers | Nordhandel GmbH, 20095 Hamburg |
| Handelsübliche Bezeichnung der Ware | 20 Kartons Kaffeebohnen 1 kg |
| Preis der Ware | 5.000,00 € netto |
| Hinweis auf den Beleg | ER 2026-0412 |
Rechenbeispiel: Wareneingang mit Bezugsnebenkosten
Die Nordhandel GmbH liefert Ware für 5.000,00 € netto und stellt 300,00 € Fracht in Rechnung. Auf die Summe von 5.300,00 € entfallen 19 % Umsatzsteuer, also 1.007,00 €; die Rechnung lautet über 6.307,00 € brutto:
| Position | SKR03 | SKR04 | Soll | Haben |
|---|---|---|---|---|
| Wareneingang 19 % Vorsteuer | 3400 | 5400 | 5.000,00 € | |
| Bezugsnebenkosten | 3800 | 5800 | 300,00 € | |
| Abziehbare Vorsteuer 19 % | 1576 | 1406 | 1.007,00 € | |
| Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen | 1600 | 3300 | 6.307,00 € |
Wird innerhalb der Skontofrist mit 2 % Skonto gezahlt, sind das 126,14 € — darin stecken 106,00 € Nettokorrektur und 20,14 € Vorsteuerkorrektur. Gebucht wird 1600 / 3300 Verbindlichkeiten 6.307,00 € an 1200 / 1800 Bank 6.180,86 € und an 3736 / 5736 Erhaltene Skonti 19 % Vorsteuer 126,14 €. Für Ware zum ermäßigten Satz stehen 3300 im SKR03 und 5300 im SKR04 bereit, für steuerfreie Bezüge 3200 beziehungsweise 5200.
Bezugsnebenkosten wie Fracht, Verpackung, Zoll oder Transportversicherung sind buchhalterisch ein eigenes Konto, gehören bewertungsrechtlich aber zu den Anschaffungskosten der Ware. Wer sie zur Inventur im Bestandswert vergisst, bewertet das Vorratsvermögen zu niedrig und weist einen zu geringen Gewinn aus.
Was nicht auf das Wareneingangskonto gehört
Wareneingangskonten sind für Ware bestimmt, die weiterverkauft oder verbraucht wird — nicht für Betriebsbedarf. Büromaterial, Werkzeug, Reinigungsmittel und ein geringwertiges Wirtschaftsgut laufen über eigene Aufwandskonten beziehungsweise über das Anlagevermögen. Wer das vermischt, verfälscht Wareneinsatz und Rohertragsquote — und damit ausgerechnet die Kennzahl, mit der die Betriebsprüfung eine Verprobung rechnet. Ware aus einem anderen EU-Mitgliedstaat gehört ebenfalls nicht auf 3400 oder 5400: Für den innergemeinschaftlichen Erwerb gibt es mit 3425 im SKR03 und 5425 im SKR04 eigene Konten, auf denen Umsatzsteuer und Vorsteuer gleichzeitig entstehen. Bei Einfuhren aus dem Drittland tritt an deren Stelle die Einfuhrumsatzsteuer.
Vom Wareneingang zum Wareneinsatz
Am Jahresende trifft der Wareneingang auf die Inventur. Erst aus Anfangsbestand, Zugängen und Endbestand ergibt sich, was tatsächlich verbraucht wurde:
| Position | Betrag |
|---|---|
| Warenbestand 01.01.2026 | 16.000,00 € |
| zuzüglich Wareneingang inklusive Bezugsnebenkosten | 214.000,00 € |
| abzüglich Warenbestand 31.12.2026 laut Inventur | 19.500,00 € |
| Wareneinsatz 2026 | 210.500,00 € |
Die Bestandserhöhung von 3.500,00 € wird als Abschlussbuchung erfasst: 3980 / 1140 Waren (Bestand) an 3960 / 5880 Bestandsveränderungen. Auffällige Abweichungen zwischen kalkulatorischem und tatsächlichem Wareneinsatz deuten auf Schwund, Fehlbuchungen, nicht erfasste Privatentnahmen — oder auf Lieferantenrechnungen, die nie in die Buchhaltung gelangt sind. Der laufende Abgleich von Kontoauszug und Rechnung deckt genau diese Lücken auf; ein Beleglücken-Check macht sie sichtbar, bevor der Abschluss ansteht.
Häufige Fragen
Wer muss ein Wareneingangsbuch führen?
Gewerbliche Unternehmer. § 143 Abs. 1 AO verpflichtet sie, den Wareneingang gesondert aufzuzeichnen. Freiberufler fallen nicht darunter, ebenso wenig reine Dienstleistungsbetriebe ohne Warenbezug.
Welche Angaben verlangt § 143 AO?
Fünf: Tag des Wareneingangs oder Rechnungsdatum, Name und Anschrift des Lieferanten, handelsübliche Bezeichnung der Ware, Preis und einen Hinweis auf den Beleg.
Gehören Frachtkosten auf das Wareneingangskonto?
Nein, sie werden getrennt auf dem Konto Bezugsnebenkosten erfasst — 3800 im SKR03, 5800 im SKR04. Bewertungsrechtlich zählen sie trotzdem zu den Anschaffungskosten der Ware.
Wie lange muss ich das Wareneingangsbuch aufbewahren?
Zehn Jahre, weil es eine Aufzeichnung im Sinne des § 147 Abs. 1 Nr. 1 AO ist. Die zugrunde liegende Eingangsrechnung ist Buchungsbeleg und seit dem 01.01.2025 acht Jahre aufzubewahren.
Was ist der Unterschied zwischen Wareneingang und Wareneinsatz?
Der Wareneingang ist der Zukauf einer Periode, der Wareneinsatz der tatsächliche Verbrauch. Beide unterscheiden sich um die Bestandsveränderung zwischen Anfangs- und Endbestand.
Was tun, wenn die Lieferantenrechnung fehlt?
Die Ware ist trotzdem eingegangen und muss erfasst werden. Ohne Rechnung gibt es aber keinen Vorsteuerabzug — die Rechnung ist deshalb beim Lieferanten anzufordern, bevor der Voranmeldungszeitraum abgeschlossen wird.