Proformarechnung

Eine Proformarechnung ist ein vorläufiges, unverbindliches Dokument (etwa für Zoll, Vorauszahlung oder Warenmuster) – sie ist keine Rechnung im Sinne des § 14 UStG und berechtigt nicht zum Vorsteuerabzug.

Eine Proformarechnung sieht aus wie eine Rechnung, ist aber keine: Sie fordert kein Entgelt für eine erbrachte Leistung, sondern dient einem formalen Zweck – als Wertangabe gegenüber dem Zoll, als Ankündigung einer Vorauszahlung oder als Begleitdokument für Ware, für die niemand bezahlt. Deshalb trägt sie zwingend den ausdrücklichen Hinweis, dass es sich um eine Proformarechnung handelt, im Export üblicherweise als Proforma Invoice – value for customs purposes only.

Typische Einsatzfälle

Anlass	Warum proforma	Was danach folgt
Kostenlose Warenmuster ins Drittland	Der Zoll braucht einen Wert, obwohl kein Kaufpreis existiert	Nichts – es entsteht kein Umsatz
Vorübergehende Verwendung (Messe, Reparatur, Vorführgerät)	Wertangabe für die Zollanmeldung, Ware kommt zurück	Wiedereinfuhr mit Bezug auf dieselbe Proforma
Garantie- oder Kulanzersatz	Ersatzteil wird nicht berechnet	Keine Rechnung an den Kunden
Vorkasse-Ankündigung an einen Neukunden	Zahlungsaufforderung, bevor abgerechnet wird	Nach Zahlung eine echte Anzahlungsrechnung oder die Schlussrechnung
Antrag auf Akkreditiv oder Einfuhrgenehmigung	Die Bank bzw. Behörde verlangt eine Wertaufstellung vorab	Später die Handelsrechnung zur Lieferung

Steuerlich: kein Beleg für den Vorsteuerabzug

Der Vorsteuerabzug setzt nach § 15 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 Satz 2 UStG voraus, dass der Unternehmer eine nach §§ 14, 14a UStG ausgestellte Rechnung besitzt. Die Proformarechnung ist genau das nicht – sie rechnet nichts ab. Wer sie trotzdem als Beleg bucht, holt sich die Korrektur in der nächsten Prüfung. Auch bei Vorkasse gilt: Erst wenn eine ordnungsgemäße Anzahlungsrechnung vorliegt und gezahlt wurde, entsteht der Abzug (§ 15 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 Satz 3 UStG). Bis dahin ist die Zahlung nur eine geleistete Anzahlung, kein Aufwand.

Achtung

Weisen Sie auf einer Proformarechnung keine Umsatzsteuer gesondert aus. Für § 14c UStG genügt bereits die abstrakte Gefahr, dass der Empfänger daraus Vorsteuer zieht – entscheidend ist, ob das Dokument nach außen wie eine Abrechnung wirkt, nicht die Überschrift. Im schlimmsten Fall schulden Sie die ausgewiesene Steuer, obwohl es nie einen Umsatz gab, bis Sie das Dokument berichtigen.

Was der Zoll sehen will

Im Export ersetzt die Proformarechnung die Handelsrechnung als Grundlage der Zollanmeldung. Damit die Sendung nicht hängen bleibt, gehören hinein:

Eindeutige Kennzeichnung als Proformarechnung samt Grund der Sendung (Muster, Ersatzteil, Rückware).
Vollständige Angaben zu Versender und Empfänger, bei Bedarf mit EORI-Nummer.
Menge, handelsübliche Bezeichnung und Warennummer des Zolltarifs.
Ein realistischer Einzel- und Gesamtwert – Null-Werte oder Fantasiepreise sind der häufigste Grund für Rückfragen.
Ursprungsland der Ware, Lieferbedingung (Incoterm) und Währung.

Bei einer Einfuhr nach Deutschland bemisst sich die Einfuhrumsatzsteuer nach dem Zollwert – zu niedrig angesetzte Proformawerte sparen also nichts, sondern erzeugen Nacherhebungen. Für Bestimmungsländer im Commonwealth kann zusätzlich eine Zollfaktura auf dem amtlichen Formular des Ziellandes verlangt werden.

Kostenlose Ware ist nicht automatisch steuerfrei

Dass Sie eine Proformarechnung ausstellen, weil nichts berechnet wird, sagt nichts darüber, ob umsatzsteuerlich etwas passiert. Wer einen Gegenstand unentgeltlich zuwendet, für den er den Vorsteuerabzug hatte, muss das grundsätzlich wie eine Lieferung gegen Entgelt versteuern (§ 3 Abs. 1b UStG). Ausgenommen sind ausdrücklich Geschenke von geringem Wert und Warenmuster für Zwecke des Unternehmens – deshalb ist gerade der Vermerk, dass es sich um ein Muster handelt, nicht nur eine Zollformalie. Bei größeren Sachzuwendungen an Geschäftspartner lohnt der Blick auf Geschenke und Aufmerksamkeiten.

Abgrenzung auf einen Blick

Kostenvoranschlag – schätzt Kosten vor Auftragserteilung, unverbindlich, kein Zahlungsverlangen. Vorlage unter Kostenvoranschlag-Vorlage.
Proformarechnung – formales Wert- oder Ankündigungsdokument, keine Rechnung nach § 14 UStG. Aufbau unter Proforma-Rechnung-Vorlage.
Anzahlungsrechnung – echte Rechnung über eine Vorauszahlung, mit Steuerausweis und Vorsteuerabzug nach Zahlung.
Handelsrechnung – die endgültige Rechnung über die tatsächliche Lieferung, zugleich Originalrechnung und Zollunterlage.

Buchhalterische Behandlung

Eine Proformarechnung wird nicht gebucht – es gibt keinen Geschäftsvorfall, den sie belegt. Zahlen Sie darauf, buchen Sie den Betrag als geleistete Anzahlung (SKR03 1518 / SKR04 1186) und ziehen die Vorsteuer erst, wenn die ordentliche Rechnung vorliegt. Ablegen sollten Sie das Dokument trotzdem: Im Exportvorgang ist es Teil der Zollunterlagen und gehört als Handelsbrief zum Vorgang. Wie lange, klärt der Aufbewahrungsfristen-Rechner.

Häufige Fragen

Kann ich aus einer Proformarechnung Vorsteuer ziehen?

Nein. Der Vorsteuerabzug setzt eine nach §§ 14, 14a UStG ausgestellte Rechnung voraus. Die Proformarechnung ist bewusst keine solche Abrechnung, sondern eine Ankündigung oder Wertangabe – warten Sie auf die endgültige Rechnung.

Muss ich auf einer Proformarechnung Umsatzsteuer ausweisen?

Nein, und Sie sollten es auch nicht. Wer in einem Dokument, das nach außen wie eine Rechnung wirkt, Umsatzsteuer offen ausweist, riskiert, sie nach § 14c UStG zu schulden – die abstrakte Gefahr eines Vorsteuerabzugs beim Empfänger genügt.

Wofür brauche ich eine Proformarechnung beim Zoll?

Als Wertangabe für Sendungen, denen keine Handelsrechnung zugrunde liegt – etwa kostenlose Warenmuster, Garantie- oder Kulanzersatz und Ware zur vorübergehenden Verwendung. Der Zoll braucht einen Wert für die Anmeldung, auch wenn nichts bezahlt wird.

Darf ich in eine Proformarechnung den Wert Null eintragen?

Besser nicht. Null-Werte oder Fantasiepreise führen regelmäßig zu Rückfragen und Verzögerungen bei der Zollabfertigung. Setzen Sie einen realistischen Marktwert an und vermerken Sie den Grund, etwa dass es sich um ein kostenloses Muster handelt.

Was ist der Unterschied zur Anzahlungsrechnung?

Die Anzahlungsrechnung ist eine echte Rechnung nach § 14 UStG: Sie weist Umsatzsteuer aus, löst mit der Zahlung die Steuer aus und berechtigt den Zahlenden zum Vorsteuerabzug. Die Proformarechnung tut nichts davon – sie kündigt lediglich an.

Buche ich eine Proformarechnung in der Buchhaltung?

Nein, sie löst keinen Geschäftsvorfall aus. Gebucht wird erst die Zahlung beziehungsweise die spätere echte Rechnung. Aufbewahren sollten Sie sie trotzdem, weil sie im Export als Zollunterlage zum Vorgang gehört.