Für Zoll, Muster- und Gratislieferungen, Vorkasse und Nachweiszwecke. Eine Proformarechnung ist keine Rechnung nach § 14 UStG: Sie berechtigt nicht zum Vorsteuerabzug, begründet keine Zahlungspflicht – und sollte deshalb keinen gesonderten Steuerausweis enthalten. Vorlage und Hinweistexte, kostenlos und ohne Anmeldung.
Eine Proformarechnung ist ein Dokument in Rechnungsform, das über keine abgerechnete Leistung abrechnet. Sie belegt einen Wert – gegenüber dem Zoll, einer Bank, einer Behörde oder dem Kunden vor der Lieferung –, ohne eine Zahlungspflicht auszulösen. Weil sie keine Rechnung im Sinne des § 14 UStG ist, taugt sie nicht als Grundlage für den Vorsteuerabzug. Mehr im Lexikon-Eintrag Proformarechnung.
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Bewusst ohne Excel-Variante: In einer Proformarechnung wird keine Umsatzsteuer berechnet und nichts verrechnet. Was zählt, ist die richtige Kennzeichnung und der richtige Hinweistext – und der steht unten zum Abschreiben.
Abgrenzung
Der praktische Kern: Nach der Proformarechnung muss die richtige Rechnung folgen. Wird gegen Vorkasse geliefert und zahlt der Kunde, gehört ihm eine Anzahlungsrechnung nach § 14 Abs. 5 Satz 1 UStG – erst diese berechtigt ihn zum Vorsteuerabzug. Wie sie aussieht, steht im Anzahlungsrechnung-Muster.
Hinweistexte
Zum Abschreiben
Nimm nur die Zeilen auf, die zu deinem Anlass passen – eine Proformarechnung für den Zoll braucht andere Sätze als eine Zahlungsanforderung vor Vertragsschluss. Die Beispielangaben sind erfunden.
Anlässe
Für Sendungen ohne Verkauf braucht die Zollstelle trotzdem einen Wert: Warenmuster, Ersatzteile im Garantiefall, Reparaturrücksendungen, Ausstellungsstücke, Geschenke. Die Proformarechnung liefert ihn – mit Warenbeschreibung, Menge, Einzel- und Gesamtwert, Ursprungsland und dem Grund der Sendung.
Neukunden, Auslandsgeschäft, größere Erstaufträge: Die Proformarechnung fordert die Zahlung an, ohne dass schon eine steuerpflichtige Rechnung in der Welt ist. Zahlt der Kunde, folgt die Anzahlungsrechnung mit ausgewiesener Steuer.
Manche Nachweise verlangen ein Wertdokument, ohne dass ein Umsatz stattfindet – Vorlage bei einer Bank, einem Akkreditiv oder einer Behörde. Auch hier gehört der Hinweis darauf, dass keine Zahlungspflicht begründet wird.
Manche Kunden bestellen intern nur gegen ein rechnungsähnliches Dokument. Dann ist die Proformarechnung die saubere Form – deutlich besser, als eine echte Rechnung zu schreiben, die noch niemand bezahlen soll.
Inhalt
Es gibt keinen gesetzlichen Katalog für den Inhalt einer Proformarechnung – sie ist im Umsatzsteuerrecht schlicht nicht geregelt. Die Angaben oben folgen dem, was Zoll, Spediteure und Banken in der Praxis erwarten. Welche Unterlagen deine Sendung im Einzelfall braucht, sagt dir die zuständige Zollstelle oder dein Spediteur.
So gehst du vor
Zollsendung ohne Verkauf, Vorkasse oder Nachweis? Der Anlass entscheidet, welche Angaben und welcher Hinweistext hineingehören.
Als Proformarechnung überschreiben, eigenen Nummernkreis verwenden, Positionen und Gesamtwert angeben – ohne gesonderten Steuerausweis.
Sobald geliefert oder gezahlt wurde, folgt die Rechnung nach § 14 UStG beziehungsweise die Anzahlungsrechnung. Erst sie ist Buchungsbeleg und Grundlage für den Vorsteuerabzug.
Rechtsstand 2026, ohne Gewähr. Die Proformarechnung ist im Umsatzsteuerrecht nicht geregelt; die hier genannten Folgen ergeben sich aus den allgemeinen Vorschriften: § 14 Abs. 1 und Abs. 4 UStG (Begriff und Pflichtangaben der Rechnung), § 14 Abs. 5 Satz 1 UStG (Rechnung über eine Zahlung vor Ausführung der Leistung), § 14c Abs. 2 UStG (unberechtigter Steuerausweis) und § 15 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 UStG (Vorsteuerabzug nur aus einer nach den §§ 14, 14a UStG ausgestellten Rechnung). Zoll- und Versandanforderungen richten sich nach dem Bestimmungsland und der Auskunft der zuständigen Zollstelle; wir nennen dazu bewusst keine Normen. Diese Vorlage ist eine allgemeine Information und ersetzt keine steuerliche Beratung im Einzelfall.
FAQ
Ein Dokument in Rechnungsform, das keinen ausgeführten Umsatz abrechnet. Es weist einen Wert aus – für den Zoll, eine Bank, eine Behörde oder den Kunden vor der Lieferung –, ohne eine Zahlungspflicht zu begründen und ohne Grundlage für den Vorsteuerabzug zu sein.
Nein. Sie rechnet nicht über eine ausgeführte Lieferung oder sonstige Leistung ab. Damit fehlt ihr die Eigenschaft, die § 15 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 UStG für den Vorsteuerabzug verlangt: eine nach den §§ 14 und 14a UStG ausgestellte Rechnung.
Besser nicht. Wer in einer Rechnung einen Steuerbetrag gesondert ausweist, obwohl er dazu nicht berechtigt ist, schuldet den ausgewiesenen Betrag (§ 14c Abs. 2 UStG). Gib den Wert netto an und nimm stattdessen den Hinweis auf, dass kein gesonderter Steuerausweis erfolgt.
Ja, eindeutig und in der Überschrift. Sonst besteht die Gefahr, dass sie in der Buchhaltung des Empfängers als Rechnung verarbeitet wird – mit einem Vorsteuerabzug, den es nicht geben darf, und einer Zahlung, die niemand angefordert hat.
Typisch sind vier Anlässe: Zoll- und Exportsendungen ohne Verkauf (Muster, Ersatzteile, Reparatur, Geschenke), Vorkasse vor Vertragsschluss, Nachweise gegenüber Banken oder Behörden und interne Freigaben beim Kunden, die ein rechnungsähnliches Dokument verlangen.
Ja, sobald tatsächlich geliefert oder gezahlt wurde. Bei Vorkasse ist das eine Anzahlungsrechnung nach § 14 Abs. 5 Satz 1 UStG, nach Ausführung die reguläre Rechnung. Erst diese Dokumente sind Buchungsbelege und Grundlage für den Vorsteuerabzug deines Kunden.
Sie sollte einen eigenen Nummernkreis bekommen, zum Beispiel mit dem Präfix PF. So bleibt die fortlaufende Rechnungsnummer nach § 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 4 UStG den echten Rechnungen vorbehalten und niemand verwechselt die beiden Belegarten.
Sie ist kein Buchungsbeleg, gehört aber als Geschäftskorrespondenz zum Vorgang – gerade bei Zollsendungen, wo sie zusammen mit den Ausfuhr- und Einfuhrunterlagen den Wert erklärt. Lege sie zum Vorgang, buche daraus aber weder Aufwand noch Vorsteuer.
Ein Angebot ist ein Vertragsangebot mit Bindungswirkung und lässt sich annehmen. Eine Proformarechnung ist ein Wert- und Informationsdokument in Rechnungsform. Wer eine Zahlung vor Vertragsschluss anfordern will, ist mit der Proformarechnung besser bedient als mit einer echten Rechnung.
Die Anzahlungsrechnung ist eine echte Rechnung: Sie weist Umsatzsteuer aus, löst mit dem Zahlungseingang die Steuer beim Aussteller aus und berechtigt den Kunden nach Zahlung zum Vorsteuerabzug. Die Proformarechnung tut nichts davon.
Nach der Proformarechnung folgt irgendwann die richtige Rechnung, und genau die verschwindet gern im Postfach. belege.ai sucht sie, ordnet sie der Zahlung zu und übergibt sie an sevDesk, Lexware Office oder DATEV. Kostenlos starten.
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