Schreib deinen Kostenvoranschlag mit einer sauberen Vorlage – als PDF zum Ausdrucken oder als Excel, das Positionen, Netto, Umsatzsteuer und Brutto selbst rechnet. Mit den beiden Regeln, an denen es hinterher hängt: Anzeigepflicht und Kündigungsrecht bei wesentlicher Überschreitung. Kostenlos, ohne Anmeldung.
Ein Kostenvoranschlag (im Gesetz: Kostenanschlag) ist eine fachmännische Schätzung der voraussichtlichen Kosten eines Werks. Er ist im Regelfall keine verbindliche Preiszusage – anders als ein Angebot, an das der Anbietende nach § 145 BGB gebunden ist, und anders als ein vereinbarter Festpreis. Umsatzsteuerlich ist er keine Rechnung; ein Vorsteuerabzug entsteht daraus nicht.
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Inhalt
Der Kostenvoranschlag hat keine gesetzlich vorgeschriebenen Pflichtangaben – er ist keine Rechnung. Die Liste ist deshalb keine Formalie, sondern Beweisvorsorge: Je genauer die Positionen, desto leichter lässt sich später zeigen, was vereinbart war und wodurch die Kosten gestiegen sind.
Überschreitung
Für den Fall, dass die tatsächlichen Kosten aus dem Ruder laufen, gibt es eine eigene Vorschrift: § 649 BGB. Sie greift, wenn dem Vertrag ein Kostenanschlag zugrunde gelegt wurde, ohne dass der Unternehmer die Gewähr für dessen Richtigkeit übernommen hat, und sich herausstellt, dass das Werk nicht ohne eine wesentliche Überschreitung ausführbar ist.
Dann darf der Besteller aus diesem Grund kündigen. Dem Unternehmer steht in diesem Fall nur der Anspruch aus § 645 Abs. 1 BGB zu – also ein der geleisteten Arbeit entsprechender Teil der Vergütung und Ersatz der nicht in der Vergütung enthaltenen Auslagen, nicht der volle Werklohn. Umgekehrt trifft den Unternehmer nach § 649 Abs. 2 BGB eine Pflicht: Ist eine solche Überschreitung zu erwarten, muss er sie dem Besteller unverzüglich anzeigen – also bevor die Kosten entstanden sind, nicht mit der Schlussrechnung.
Was „wesentlich“ ist, sagt das Gesetz nicht; einen festen Prozentsatz gibt es nicht. Genau deshalb lohnt sich eine ausdrückliche Toleranz im Kostenvoranschlag – etwa ein benannter Prozentsatz, ab dem der Auftraggeber vorher informiert wird. Übernimmt der Unternehmer dagegen die Gewähr für die Richtigkeit, ist § 649 BGB von vornherein nicht anwendbar: Dann haftet er für die Überschreitung. Seit dem 1. Januar 2018 steht die Regelung in § 649 BGB; bis dahin war sie § 650 BGB, den ältere Quellen bis heute zitieren.
Abgrenzung
| Dokument | Bindung | Wenn es teurer wird |
|---|---|---|
| Kostenvoranschlag | Fachmännische Schätzung, im Regelfall unverbindlich – der Unternehmer übernimmt keine Gewähr für die Richtigkeit | Wesentliche Überschreitung: unverzügliche Anzeigepflicht, Kündigungsrecht des Bestellers, dann nur Anspruch nach § 645 Abs. 1 BGB (§ 649 BGB) |
| Angebot | Antrag auf Vertragsschluss – der Anbietende ist daran gebunden, sofern er die Gebundenheit nicht ausgeschlossen hat (§ 145 BGB) | Nimmt der Kunde an, gilt der angebotene Preis. Mehrkosten trägt grundsätzlich der Unternehmer, soweit nichts anderes vereinbart ist |
| Festpreis / Pauschalpreis | Ausdrücklich vereinbarter Endpreis für die beschriebene Leistung | Der Preis bleibt. Mehr gibt es nur für Leistungen, die nachweislich außerhalb der vereinbarten Beschreibung liegen |
| Abrechnung nach Aufwand | Kein Preis vereinbart, nur Stundensatz und Materialpreise | Es wird abgerechnet, was angefallen ist – begrenzt durch die übliche Vergütung und die Pflicht, den Kunden über absehbare Mehrkosten zu informieren |
Weil die Begriffe im Alltag durcheinandergehen, entscheidet nicht die Überschrift, sondern der Inhalt: Wer einen Preis verbindlich zusagt, hat ein Angebot gemacht – auch wenn oben „Kostenvoranschlag“ steht. Nimmt der Auftraggeber ein Angebot mit Änderungen an, gilt das nach § 150 Abs. 2 BGB als Ablehnung verbunden mit einem neuen Antrag – dann braucht es wieder deine Zustimmung.
Vergütung
§ 632 Abs. 3 BGB ist ein Satz lang: Ein Kostenanschlag ist im Zweifel nicht zu vergüten. Entscheidend sind die drei Wörter im Zweifel – die Vorschrift ist eine Auslegungsregel, keine Verbotsnorm. Wer den Aufwand berechnen will, muss das also vereinbaren, und zwar bevor er ihn betreibt.
In der Praxis heißt das: Ein Satz im Anschreiben, ein Hinweis auf der Website oder eine Klausel in den Bedingungen, dass die Erstellung des Kostenvoranschlags mit einem bestimmten Betrag berechnet und bei Auftragserteilung angerechnet wird. Ohne diese vorherige Abrede bleibt es bei der gesetzlichen Regel, und der Kunde muss nichts zahlen – auch dann nicht, wenn die Kalkulation einen halben Tag gekostet hat.
Etwas anderes gilt für Leistungen, die über die Kalkulation hinausgehen: Wer zur Fehlersuche anreist, das Gerät zerlegt oder eine Messung durchführt, erbringt eine eigene Werkleistung. Sie ist auch dann zu vergüten, wenn der anschließende Kostenvoranschlag kostenlos war – und sie gehört sauber getrennt ausgewiesen.
Umsatzsteuer
Ein Kostenvoranschlag ist keine Rechnung. Er begründet beim Empfänger keinen Vorsteuerabzug: Abziehbar ist nach § 15 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 UStG die gesetzlich geschuldete Steuer für bereits ausgeführte Lieferungen und sonstige Leistungen, und dafür braucht es eine Rechnung mit den Angaben nach § 14 Abs. 4 UStG. Solange nur geschätzt wurde, ist noch nichts geleistet.
Der Umsatzsteuerbetrag auf dem Kostenvoranschlag ist deshalb eine reine Information für den Kunden, damit er den Bruttopreis kennt. Buchhalterisch passiert bis zur Rechnung nichts – weder beim Ersteller noch beim Empfänger.
Ein Kostenvoranschlag gehört trotzdem in die Ablage: Als abgesandtes Geschäftsschreiben ist er sechs Jahre aufzubewahren (§ 147 Abs. 1 Nr. 3, Abs. 3 AO). Wie lange welcher Beleg bleiben muss, rechnet dir der Aufbewahrungsfristen-Rechner aus.
So füllst du sie aus
PDF zum Ausdrucken oder Excel, in dem Positionssumme, Umsatzsteuer und Gesamtbetrag automatisch gerechnet werden.
Material, Arbeitszeit und Fremdleistungen getrennt ansetzen – je genauer die Position, desto belastbarer die Schätzung.
Ausdrücklich schreiben, ob es ein unverbindlicher Kostenvoranschlag oder ein verbindliches Festpreisangebot ist, und ab welcher Abweichung du vorab informierst.
Rechtsstand 2026, ohne Gewähr. Zitierte Normen: § 632 Abs. 3 BGB (ein Kostenanschlag ist im Zweifel nicht zu vergüten), § 649 Abs. 1 und Abs. 2 BGB (Kostenanschlag: Kündigungsrecht des Bestellers bei wesentlicher Überschreitung, unverzügliche Anzeigepflicht des Unternehmers), § 645 Abs. 1 BGB (Rechtsfolge dieser Kündigung), § 145 BGB (Bindung an den Antrag), § 150 Abs. 2 BGB (Annahme unter Änderungen), § 15 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 und § 14 Abs. 4 UStG (Vorsteuerabzug und Rechnungsangaben), § 147 Abs. 1 Nr. 3 und Abs. 3 AO (Aufbewahrung abgesandter Geschäftsbriefe). Die Kostenanschlags-Regelung stand bis zum 31. Dezember 2017 in § 650 BGB und wurde durch die Reform des Bauvertragsrechts nach § 649 BGB verschoben – § 650 BGB regelt heute den Werklieferungsvertrag. Was als wesentliche Überschreitung gilt, ist gesetzlich nicht mit einem Prozentsatz festgelegt. Diese Seite ersetzt keine Rechtsberatung.
FAQ
Im Regelfall nicht. Er ist eine fachmännische Schätzung der voraussichtlichen Kosten. Verbindlich wird ein Preis erst, wenn du ihn als Angebot oder Festpreis zusagst – oder wenn du ausdrücklich die Gewähr für die Richtigkeit des Kostenanschlags übernimmst.
Ein Angebot ist ein Antrag auf Vertragsschluss; der Anbietende ist daran gebunden, sofern er die Gebundenheit nicht ausgeschlossen hat (§ 145 BGB). Der Kostenvoranschlag schätzt nur, was das Werk voraussichtlich kosten wird. Entscheidend ist nicht die Überschrift, sondern ob ein Preis verbindlich zugesagt wurde.
Nur wenn das vorher vereinbart wurde. § 632 Abs. 3 BGB bestimmt, dass ein Kostenanschlag im Zweifel nicht zu vergüten ist. Das ist eine Auslegungsregel, kein Verbot: Mit einer klaren Abrede vor der Erstellung – etwa Berechnung des Aufwands mit Anrechnung bei Auftragserteilung – ist die Vergütung zulässig.
Einen gesetzlichen Prozentsatz gibt es nicht. § 649 BGB spricht von einer wesentlichen Überschreitung, ohne sie zu beziffern. Praktisch löst du das, indem du im Kostenvoranschlag selbst eine Toleranz nennst, ab der du den Auftraggeber vorher informierst.
Der Besteller darf den Vertrag aus diesem Grund kündigen. Dem Unternehmer steht dann nur der Anspruch nach § 645 Abs. 1 BGB zu: ein der geleisteten Arbeit entsprechender Teil der Vergütung und Ersatz der nicht darin enthaltenen Auslagen. Voraussetzung ist, dass er keine Gewähr für die Richtigkeit des Anschlags übernommen hatte.
Ja. Ist eine wesentliche Überschreitung des Kostenanschlags zu erwarten, hat der Unternehmer dem Besteller unverzüglich Anzeige zu machen (§ 649 Abs. 2 BGB). Die Anzeige gehört vor die Ausführung, nicht in die Schlussrechnung.
Bis zum 31. Dezember 2017 ja. Mit der Reform des Bauvertragsrechts ist die Kostenanschlags-Vorschrift zum 1. Januar 2018 nach § 649 BGB gewandert; § 650 BGB regelt seither den Werklieferungsvertrag. Viele ältere Muster und Ratgeber zitieren weiterhin die alte Nummer.
Nein. Der Vorsteuerabzug setzt eine ausgeführte Leistung und eine Rechnung mit den Angaben nach § 14 Abs. 4 UStG voraus (§ 15 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 UStG). Der ausgewiesene Steuerbetrag im Kostenvoranschlag dient nur der Information über den Bruttopreis.
So lange, wie du es hineinschreibst. Ohne Angabe gibt es keine gesetzliche Frist – und weil Material- und Lohnkosten sich ändern, ist eine Gültigkeitsdauer der wichtigste Satz nach den Positionen.
Ja. PDF und Excel lassen sich ohne Anmeldung herunterladen und beliebig oft verwenden.
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