Eingangsrechnung buchen
Eine Eingangsrechnung wird gebucht, indem Aufwand oder Wareneinkauf zusammen mit der Vorsteuer im Soll und die Verbindlichkeit gegenüber dem Lieferanten im Haben erfasst wird; die Zahlung ist ein zweiter, eigener Buchungssatz.
Beim Buchen einer Eingangsrechnung wird die Rechnung eines Lieferanten erfasst, bevor sie bezahlt ist. In der doppelten Buchführung entstehen dabei immer zwei getrennte Geschäftsvorfälle: erst die Rechnung, später die Zahlung. Der Buchungssatz für den Rechnungseingang lautet: Aufwands- oder Warenkonto und abziehbare Vorsteuer im Soll an Verbindlichkeiten beziehungsweise an das Personenkonto des Kreditors im Haben.
In der Einnahmenüberschussrechnung entfällt die Aufteilung: Dort gilt das Zufluss- und Abflussprinzip, gebucht wird erst im Zeitpunkt der Zahlung.
Schritt 1: Rechnungseingang
Ausgangslage: Wareneinkauf beim Kreditor 70120 über 2.000,00 € netto, 19 % Umsatzsteuer 380,00 €, Bruttobetrag 2.380,00 €. Zahlungsbedingung: 2 % Skonto bei Zahlung binnen 10 Tagen, sonst 30 Tage netto.
| Konto | SKR03 | SKR04 | Soll | Haben |
|---|---|---|---|---|
| Wareneingang 19 % Vorsteuer | 3400 | 5400 | 2.000,00 € | |
| Abziehbare Vorsteuer 19 % | 1576 | 1406 | 380,00 € | |
| Verbindlichkeiten / Kreditor 70120 | 1600 | 3300 | 2.380,00 € |
Bei 7 % statt 19 % laufen die Beträge über Wareneingang 7 % (SKR03 3300 / SKR04 5300) und abziehbare Vorsteuer 7 % (SKR03 1571 / SKR04 1401). Handelt es sich nicht um Wareneinkauf, sondern um Betriebsbedarf, tritt an die Stelle des Wareneingangskontos das passende Aufwandskonto, etwa Bürobedarf (SKR03 4930 / SKR04 6815).
Schritt 2: Zahlung mit Skonto
Wird am achten Tag mit 2 % Skonto gezahlt, sinkt nicht nur der Zahlbetrag, sondern nach § 17 Abs. 1 UStG auch die Bemessungsgrundlage — und damit die abgezogene Vorsteuer. 2 % von 2.380,00 € sind 47,60 €; darin stecken 40,00 € Netto und 7,60 € Umsatzsteuer. Überwiesen werden 2.332,40 €.
| Konto | SKR03 | SKR04 | Soll | Haben |
|---|---|---|---|---|
| Verbindlichkeiten / Kreditor 70120 | 1600 | 3300 | 2.380,00 € | |
| Bank | 1200 | 1800 | 2.332,40 € | |
| Erhaltene Skonti 19 % Vorsteuer | 3736 | 5736 | 40,00 € | |
| Abziehbare Vorsteuer 19 % | 1576 | 1406 | 7,60 € |
Soll und Haben stimmen: 2.332,40 € plus 40,00 € plus 7,60 € ergeben genau 2.380,00 €. Die Berichtigung gehört in den Voranmeldungszeitraum der Zahlung, nicht in den der Rechnung. Mit den Fristen rechnet der Skonto-Rechner.
Der häufigste Fehler beim Skonto: Nur der Bankbetrag wird gekürzt, die Vorsteuer bleibt in voller Höhe stehen. Dann sind im Beispiel 380,00 € Vorsteuer geltend gemacht, obwohl nur 372,40 € zustehen — und auf dem Kreditorenkonto bleibt eine Differenz von 47,60 € als offener Posten zurück. Bei jeder skontierten Rechnung im Jahr summiert sich das zu einer Korrekturposition im Jahresabschluss.
Vor dem Buchen prüfen
Der Vorsteuerabzug setzt nach § 15 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 UStG eine nach §§ 14, 14a UStG ausgestellte Rechnung voraus. Fehlt eine Pflichtangabe — häufig der Leistungszeitpunkt oder die Steuernummer des Ausstellers —, ist der Abzug gefährdet, und eine Korrektur ist Monate später deutlich schwerer zu bekommen als am Tag des Rechnungseingangs. Bis zu einem Gesamtbetrag von 250 € genügt die Kleinbetragsrechnung nach § 33 UStDV mit deutlich weniger Angaben.
Zwei Sonderfälle brauchen eine andere Kontierung: Bei Reverse Charge weist die Rechnung keine Umsatzsteuer aus, der Empfänger schuldet sie selbst und zieht sie zugleich als Vorsteuer ab — der Ablauf steht im Ratgeber Reverse-Charge-Rechnung buchen. Und Rechnungen von Kleinunternehmern enthalten keine Umsatzsteuer, aus der sich Vorsteuer ziehen ließe.
Häufige Fehler
- Bruttobetrag auf das Aufwandskonto. Ohne Steuerschlüssel landen 2.380,00 € im Aufwand, die Vorsteuer geht verloren.
- Zahlung ohne Rechnung gebucht. Der Bankumsatz wird direkt gegen ein Aufwandskonto gebucht, die später eintreffende Rechnung ein zweites Mal — der Aufwand steht doppelt in den Büchern.
- Doppelerfassung von PDF und E-Rechnung. Kommt dieselbe Rechnung als PDF und als strukturierter Datensatz, entstehen zwei Belege mit derselben Rechnungsnummer.
- Anzahlungen als Aufwand.Anzahlungsrechnungen gehören auf ein eigenes Konto, bis die Schlussrechnung vorliegt.
Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes inländische Unternehmen E-Rechnungen empfangen können; die Pflicht, selbst welche auszustellen, greift ab dem 1. Januar 2027 für Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz und ab dem 1. Januar 2028 für alle. Für die Buchung ändert das nichts an der Systematik — wohl aber daran, dass die Rechnung als strukturierter Datensatz ankommt und im Original acht Jahre revisionssicher aufbewahrt werden muss. Das Einsammeln der Rechnungen aus Postfach und Lieferantenportalen und ihre Zuordnung zur passenden Banktransaktion übernimmt bei belege.ai ein Agent.
Häufige Fragen
Wie lautet der Buchungssatz für eine Eingangsrechnung?
Aufwands- oder Warenkonto und abziehbare Vorsteuer im Soll, Verbindlichkeiten beziehungsweise das Kreditorenkonto im Haben. Beispiel für einen Wareneinkauf über 2.380 Euro brutto: 2.000 Euro auf Wareneingang 19 % (SKR03 3400, SKR04 5400) und 380 Euro auf Vorsteuer 19 % (SKR03 1576, SKR04 1406) gegen 2.380 Euro Verbindlichkeiten.
Wann buche ich die Rechnung, wann die Zahlung?
Das sind zwei getrennte Buchungen. Die Rechnung wird zum Rechnungsdatum erfasst, die Zahlung zum Wertstellungstag der Bank. Nur in der Einnahmenüberschussrechnung entfällt die erste Buchung, weil dort allein der Zahlungszeitpunkt zählt.
Wie buche ich Skonto richtig?
Skonto mindert nicht nur den Zahlbetrag, sondern auch die Bemessungsgrundlage und damit die Vorsteuer. Bei 2 % auf 2.380 Euro sind das 47,60 Euro, davon 40,00 Euro Aufwandsminderung und 7,60 Euro Vorsteuerkorrektur nach § 17 Abs. 1 UStG.
Was muss auf der Rechnung stehen, damit ich Vorsteuer ziehen darf?
Die Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG: vollständige Namen und Anschriften beider Seiten, Steuernummer oder USt-IdNr. des Ausstellers, Ausstellungsdatum, fortlaufende Rechnungsnummer, Menge und Art der Leistung, Leistungszeitpunkt, Entgelt, Steuersatz und Steuerbetrag. Bis 250 Euro Gesamtbetrag genügt die Kleinbetragsrechnung nach § 33 UStDV.
Reicht der Kontoauszug als Beleg?
Nein. Der Kontoauszug belegt die Zahlung, nicht die Leistung und nicht den Steuerbetrag. Ohne die Rechnung des Lieferanten fehlt die Voraussetzung des § 15 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 UStG für den Vorsteuerabzug.
Wie lange muss ich Eingangsrechnungen aufbewahren?
Acht Jahre. Für Buchungsbelege gilt seit dem 1. Januar 2025 eine Frist von acht Jahren nach § 147 Abs. 3 AO, § 257 Abs. 4 HGB und § 14b Abs. 1 UStG. Sie beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde.