Dauerrechnung
Eine Dauerrechnung ist eine einmalig ausgestellte Rechnung für regelmäßig wiederkehrende, gleichbleibende Leistungen wie Miete oder Leasing; der Zahlungsnachweis dient als monatlicher Beleg.
Eine Dauerrechnung ist eine Rechnung, die einmal ausgestellt wird und für einen längeren, wiederkehrenden Leistungszeitraum gilt. Sie ist die übliche Form der Abrechnung bei Dauerschuldverhältnissen – Geschäftsraummiete, Leasing, Wartungs- und Softwareverträge, Reinigungs- oder Hausmeisterleistungen. Statt zwölf identischer Monatsrechnungen gibt es ein Dokument, das den Zeitraum, den monatlichen Betrag und die Umsatzsteuer festschreibt.
Wo Dauerrechnungen typisch sind
Voraussetzung ist immer eine gleichbleibende Leistung zu einem gleichbleibenden Entgelt in einem festen Rhythmus. Klassisch sind Geschäftsraum- und Stellplatzmiete, Leasingraten für Fahrzeuge und Maschinen, Wartungs- und Serviceverträge, Software-Abonnements, Hosting und Cloud-Dienste, Buchhaltungs- und Beratungspauschalen sowie Reinigungs- und Sicherheitsdienste. Sobald der Betrag variiert – etwa bei verbrauchsabhängigen Kosten oder nutzungsabhängigen Lizenzen –, passt die Dauerrechnung nicht mehr; dann wird periodisch einzeln abgerechnet.
Der Vertrag als Rechnung
Umsatzsteuerlich kommt es nicht auf die Überschrift an, sondern auf den Inhalt: Auch ein Vertrag kann eine Rechnung sein, wenn er die Pflichtangaben des § 14 Abs. 4 UStG enthält. Ein Mietvertrag über gewerbliche Räume wird damit selbst zur Dauerrechnung, sofern er den Nettomietzins, den Steuersatz und den Steuerbetrag offen ausweist und die Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Vermieters nennt. Fehlt eine Angabe, darf sie in ergänzenden Unterlagen stehen, auf die der Vertrag eindeutig verweist. In der Praxis stellen Vermieter aber meist eine separate Dauermietrechnung aus, weil das die Ablage und den Vorsteuerabzug des Mieters vereinfacht; wie sie aufgebaut ist, zeigt das Dauerrechnung-Muster.
Was auf einer Dauerrechnung stehen muss
| Angabe | Besonderheit bei der Dauerrechnung |
|---|---|
| Vollständige Namen und Anschriften | Wie bei jeder Rechnung, beide Seiten |
| Steuernummer oder USt-IdNr. | Ohne sie ist kein Vorsteuerabzug möglich |
| Ausstellungsdatum und Rechnungsnummer | Eine einzige fortlaufende Nummer für die gesamte Laufzeit |
| Leistungsbeschreibung | Objekt bzw. Vertragsgegenstand konkret bezeichnen |
| Leistungszeitraum | Der entscheidende Zusatz, z. B. monatlich ab 1. Januar 2026 bis auf Widerruf |
| Nettobetrag, Steuersatz, Steuerbetrag | Je Monat, nicht nur als Jahressumme |
| Nebenkosten und Vorauszahlungen | Getrennt ausweisen, damit die Jahresabrechnung anschließbar bleibt |
Der Beleg für den einzelnen Monat
Für die monatliche Buchung gibt es kein neues Dokument. Nachweis ist der Zahlungsnachweis – der Kontoauszug über die Lastschrift oder Überweisung – zusammen mit der einmaligen Dauerrechnung. Damit ist die Belegkette vollständig: Die Dauerrechnung liefert Leistungsbeschreibung und Steuerausweis, der Kontoauszug den Geldfluss. Weil die Dauerrechnung Jahre alt sein kann, ist sie eine der häufigsten Lücken in der Belegablage – wiederkehrende Betriebsausgaben laufen unauffällig durch, bis der Steuerberater den Beleg sehen will. Ein System, das den Beleg dauerhaft an die wiederkehrende Banktransaktion hängt, erspart genau diese Suche.
Buchungsbeispiel
Geschäftsraummiete von 1.500 € netto zuzüglich 19 % Umsatzsteuer, monatlich per Lastschrift:
- Miete (unbewegliche Wirtschaftsgüter) (SKR03 4210 / SKR04 6310) 1.500,00 € und Abziehbare Vorsteuer 19 % (SKR03 1576 / SKR04 1406) 285,00 € an Bank (SKR03 1200 / SKR04 1800) 1.785,00 €.
- Mieten für bewegliche Wirtschaftsgüter – etwa Geräte oder Einrichtung – laufen stattdessen über SKR03 4960 / SKR04 6835.
Vermietung von Grundstücken ist grundsätzlich umsatzsteuerfrei; nur wenn der Vermieter nach § 9 UStG zur Steuerpflicht optiert hat, steht überhaupt Umsatzsteuer auf der Dauerrechnung – und nur dann darf der Mieter Vorsteuer ziehen. Steht in einem solchen Fall keine Steuer in der Rechnung, gibt es auch keinen Abzug. Zu den Konten siehe SKR03 und SKR04, zum Aufbau der Buchung Buchungssatz.
Bei Dauerschuldverhältnissen genügt nach dem BMF-Schreiben zur E-Rechnung vom 15.10.2024 (ergänzt am 15.10.2025) eine einmalige E-Rechnung für den ersten Teilleistungszeitraum, der der zugrunde liegende Vertrag als Anhang beigefügt ist. Für Dauerrechnungen, die vor dem 1.1.2027 in anderer Form erteilt wurden, besteht Bestandsschutz, solange sich die umsatzsteuerlichen Pflichtangaben nicht ändern. Ändern sie sich – klassisch bei einer Mieterhöhung –, ist eine neue E-Rechnung fällig.
Häufige Fehler
- Alte Rechnung, neuer Betrag. Nach einer Mieterhöhung wird weiter der alte Betrag ausgewiesen. Für die Differenz fehlt der Steuerausweis, und dem Mieter der Vorsteuerabzug.
- Nur Jahressumme. Wer ausschließlich den Jahresbetrag nennt, macht die Zuordnung zum einzelnen Monat unmöglich.
- Kein Leistungszeitraum. Ohne die Angabe, ab wann und wie oft, ist die Rechnung unvollständig.
- Vertrag nicht abgelegt. Dient der Vertrag als Rechnung, gehört er in die Rechnungsablage und unterliegt der Aufbewahrungsfrist – nicht in den Aktenordner Verträge.
Häufige Fragen
Kann ein Mietvertrag selbst die Rechnung sein?
Ja, wenn er alle Pflichtangaben des § 14 Abs. 4 UStG enthält – insbesondere Steuernummer oder USt-IdNr. des Vermieters, den Nettobetrag, den Steuersatz und den offen ausgewiesenen Steuerbetrag. Fehlt eine Angabe, kann sie durch ergänzende Unterlagen nachgereicht werden, auf die der Vertrag verweist.
Brauche ich für jeden Monat einen eigenen Beleg?
Nein. Die Dauerrechnung deckt den gesamten Zeitraum ab; als monatlicher Nachweis dient der Kontoauszug über die Zahlung. Beide Dokumente gehören aber zusammen abgelegt, sonst fehlt bei einer Prüfung der Steuerausweis.
Was passiert bei einer Mieterhöhung?
Dann müssen Sie eine neue Dauerrechnung ausstellen. Zahlt der Mieter mehr, als in der alten Rechnung ausgewiesen ist, fehlt für die Differenz der Steuerausweis und damit dem Mieter der Vorsteuerabzug; steht in der Rechnung mehr, als tatsächlich geschuldet wird, droht dem Vermieter § 14c UStG.
Muss eine Dauerrechnung eine E-Rechnung sein?
Bei neu begründeten Dauerschuldverhältnissen genügt es, einmalig für den ersten Teilleistungszeitraum eine E-Rechnung auszustellen, der der Vertrag als Anhang beiliegt. Für Dauerrechnungen, die vor dem 1.1.2027 in anderer Form erteilt wurden, muss nichts nachgeholt werden, solange sich die Pflichtangaben nicht ändern.
Wie lange muss ich eine Dauerrechnung aufbewahren?
Acht Jahre nach § 14b Abs. 1 UStG – aber die Frist beginnt erst mit dem Ende des Kalenderjahres der Ausstellung, während der Vertrag oft noch Jahre danach läuft. Praktisch heißt das: Die Dauerrechnung bleibt so lange greifbar, wie das Vertragsverhältnis besteht, und danach acht Jahre.
Was ist der Unterschied zur Sammelrechnung?
Eine Sammelrechnung fasst mehrere bereits erbrachte Einzelleistungen rückwirkend in einem Dokument zusammen. Eine Dauerrechnung wird im Voraus für einen künftigen, gleichbleibenden Leistungszeitraum ausgestellt und gilt fort, bis sich etwas ändert.