Für Miete, Wartung, Leasing und Abo: eine Rechnung, die fortgilt, bis sich Entgelt oder Steuersatz ändern. Mit Leistungszeitraum, Zahlungsplan und den Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG. Als PDF zum Ausdrucken oder als Excel, die rechnet. Kostenlos, ohne Anmeldung.
Eine Dauerrechnung rechnet eine wiederkehrende, gleichbleibende Leistung ab, ohne dass für jede Periode ein neues Dokument entsteht – Miete, Wartungspauschale, Leasingrate, Abonnement. Das Umsatzsteuergesetz kennt den Begriff nicht: Es gelten schlicht die Pflichtangaben des § 14 Abs. 4 UStG, ergänzt um den Zeitraum, für den die Rechnung gilt. Mehr dazu im Lexikon-Eintrag Dauerrechnung.
Vertrag als Rechnung
Praktisch heißt das: Eine Klausel wie „zuzüglich der jeweils gültigen Umsatzsteuer“ ohne Satz und Betrag ist kein eindeutiger, klarer und unbedingter Steuerausweis. Wer den Vertrag als Rechnung nutzen will, beziffert Entgelt, Steuersatz und Steuerbetrag im Vertrag selbst – oder stellt daneben eine eigene Dauerrechnung aus, die genau das tut. Der Vorsteuerabzug des Kunden hängt daran.
Pflichtangaben
Sonderfall Vermietung: Die Vermietung von Grundstücken ist grundsätzlich steuerfrei (§ 4 Nr. 12 UStG). Umsatzsteuer darf nur ausweisen, wer wirksam zur Steuerpflicht optiert hat (§ 9 UStG). Ohne diese Option ist der Ausweis unberechtigt – der ausgewiesene Betrag wird nach § 14c Abs. 2 UStG geschuldet, ohne dass der Mieter daraus Vorsteuer ziehen dürfte.
Änderungen
Zur E-Rechnung: Die Empfangspflicht für inländische B2B-Umsätze gilt seit dem 1. Januar 2025. Papier und PDF bleiben für Umsätze nach dem 31.12.2024 noch bis zum 31.12.2026 zulässig, ohne Umsatzgrenze; für Umsätze nach dem 31.12.2026 noch bis zum 31.12.2027, wenn der Gesamtumsatz des Vorjahres 800.000 € nicht überstiegen hat (§ 27 Abs. 38 UStG). Die Einzelheiten stehen auf unserer Seite zur E-Rechnung.
So füllst du es aus
Was wird wiederkehrend geschuldet, in welchem Rhythmus und ab wann? Der Abrechnungszeitraum gehört ausdrücklich auf das Dokument – der Kalendermonat genügt.
Entgelt je Periode, Steuersatz und Steuerbetrag konkret ausweisen. Ein Verweis auf die jeweils gültige Umsatzsteuer ist kein eindeutiger Steuerausweis.
Ändert sich Entgelt oder Steuersatz, stellst du eine neue Dauerrechnung mit Geltung ab der betroffenen Periode aus. Die alte bleibt für die Vergangenheit gültig.
Rechtsstand 2026, ohne Gewähr. Zitierte Normen: § 14 Abs. 4 UStG (Pflichtangaben, insbesondere Satz 1 Nr. 4, 6, 7 und 8), § 14c Abs. 1 und Abs. 2 UStG (unrichtiger und unberechtigter Steuerausweis), § 4 Nr. 12 und § 9 UStG (Vermietung und Option zur Steuerpflicht), § 27 Abs. 38 UStG (Übergangsfristen zur E-Rechnung), § 31 Abs. 1 und Abs. 4 UStDV (mehrere Dokumente, Kalendermonat als Leistungszeitpunkt) sowie – als Verwaltungsauffassung, nicht als Gesetz – Abschnitt 14.1 Abs. 2 UStAE zum Vertrag als Rechnung. Diese Vorlage ist eine allgemeine Information und ersetzt keine steuerliche Beratung im Einzelfall.
FAQ
Eine Rechnung über eine wiederkehrende, gleichbleibende Leistung – Miete, Wartungspauschale, Leasingrate, Abonnement –, die einmal ausgestellt wird und für alle Perioden fortgilt. Das Umsatzsteuergesetz kennt den Begriff nicht; es gelten die normalen Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG, ergänzt um den Zeitraum, für den die Rechnung gilt.
Ja. Nach Abschnitt 14.1 Abs. 2 UStAE ist auch ein Vertrag als Rechnung anzusehen, wenn er die in § 14 Abs. 4 UStG geforderten Angaben enthält. Fehlende Angaben müssen in anderen Unterlagen stehen, auf die der Vertrag hinweist (§ 31 Abs. 1 UStDV). Der Steuerausweis im Vertrag muss eindeutig, klar und unbedingt sein.
Nein. Genau das erspart die Dauerrechnung: Sie wird einmal ausgestellt und gilt fort, solange sich Entgelt, Steuersatz und Leistung nicht ändern. Die einzelnen Zahlungen brauchen dann keine eigene Rechnung, sondern nur einen Zahlungsbeleg, der sich der Periode zuordnen lässt.
Der Zeitraum, für den die jeweilige Periode abgerechnet wird. § 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 6 UStG verlangt den Zeitpunkt der Leistung; nach § 31 Abs. 4 UStDV genügt dafür die Angabe des Kalendermonats. Eine Formulierung wie monatlich für den jeweiligen Kalendermonat trägt das ab.
Eine neue Dauerrechnung ausstellen, die ab der ersten betroffenen Periode gilt und das neue Entgelt samt Steuersatz und Steuerbetrag ausweist. Ein neuer Vertrag ist dafür nicht nötig; es genügt eine ergänzende Unterlage, die unter Bezug auf den Vertrag die neuen Beträge ausweist. Für die zurückliegenden Perioden bleibt die alte Rechnung richtig.
Maßgeblich ist der Steuersatz im Zeitpunkt der Leistungsausführung, also je Abrechnungsperiode. Ab der ersten Periode unter dem neuen Satz braucht es eine neue Dauerrechnung. Wer weiter den alten, höheren Satz ausweist, schuldet den Mehrbetrag nach § 14c Abs. 1 UStG, bis er die Rechnung gegenüber dem Kunden berichtigt.
Nein. Die Dauerrechnung selbst bekommt eine einmalige, fortlaufende Nummer nach § 14 Abs. 4 Satz 1 Nr. 4 UStG. Die einzelnen Zahlungen werden über den Verwendungszweck und den Zahlungsbeleg zugeordnet. Erst eine neue Dauerrechnung – etwa nach einer Preisänderung – bekommt wieder eine eigene Nummer.
Aus dem Paar aus Dauerrechnung beziehungsweise Vertrag und dem Zahlungsbeleg der jeweiligen Periode. Voraussetzung ist ein eindeutiger, klarer und unbedingter Steuerausweis. Fehlt der bezifferte Steuerbetrag, hilft auch der Kontoauszug nicht weiter.
Für inländische B2B-Umsätze gilt seit dem 1. Januar 2025 die Empfangspflicht. Papier und PDF bleiben für Umsätze nach dem 31.12.2024 noch bis zum 31.12.2026 zulässig, für Umsätze nach dem 31.12.2026 bis zum 31.12.2027, wenn der Vorjahresumsatz 800.000 € nicht überstieg (§ 27 Abs. 38 UStG). Bei Dauerschuldverhältnissen lässt die Finanzverwaltung eine E-Rechnung für den ersten Teilleistungszeitraum genügen, solange sich die Rechnungsangaben nicht ändern.
Die Dauerrechnung rechnet dieselbe wiederkehrende Leistung Periode für Periode ab und gilt fort. Die Abschlagsrechnung fordert eine Teilzahlung innerhalb eines Auftrags an, der am Ende mit einer Schlussrechnung abgerechnet wird. Die Sammelrechnung fasst mehrere abgeschlossene Einzelleistungen eines Zeitraums in einer Rechnung zusammen.
Miete, Leasing, Software-Abos: Jeden Monat dieselbe Abbuchung, jeden Monat derselbe fehlende Beleg. belege.ai holt die Dauerrechnung einmal ein und ordnet sie danach automatisch jeder Zahlung zu – für sevDesk, Lexware Office oder DATEV. Kostenlos starten.
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