Der Steuerberater schickt im März eine Liste mit Buchungen aus dem letzten Jahr, zu denen der Beleg fehlt. Du weißt nicht mehr, was „Abbuchung 47,60 € · SUMUP *KL“ war. belege.ai geht rückwärts durch Postfach, Portale und Anbieter und beschafft die Rechnung — auch Monate später.
Belege nachträglich beschaffen heißt: zu einer Zahlung, die längst gebucht ist, das Originaldokument doch noch besorgen. Vier Wege führen dahin — rückwärts durchs Postfach, Login im Anbieterportal, schriftliche Nachforderung beim Lieferanten und, wenn wirklich nichts geht, ein sauber begründeter Eigenbeleg. belege.ai geht alle vier automatisch durch.
Warum es später schwerer wird
Nach acht Monaten sagt „PADDLE.NET* ANTHROPIC“ auf dem Kontoauszug nichts mehr. Ohne Kontext weißt du nicht einmal, in welchem Postfach oder Portal du suchen müsstest.
Manche Anbieter zeigen im Kundenkonto nur die letzten zwölf oder vierundzwanzig Monate. Was älter ist, muss über den Support angefordert werden — mit Bearbeitungszeit.
Die Liste vom Steuerberater kommt nicht mit einer Lücke, sondern mit sechzig. Jede einzeln nachzuverfolgen kostet einen Arbeitstag, den niemand einplant.
Vier Beschaffungswege
Der Agent durchsucht das verbundene Postfach gezielt zur offenen Buchung — nach Betrag, Datum, Händlername und Bestellnummer, nicht nach Stichwort. Auch mehrere Jahre zurück, auch in Archivordnern und im Papierkorb.
Liegt das Original nur im Kundenkonto, meldet sich der Browser-Agent an und lädt es dort herunter — auch aus der Rechnungshistorie älterer Zeiträume. Eine 2FA bestätigst du mit einem Tap per Telegram.
Findet sich nichts, schreibt der Agent den Anbieter an und fordert die Rechnung nach. Bei Leistungen an ein Unternehmen ist der Leistende ohnehin verpflichtet, innerhalb von sechs Monaten eine Rechnung auszustellen (§ 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 UStG). Den Text siehst du vor dem Versand.
Erst wenn nachweislich kein Original zu bekommen ist, bereitet belege.ai einen Eigenbeleg vor — mit Empfänger, Anlass, Betrag, Datum und der Begründung, warum kein Fremdbeleg vorliegt. Er ist die Ausnahme, nicht der Standardweg.
So läuft die Nachbeschaffung
Verbinde die betroffenen Bank- und Kartenkonten per Open Banking oder importiere den Kontoauszug als CSV, dazu das Postfach. belege.ai liest den kompletten Zeitraum ein — nicht nur ab heute — und stellt jede Buchung ohne Beleg in eine Arbeitsliste.
Für jede offene Buchung sucht der Agent gezielt: erst im Postfach, dann per Login im Anbieterportal, dann per schriftlicher Nachforderung beim Lieferanten. Er merkt sich, was er schon versucht hat, und wiederholt sich nicht.
Jeder beschaffte Beleg wird der exakten Buchung zugeordnet und revisionssicher abgelegt — als Monats-Paket, DATEV-Export oder login-freier Link für den Steuerberater. Was wirklich nicht zu beschaffen ist, wird als Eigenbeleg vorbereitet.
So sieht's aus
Bis wann sich das lohnt
Aufbewahrung
Rechnungen und Buchungsbelege sind acht Jahre aufzubewahren (§ 147 Abs. 1 Nr. 4, Abs. 3 AO, § 14b Abs. 1 UStG). Die Frist beginnt nicht am Belegdatum, sondern mit dem Schluss des Kalenderjahres (§ 147 Abs. 4 AO). Eine Rechnung von 2025 läuft damit bis zum 31.12.2033 — bis dahin kann eine Prüfung sie sehen wollen.
Frist für deinen Beleg ausrechnen →Vorsteuer
Der Vorsteuerabzug setzt eine ordnungsgemäße Rechnung voraus (§ 15 Abs. 1 UStG). Fehlt sie, ist nicht nur die Betriebsausgabe in Gefahr, sondern konkret die enthaltene Umsatzsteuer verloren. Genau deshalb rechnet sich die Nachbeschaffung auch bei kleinen Beträgen — sie ist selten der Rede wert, in Summe aber schnell vierstellig.
Allgemeine Hinweise nach bestem Wissen, keine Steuerberatung. Ob eine Ausgabe im Einzelfall abziehbar ist und welcher Nachweis genügt, klärst du mit deinem Steuerberater.
FAQ
In dieser Reihenfolge: erst gezielt im E-Mail-Postfach nach Betrag, Datum und Händlername suchen, dann im Kundenkonto des Anbieters in der Rechnungshistorie nachsehen, dann den Anbieter schriftlich um eine Rechnung bitten. Erst wenn das alles erfolglos bleibt, kommt ein begründeter Eigenbeleg in Betracht. belege.ai geht diese vier Stufen für jede offene Buchung automatisch durch.
So weit, wie die Quellen reichen. Der Agent liest den importierten Kontozeitraum vollständig ein und durchsucht das verbundene Postfach auch mehrere Jahre zurück. Begrenzend ist nicht belege.ai, sondern wie lange ein Anbieterportal seine Rechnungshistorie vorhält — manche zeigen nur zwölf oder vierundzwanzig Monate.
Bei einer Leistung an einen anderen Unternehmer für dessen Unternehmen besteht die Pflicht, innerhalb von sechs Monaten nach Ausführung der Leistung eine Rechnung auszustellen (§ 14 Abs. 2 Satz 2 Nr. 1 UStG). In der Praxis stellen die meisten Anbieter eine Zweitschrift auch später noch aus — man muss nur fragen. Genau diese Anfrage übernimmt belege.ai.
Der Agent bereitet die Nachforderung vor, du siehst sie vor dem Versand als Telegram-Nachricht und gibst sie mit einem Tap frei. Nichts geht ungeprüft in deinem Namen raus.
Dann bereitet belege.ai einen Eigenbeleg vor: Zahlungsempfänger, Art und Zweck der Ausgabe, Datum, Betrag und die Begründung, warum kein Fremdbeleg vorliegt. Der Eigenbeleg rettet die Betriebsausgabe, nicht aber die Vorsteuer — er bleibt deshalb die letzte Option, nicht die erste.
Rechnungen und Buchungsbelege acht Jahre (§ 147 Abs. 1 Nr. 4, Abs. 3 AO, § 14b Abs. 1 UStG). Die Frist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem der Beleg entstanden ist (§ 147 Abs. 4 AO). Für einzelne Unterlagen wie Bücher und Jahresabschlüsse bleiben es zehn Jahre.
Meist ja, weil sich viele kleine Lücken summieren. Ohne Beleg fällt die enthaltene Vorsteuer weg und im Prüfungsfall steht die Betriebsausgabe zur Diskussion. Weil belege.ai jede Lücke automatisch abarbeitet, kostet dich der einzelne Beleg keine eigene Arbeitszeit mehr.
Konten und Postfach einmal verbinden — belege.ai arbeitet die offenen Buchungen rückwärts ab, statt dich suchen zu lassen. Kostenlos starten, ohne Kreditkarte.
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