Übernachtungspauschale
Die Übernachtungspauschale erlaubt es Arbeitgebern, eine Übernachtung auf Auswärtstätigkeit im Inland mit 20 € steuerfrei zu erstatten; für den Werbungskosten- und Betriebsausgabenabzug zählen dagegen ausschließlich die tatsächlichen Kosten.
Die Übernachtungspauschale ist ein Vereinfachungsinstrument des Arbeitgebers: Für jede beruflich veranlasste Übernachtung im Inland darf er 20 € steuerfrei erstatten, ohne dass eine Hotelrechnung vorliegt (R 9.7 Abs. 3 LStR). Das Gesetz selbst kennt nur die tatsächlichen Kosten – § 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 5a EStG definiert Übernachtungskosten ausdrücklich als „die tatsächlichen Aufwendungen für die persönliche Inanspruchnahme einer Unterkunft zur Übernachtung“. Die Pauschale ist also eine Erleichterung für die Lohnabrechnung, kein Abzugsposten.
Wer die Pauschale nutzen darf – und wer nicht
| Fall | Pauschale zulässig? | Grundlage |
|---|---|---|
| Arbeitgeber erstattet Arbeitnehmer | ja, 20 € je Übernachtung im Inland | R 9.7 Abs. 3 LStR |
| Arbeitnehmer setzt Werbungskosten an | nein, nur tatsächliche Kosten | R 9.7 Abs. 2 LStR |
| Selbständige setzen Betriebsausgaben an | nein, nur tatsächliche Kosten | R 4.12 Abs. 2 und 3 EStR |
| Unterkunft wird kostenlos gestellt | nein | keine eigenen Aufwendungen |
| Berufskraftfahrer, Übernachtung im Fahrzeug | ja, 9 € je Kalendertag | § 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 5b EStG |
Wirtschaftlich sinnvoll ist die 20-€-Pauschale deshalb nur, wenn wenig oder nichts bezahlt wurde: Übernachtung bei Freunden, in der eigenen Wohnung am Einsatzort oder im Wohnmobil. Sobald eine Hotelrechnung existiert, liegt die Erstattung der tatsächlichen Kosten praktisch immer höher – und sie ist zugleich die Grundlage für den Vorsteuerabzug, den die Pauschale nicht bietet.
Die verbreitete Aussage „20 € pro Nacht kann jeder pauschal absetzen“ ist falsch. Für Selbständige und für den Werbungskostenabzug gilt sie nicht – dort zählt ausschließlich die Rechnung. Wer sie trotzdem ansetzt, riskiert die Streichung des gesamten Postens in der Betriebsprüfung.
Frühstück aus der Hotelrechnung herausrechnen
Frühstück ist Verpflegung, nicht Übernachtung – und muss deshalb getrennt behandelt werden. Ist es auf der Hotelrechnung gesondert ausgewiesen, gehört genau dieser Betrag nicht zu den Übernachtungskosten. Steckt es in einem Sammelposten wie „Business-Package“ oder „Servicepauschale“, wird der Frühstücksanteil mit 20 % der vollen Inlandspauschale herausgerechnet, also mit 5,60 €. In beiden Fällen kürzt das gestellte Frühstück zusätzlich den Verpflegungsmehraufwand um 5,60 €.
Beispiel: Hotelrechnung 137,00 €, davon 15,00 € Frühstück gesondert ausgewiesen. Übernachtungskosten 122,00 €, Frühstück 15,00 € als Verpflegung, Verpflegungspauschale des Tages 14,00 € minus 5,60 € = 8,40 €. Bezahlt die reisende Person das Frühstück dagegen selbst und holt es sich nicht erstatten, unterbleibt die Kürzung – gestellt ist eine Mahlzeit nur, wenn der Arbeitgeber sie veranlasst oder bezahlt hat. Fehlende Hotelrechnungen lassen sich meist nachfordern; wie das bei Portalbuchungen läuft, steht im Ratgeber Hotelrechnung anfordern, und die Vorlage dazu bietet die Reisekostenabrechnung-Vorlage.
Abgrenzung zur doppelten Haushaltsführung
Eine Auswärtstätigkeit endet nicht automatisch nach einer bestimmten Zeit, aber sie kann in eine doppelte Haushaltsführung übergehen, sobald am Beschäftigungsort eine Zweitwohnung bezogen wird und der eigene Hausstand fortbesteht. Dann gelten andere Regeln: Die Unterkunftskosten im Inland sind auf 1.000 € im Monat begrenzt (§ 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 5 EStG), eine 20-€-Pauschale gibt es dort nicht, und der Verpflegungsmehraufwand steht nur für die ersten drei Monate zu. Bleibt es dagegen bei einer längerfristigen Auswärtstätigkeit an derselben Stelle, greift der Deckel von 1.000 € im Monat erst nach 48 Monaten (§ 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 5a EStG).
Auslandspauschbeträge ab 2026
Für Auslandsübernachtungen gelten länderspezifische Pauschbeträge, die das Bundesfinanzministerium mit BMF-Schreiben vom 5. Dezember 2025 für Reisen ab dem 1. Januar 2026 bekannt gegeben hat. Auch sie sind ausschließlich der Arbeitgebererstattung vorbehalten. Ein Ausschnitt:
| Land | Übernachtungspauschbetrag |
|---|---|
| Österreich | 117 € |
| Luxemburg | 139 € |
| Frankreich (Paris) | 159 € |
| Niederlande | 167 € |
| Schweiz (Bern) | 195 € |
| USA (New York City) | 308 € |
Für Länder ohne eigenen Eintrag gilt der Pauschbetrag für Luxemburg, für Übersee- und Außengebiete der Satz des Mutterlandes. Die Beträge gehören in die Reisekostenabrechnung und werden im SKR03 auf 4676, im SKR04 auf 6680 gebucht; Belege sind acht Jahre aufzubewahren (Aufbewahrungsfrist).
Häufige Fragen
Darf ich als Selbständiger 20 € pro Nacht pauschal ansetzen?
Nein. Die Übernachtungspauschale gilt ausschließlich für die steuerfreie Erstattung durch den Arbeitgeber. Als Betriebsausgabe sind nur die tatsächlichen, per Rechnung belegten Übernachtungskosten abziehbar.
Wann lohnt sich die Pauschale überhaupt?
Immer dann, wenn kaum Kosten anfallen – etwa bei Übernachtung bei Freunden oder Verwandten, in der eigenen Ferienwohnung am Einsatzort oder im Fahrzeug. Bei einer normalen Hotelrechnung ist die Erstattung der tatsächlichen Kosten fast immer höher.
Wie rechne ich das Frühstück aus der Hotelrechnung heraus?
Ist es gesondert ausgewiesen, ziehst du genau diesen Betrag von den Übernachtungskosten ab. Steckt es in einem Sammelposten wie Business-Package, wird der Frühstücksanteil mit 20 % der vollen Inlandspauschale angesetzt, also mit 5,60 €.
Gibt es die Pauschale auch für Auslandsreisen?
Ja, mit länderspezifischen Beträgen aus dem BMF-Schreiben vom 5. Dezember 2025. Auch diese Auslandspauschbeträge darf ausschließlich der Arbeitgeber erstatten; für den eigenen Abzug zählen nur die tatsächlichen Kosten.
Was gilt für Lkw-Fahrer, die im Fahrzeug übernachten?
Für sie gibt es eine eigene Pauschale von 9 € je Kalendertag für Übernachtungen in der Schlafkabine (§ 9 Abs. 1 Satz 3 Nr. 5b EStG). Sie kann anstelle der tatsächlichen Aufwendungen angesetzt werden und gilt auch für den Werbungskostenabzug.