Spesen
Spesen sind der umgangssprachliche Sammelbegriff für beruflich veranlasste Auslagen auf Auswärtstätigkeiten – Fahrt, Verpflegung, Übernachtung, Nebenkosten –, die der Arbeitgeber nach § 3 Nr. 16 EStG im Rahmen der gesetzlichen Pauschalen steuerfrei erstatten darf.
Spesen ist kein Rechtsbegriff, sondern der Alltagsname für die Auslagen, die auf einer beruflichen Auswärtstätigkeit anfallen und vom Arbeitgeber erstattet werden. Das Steuerrecht kennt stattdessen den Oberbegriff Reisekosten und teilt ihn in vier Blöcke: Fahrtkosten, Verpflegungsmehraufwand, Übernachtung und Reisenebenkosten. Wer „Spesen“ sagt, meint meist die Verpflegungspauschale – abgerechnet wird aber immer das ganze Paket über eine Reisekostenabrechnung.
Was steuerfrei erstattet werden darf
| Position | Steuerfrei bis | Nachweis |
|---|---|---|
| Verpflegung Inland | 28 € bzw. 14 € pro Tag | Abwesenheitszeiten |
| Verpflegung Ausland | Länderpauschale laut BMF-Schreiben | Reiseverlauf |
| Fahrt mit eigenem Pkw | 0,30 € je gefahrenem Kilometer | Kilometeraufstellung |
| Bahn, Flug, Mietwagen, Taxi | tatsächliche Kosten | Rechnung oder Ticket |
| Übernachtung Inland | tatsächliche Kosten oder 20 € pauschal | Hotelrechnung bzw. Reisedaten |
| Nebenkosten | tatsächliche Kosten | Beleg oder Eigenbeleg |
Steuerfrei, pauschal versteuert oder Arbeitslohn
Erstattungen an Arbeitnehmer sind nach § 3 Nr. 16 EStG steuerfrei, soweit sie die abziehbaren Beträge nicht übersteigen. Wird großzügiger gezahlt, ist der Mehrbetrag grundsätzlich Arbeitslohn. Für die Verpflegung gibt es einen Zwischenweg: Der Arbeitgeber darf den übersteigenden Teil mit 25 % pauschal versteuern, solange er die Pauschale um höchstens 100 % übersteigt (§ 40 Abs. 2 Satz 1 Nr. 4 EStG). Zahlt ein Unternehmen also 40 € Tagessatz statt 28 €, bleiben 28 € steuerfrei und 12 € können pauschal versteuert werden – ab 56 € wäre der Rest regulär abzurechnen.
Abgrenzung zu Bewirtung und Sachbezug
Drei Töpfe werden regelmäßig vermischt. Bewirtungsaufwendungen entstehen, wenn Geschäftspartner bewirtet werden; sie brauchen einen Bewirtungsbeleg mit Teilnehmern und Anlass und sind nur zu 70 % abziehbar. Spesen betreffen dagegen die eigene Verpflegung der reisenden Person. Und Aufmerksamkeiten wie Getränke im Büro sind ein Sachbezug, keine Reisekosten. Wer an einem bewirteten Essen teilnimmt, muss seine eigene Verpflegungspauschale kürzen – das ist die Verbindung zwischen den Töpfen.
Spesen bei Selbständigen
Wer kein Gehalt bezieht, kann sich auch nichts erstatten – Selbständige buchen ihre Reisekosten direkt als Betriebsausgabe. Die Verpflegungspauschalen gelten für sie in identischer Höhe (§ 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 5 EStG), die Kilometerpauschale ebenso. Ein wichtiger Unterschied betrifft die Übernachtung: Die 20-€-Pauschale ist Selbständigen verwehrt, hier zählt nur die Hotelrechnung. Für Mitarbeiter gilt zusätzlich: Zahlt der Betrieb Spesen an eine mitarbeitende Ehepartnerin oder einen Ehepartner, muss die Vereinbarung einem Fremdvergleich standhalten.
Auslandsreisen und Fremdwährung
Im Ausland ändern sich zwei Dinge. Erstens gelten die Länderpauschalen des BMF-Schreibens vom 5. Dezember 2025 statt der 28/14-€-Sätze, und zwar für Verpflegung und Übernachtung. Zweitens kommen Belege in fremder Währung ins Haus: Sie sind mit einem nachvollziehbaren Kurs umzurechnen – üblich ist der Kurs des Zahlungstags oder der Abrechnungskurs der Kreditkarte, dokumentiert am Beleg. Wie das sauber läuft, zeigt die Anleitung zu Belegen in Fremdwährung. Ausländische Umsatzsteuer ist im Inland nicht als Vorsteuer abziehbar; sie gehört in voller Höhe zu den Kosten und kann allenfalls über das Vorsteuer-Vergütungsverfahren zurückgeholt werden.
Ablauf einer sauberen Spesenabrechnung
- Reisedaten festhalten: Anlass, Ziel, Abfahrt und Rückkehr mit Uhrzeit.
- Belege einsammeln, solange sie noch auffindbar sind – Hotel, Bahn, Parken, Maut.
- Gestellte Mahlzeiten notieren und die Pauschale entsprechend kürzen.
- Kilometer je Fahrt aufstellen, falls der eigene Pkw genutzt wurde.
- Abrechnung erstellen, freigeben lassen und mit den Belegen archivieren – acht Jahre als Buchungsbeleg.
Für Schritt 1 bis 3 gibt es eine Spesenabrechnung-Vorlage; Schritt 2 nimmt dir belege.ai ab, indem es Hotel-, Bahn- und Mietwagenrechnungen aus E-Mail und Buchungsportalen holt und der passenden Kartenzahlung zuordnet. Die Beträge selbst wandern anschließend auf die Reisekostenkonten – im SKR03 ab 4670, im SKR04 ab 6670.
Pauschale Monatszahlungen als „Spesen“ ohne Bezug zu konkreten Reisen sind steuerpflichtiger Arbeitslohn. Steuerfrei ist nur, was sich einer bestimmten Auswärtstätigkeit zuordnen und im Lohnkonto nachweisen lässt.
Häufige Fragen
Sind erstattete Spesen steuerpflichtig?
Nein, solange sie die gesetzlichen Pauschalen und die nachgewiesenen Kosten nicht übersteigen (§ 3 Nr. 16 EStG). Alles darüber hinaus ist steuerpflichtiger Arbeitslohn.
Darf der Arbeitgeber mehr als 28 € Tagespauschale zahlen?
Ja, aber nur der Teil bis zur gesetzlichen Pauschale bleibt steuerfrei. Den übersteigenden Betrag kann der Arbeitgeber mit 25 % pauschal versteuern, soweit er die Pauschale um nicht mehr als 100 % übersteigt (§ 40 Abs. 2 Satz 1 Nr. 4 EStG).
Was ist der Unterschied zwischen Spesen und Auslagen?
Spesen sind der eigene Mehraufwand auf einer Auswärtstätigkeit. Auslagen sind Beträge, die jemand für den Arbeitgeber verauslagt – etwa Porto oder Büromaterial – und die als steuerfreier Auslagenersatz nach § 3 Nr. 50 EStG zurückgezahlt werden.
Brauche ich für Spesen immer einen Beleg?
Für die Verpflegung nicht, dort gelten Pauschalen. Für Bahn, Flug, Mietwagen, Hotel und alle Nebenkosten brauchst du den Originalbeleg, sonst ist weder die steuerfreie Erstattung noch der Vorsteuerabzug sicher.
Gibt es einen gesetzlichen Anspruch auf Spesen?
Nicht automatisch. Das Steuerrecht regelt nur, was steuerfrei erstattet werden darf; ob und wie viel gezahlt wird, ergibt sich aus Arbeitsvertrag, Betriebsvereinbarung, Tarifvertrag oder aus dem Aufwendungsersatz nach § 670 BGB.